Kind & Jeugd binnen Fierit

Wim Haazelager vertelt ons meer over hoe het project is verlopen: ‘In november 2020 zijn we gestart met de eerste scoping en hebben we gekeken naar de mogelijkheden die Fierit kon bieden op het gebied van Kind & Jeugd. We hebben gezien dat zij hier de afgelopen jaren flink op hebben doorontwikkeld. Na de vergelijking met Fierit en de huidige oplossing hebben we de belangrijkste speerpunten op een rijtje gezet: het individuele ondersteuningsplan, MDO (Multidisciplinair Overleg), cliëntvolgsysteem, gespreksverslagen en cliënttevredenheid. Deze speerpunten waren voor ons het uitgangspunt om iets te creëren wat handzaam, efficiënt en effectief is voor onze medewerkers en de begeleiding van onze cliënten. We vinden het vooral belangrijk dat de oplossing niet te complex is en onze doelen voorbij loopt.’

Fierit laat zien wat onze medewerkers werkelijk nodig hebben

Wim vervolgt: ‘Onze collega’s zien nu al dat Kind & Jeugd van Fierit het werk makkelijker maakt. Fierit zoekt eigenlijk de toenadering naar onze medewerkers en laat zien wat ze werkelijk nodig hebben. Zo vinden we het een groot voordeel dat er in het MDO een workflow zit. Als je deze in concept invult dan wordt er automatisch een taakverzoek naar de desbetreffende gedragsdeskundige gestuurd. Deze gedragsdeskundige kan hier iets aan toevoegen en deze terugsturen. Onze medische dienst werkte al met taakverzoeken, maar voor de begeleiding, verzorging en 24-uurs zorg is dit nieuw.’

Optimalisatieslag

In 2015 heeft de Trans de keuze gemaakt voor Fierit. Wim vertelt hierover: ‘Ik weet nog heel goed dat wij deze keuze hebben gemaakt, omdat we vonden dat Fierit heel sterk is in de workflow in vergelijking met andere ECD-aanbieders. Dat vinden we nog steeds. We zijn nu ook binnen de Trans aan het kijken hoe we weer optimaal gebruik kunnen maken van deze workflow.

Hiernaast zijn we ook gestart met het inzetten van rollen. Alleen al binnen ons kinderdagcentrum hebben we te maken met bijna 50 medewerkers met diverse disciplines. Van activiteitenbegeleiders, gedragsdeskundigen tot aan fysiotherapeuten en logopedisten. Hier hebben we rollen voor aangemaakt en dit werkt gewoon perfect voor ons. Gedragsdeskundigen kunnen de rol Kind & Jeugd kiezen en met een druk op de knop omschakelen naar een andere rol met de bijbehorende informatie. Dit was echt een mijlpijl voor ons.

De grote optimalisatieslag die nu plaatsvindt binnen onze organisatie hebben we dus mede te danken aan dit project voor het kinderdagcentrum. Ik kan dus zeker concluderen dat er genoeg ambitie is en er mooie ontwikkelingen spelen binnen de Trans.’

De kracht van een goed team

Mareille Hulshof (Functional Consultant bij Tenzinger) vult hierop aan: ‘De mooie ontwikkelingen die nu spelen binnen de Trans, zouden niet mogelijk gemaakt zijn zonder het goede projectteam. De werkgroep van de Trans (het team van Wim) wordt gekenmerkt door enthousiasme, creativiteit, het denken in mogelijkheden en oplossingen en de kracht om door te pakken en keuzes te maken. Met als aanvulling hierop de functioneel inhoudelijk experts en goede projectleiding. Mijn collega Erwin Veneman was in staat om het ontwerp en de behoeftes van de Trans te vertalen naar een passende ECD inrichting. Dit bewijst maar weer eens de kracht van een goed team en natuurlijk de mooie software mogelijkheden. Vanaf de eerste dag bij de scoping, werd mij duidelijk dat we met de juiste workflow in staat zijn de medewerkers van het kinderdagcentrum te ondersteunen. Ontzettend leuk om te horen dat dit ook zo goed heeft uitgepakt.’

Erwin Veneman (Consultant bij Tenzinger) heeft samen met projectleider Pim Post het hele project tot in de puntjes begeleid. Hij vertelt hierover: ‘Het fijne en soepele contact met de Trans heeft ervoor gezorgd dat ik terugkijk op een hele mooie samenwerking. Iedere week bespraken we met de Trans waar we stonden in het project, wat er goed ging en of we tegen bepaalde punten aanliepen. Dit maakte het mogelijk om snel te schakelen en door te pakken. Dit is voor mij de perfecte werkwijze en aanpak in het begeleiden van grote projecten bij zorgorganisaties. Vanuit mijn rol zorg ik dat er duidelijke afspraken worden gemaakt en hou ik overview op het totale project. Ik ben eigenlijk de schakel tussen de vraag en behoeftes van de zorgorganisatie, mijn collega’s binnen het projectteam en de uiteindelijke oplossing.’

Wim sluit af met de mooie woorden: ‘De duidelijke scoping vooraf, de wekelijkse afstemming en de fijne samenwerking hebben ervoor gezorgd dat we dit project in een zeer korte periode succesvol hebben voltooid. We hebben ervaren dat alles, wat we in nog geen vier maanden tijd samen hebben neergezet, goed ontvangen werd door onze collega’s. Wat we nu hebben neergezet werkt goed en ik verwacht dat dit ook zal blijven in de toekomst. Hier durf ik mijn handen voor in het vuur te steken.’

Over de Trans

De Trans biedt zorg en diensten aan mensen met een verstandelijke beperking en aan mensen met een Autisme Spectrum Stoornis (ASS). Dit kan op allerlei vlakken: van intensieve zorg tot ondersteuning thuis en van logeerzorg tot dagbesteding. De Trans vindt dat cliënten moeten zo veel mogelijk hun eigen keuzes kunnen maken. Ongeveer duizend medewerkers zetten zich dagelijks in om de zorg en begeleiding voor cliënten zo goed mogelijk te organiseren.

Kwantitatieve gegevens

Bij de kwantitatieve gegevens gaat het om de aanlevering van de cijfers over de verleende onvrijwillige zorg. Dit moet een XML bestand zijn wat opgebouwd is volgens bepaalde specificaties. Deze specificaties kun je hier terugvinden. De ECD leverancier is verantwoordelijk voor het kunnen genereren van een dergelijk bestand. Hier hoef je als organisatie dus niet zelf voor te zorgen. Deze gegevens moeten minimaal twee keer per jaar worden aangeleverd, 6 weken na het verstrijken van het half jaar (half augustus of half februari).

Kwalitatieve gegevens

Bij de kwalitatieve gegevens gaat het om een analyse over de verleende onvrijwillige zorg van het vorige jaar. Deze moet ieder jaar worden opgeleverd in juli. Wat er precies in deze analyse moet staan is beschreven in artikel 7 van de regeling Zorg en Dwang, welke is gepubliceerd in de Staatscourant op 7 november 2019. De vorm waarin de analyse wordt aangeleverd staat vrij. Dit betekent dat de zorgaanbieder zelf mag bepalen op welke wijze deze gegevens worden vormgegeven. Dit mag in tabellen, grafieken, een tekstuele beschrijving of met afbeeldingen zijn etc.

De inspectie vindt het allereerst belangrijk dat de (kwalitatieve) analyse zorgaanbieders zelf inzicht geeft in de effecten van hun beleid rondom onvrijwillige zorg. De analyse geeft vervolgens de inspectie inzicht in de manier waarop zorgaanbieders terughoudend en zorgvuldig omgaan met deze ingrijpende vorm van zorg: heeft de zorgaanbieder geleerd van de manier waarop onvrijwillige zorg is ingezet? Is de juiste zorg op de juiste plaats geboden en is voldoende geprobeerd om onvrijwillige zorg te voorkomen? Zijn de belangen van cliënten voldoende beschermd? Heeft de cliëntenraad een advies gegeven over de analyse?

De analyse wordt een structureel onderdeel van het jaarverslag (kwaliteitsjaarverslag of kwaliteitsrapport) dat zorgaanbieders opstellen op basis van het kwaliteitskader van hun sector.

Pilot Gegevensaanlevering toezichtsinformatie Wzd

In september 2020 is er een pilot van start gegaan met verschillende partijen: IGJ, VWS, VGN, Actiz, verschillende zorgorganisaties en een drietal leveranciers. Namens Tenzinger neem ik, Heike Brandes (Productmanager), deel aan deze pilotgroep. Deze pilot bestaat uit twee werkgroepen en een stuurgroep. De ene werkgroep richt zich op de inhoud (wat wordt er aangeleverd?) en de andere werkgroep richt zich op het aanleverbestand (hoe wordt het aangeleverd?). Deze pilot heeft als doel om tot een aanlevering te komen die met zo min mogelijk extra administratieve last voor de zorgaanbieders te genereren is en die de IGJ een goede informatiepositie geeft om de toezichthoudende rol te kunnen vervullen.

Huidige stand van zaken pilot

Inmiddels zijn er vanuit het ECD Fierit verschillende proefaanleveringen gedaan. De laatste inconsistenties zijn uit de XML gehaald en de specificaties zijn nog op enkele punten aangepast om beter aan te sluiten bij de praktijk. Ook vanuit de deelnemende klanten van Tenzinger (De Trans en Philadelphia) zijn proefaanleveringen gedaan bij de IGJ. De pilot is echter nog niet afgerond. Door het terugtrekken van één van de leveranciers heeft de IGJ nog niet genoeg gegevens om te bepalen of hun informatiepositie hiermee geborgd is. Vanuit Tenzinger wordt nu opgeschaald om ook vanuit andere klanten proefaanleveringen te kunnen doen en de IGJ op deze manier van de benodigde input te kunnen voorzien om zo de pilot te kunnen afronden. Zo is er ook vanuit zorgorganisatie Koraal een extra proefaanlevering gedaan.

Als de specificaties definitief zijn, kunnen we de programmatuur de XML laten genereren en uitleveren aan alle klanten. Deze ligt immers al klaar voor uitlevering. Eerder is er, door de uitloop van de pilot, 6 weken uitstel gegeven. Hierdoor is de deadline verschoven van half augustus naar eind september. In de maand juli is duidelijk geworden dat er nog meer uitstel wordt verleend. De bespreking van het wetsvoorstel om de Wzd aanlevering op BSN nummer te mogen doen is namelijk verplaatst tot na het zomerreces. De IGJ laat begin oktober weten wat de nieuwe aanleverdatum gaat worden.

Coulance vanuit IGJ

De IGJ is zich bewust van het feit dat niet iedereen volledig de informatie kan aanleveren. Redenen hiervoor zijn dat de ECD’s niet tijdig zijn aangepast, de registratie nog niet volledig is of omdat er nog niet voldoende zicht is op de reeds vastgelegde gegevens. Er is afgesproken dat zorgaanbieders de informatie aanleveren die wel beschikbaar is en/of dat de analyse gedaan wordt op basis van de reeds beschikbare gegevens. Er zullen geen boetes worden verstrekt indien de aanlevering niet volledig of niet accuraat is.

Voorbereidende werkzaamheden voor aanlevering: vestigingsnummer

Er is één ding wat wel echt op orde moet zijn: de registratie van het vestigingsnummer. Elke fysieke locatie waar onvrijwillige zorg wordt verleend moet beschikken over een vestigingsnummer. Deze is eerder nooit vastgelegd in het ECD, omdat daar is tot nu toe nooit aanleiding voor is geweest. Aangezien het nu wel verplicht is, zijn er in onze ECD’s extra mogelijkheden opgenomen om het vestigingsnummer vast te leggen. Deze vestigingsnummers zijn ook verplicht om op te nemen in de aanlevering. Heeft jouw organisatie nog niet voor alle locaties een vestigingsnummer aangevraagd bij de KvK? Doe dit dan alsnog. Ga eventueel in overleg met de IGJ als jullie verwachten dit niet tijdig gereed te hebben.

Heb je hulp nodig bij het vastleggen van de vestigingsnummers in het ECD?

Neem contact op met ons Projectbureau via projectbureau@fierit.nl en we plannen hulptroepen voor je in.

De Waerden kende Tenzinger al via het bedrijfsonderdeel Cure4. “Ik had de teams er al enigszins op voorbereid dat de beslissing van Tenzinger om de ECD’s te vervangen de verbetering kon betekenen die we nodig hadden”, vertelt hij. “Toen wij kort daarna besloten dat we uit de Carante Groep zouden stappen, hebben we Fierit in een groot aantal sessies en demo’s met medewerkers geanalyseerd en beoordeeld en besloten dat we, om de continuïteit te borgen, dat we beter direct de overstap naar Fierit konden maken. We hebben genoeg vertrouwen in Tenzinger en in de oplossing.”

Mobile first

André: “We zijn er echt van overtuigd dat het de beste oplossing voor ons is”, vertelt Van Bentum verder. “Niet alleen vanwege die continuïteit, maar ook omdat we inmiddels – mede onder invloed van het feit dat nu met corona iedereen vanuit huis werkt – de beslissing hadden genomen om volledig mobile first te gaan. In die keuze past de app van Fierit natuurlijk heel goed. Verder zijn we voor de cliënt- en verwantengegevens samen met Tenzinger een directe koppeling met AFAS op het ECD aan het maken. Dat is ook waar we naar op zoek waren. Het ging ons niet alleen om het ECD , maar om het creëren van een samenwerking die voor zowel De Waerden als Tenzinger toegevoegde waarde heeft.”

Zorgvuldig implementatieproces

Voor de implementatie van het ECD ligt al een plan klaar. De planning is dat de implementatie per 1 oktober gereed is. Dan wordt drie maanden schaduw gedraaid en op 1 januari 2022 gaat de knop om. “Een spannend project, zeker omdat we veel trajecten tegelijk hebben lopen nu we net uit de Carante Groep zijn gestapt”, zegt Van Bentum. “Maar we zijn druk bezig de organisatie erop voor te bereiden. In dit kader zijn we ook bezig alle medewerkers uit te rusten met smartphones met alle relevante apps erop. Dan hebben we een kanaal waarmee we ze niet alleen met het nieuwe ECD kunnen laten werken, maar ze ook kunnen bereiken voor mail en intranet en alle andere applicaties die wij bij De Waerden gaan gebruiken.”

Voor de begeleiding vanuit Tenzinger van het implementatieproces worden op dit moment de afspraken gemaakt. “Tenzinger heeft hier een draaiboek voor”, zegt Van Bentum. “We doen alles stap voor stap want we willen het klein houden en gaan dus niet met een big bang over. Je moet mensen erin meenemen en daarvoor willen we de tijd nemen die ervoor nodig is.”

Partnerschap

Het is voor ons erg belangrijk dat Fierit een cloud oplossing is”, zegt Van Bentum, “omdat we afscheid nemen van onze eigen servers en overgaan naar Google, we gaan dus alles via internet doen.”

Al met al sluit de keuze voor het ECD Fierit dus goed aan op de visie en strategie van De Waerden op het gebied van ict. “De stap naar mobile first is vooral voor onze ambulante medewerkers een belangrijke verbetering”, stelt Van Bentum. “Voor de woonlocaties hebben we er nog geen ervaring mee, maar ook daar zal steeds meer via de mobiel gaan. In dat kader is het dus belangrijk dat het partnerschap met Tenzinger verder gaat dan alleen voor de implementatie van het ECD. Het is dan ook zeker ons beider intentie dit een partnerschap voor een langere termijn te laten zijn. Als partners kunnen we echt in de frontlinie met elkaar oplopen in de ontwikkelingen voor de sector gehandicaptenzorg.”

Boris Hololtcheff, CEO van Tenzinger, onderstreept dit: “Tenzinger biedt een integrale oplossing. Implementatie van een ECD is meer dan alleen een IT-traject. We kunnen de uitdagingen van de gehandicaptenzorg alleen aangaan als we gezamenlijk kijken naar innovatieve oplossingen. Optimalisatieslagen maken. We zijn trots dat De Waerden de overstap maakt. Dit bevestigt dat we met Tenzinger de juiste weg zijn ingeslagen.”

Over De Waerden

De Waerden biedt ondersteuning aan mensen met een beperking die bijdraagt aan een gelukkig bestaan en werkt aan een samenleving waarin iedereen een bijdrage mag leveren. Ze ondersteunen kinderen, volwassenen, ouderen en gezinnen waarvan één of beide ouders een verstandelijke beperking heeft.

Susanne Bentvelsen is sinds 1 januari 2017 lid van de raad van bestuur van Aveleijn, de Twentse zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Automatisering speelde al een belangrijke rol in de functie die ze daarvoor bekleedde als bestuurder van Bevolkingsonderzoek Oost. “Het borstkankeronderzoek zette in 2011 de stap naar digitalisering”, vertelt ze, “een aardverschuiving in de manier van werken, voor mij heel leerzaam.”

Bij Aveleijn verscheen het onderwerp digitalisering ook weer direct op haar agenda. “De organisatie was daarin achterop geraakt”, vertelt ze, “en was net bezig met een transformatieplan om weer up-to-date te worden. We hebben dit opgepakt in goede samenwerking met de nieuwe manager ict die rond dezelfde tijd aantrad, en hebben hier in de afgelopen jaren echt grote stappen in gezet. Dit heeft ons in staat gesteld om inmiddels de focus te verleggen van de puur technische kant van de zaak naar de praktische kant. Hierbij gaat het om de ondersteuning van onze missie en visie: de dienstverlening aan onze cliënten en medewerkers ondersteunen en richting geven aan het administratieve proces en de bedrijfsvoering.”

Het grote belang van digitalisering

Digitalisering heeft hiermee een heel belangrijke plaats in de organisatie gekregen, stelt Bentvelsen. “We investeren er veel in”, zegt ze. “We hebben een actief innovatieprogramma, op basis van ons uitgangspunt dat de ict er voor iedereen moet zijn, medewerkers en cliënten dus. We vinden het belangrijk dat beiden digivaardig zijn. We hebben digicoaches voor onze medewerkers. En we betrekken onze cliënten in het onderzoeken van de waarde van nieuwe digitale toepassingen in ons living lab. Steeds meer van onze cliënten bewegen zich in de digitale omgeving. We zijn ook gestart met een helpdesk waarin cliënten andere cliënten ondersteunen om gebruik te leren maken van de digitale toepassingen die voor hen van waarde kunnen zijn. De ict wordt daarmee echt een verbindend element in onze organisatie.”

De cliënten van Aveleijn zijn divers: van mensen met een licht verstandelijke beperking tot mensen die een zware meervoudige beperking hebben en van jong tot oud. “We hebben cliënten die al jaren bij ons wonen, op een van onze ruim vijftig intramurale locaties”, zegt Bentvelsen. “Maar we hebben ook zo’n dertig dagbestedingslocaties en begeleiden cliënten ambulant. Heel veel van onze cliënten raken steeds meer vertrouwd met digitalisering en weten de toepassingen goed te gebruiken. Belangrijk, vinden we, want het versterkt hun eigen regie. Ze hoeven niet meer terug te vallen op hun begeleiders om ze te herinneren aan een afspraak bij de kapper bijvoorbeeld.”

Verbeterstappen

Ondanks de sprong die Aveleijn in de laatste vier jaar heeft gemaakt, zijn nog steeds stappen te zetten op het gebied van digitalisering. “Het is niet alleen een feestje”, zegt Bentvelsen, “dat is het alleen als het werkt zoals je dat wilt en dat doet het nog niet altijd. Het is belangrijk dat applicaties goed afgestemd zijn op de gebruikerswensen. Het ECD levert tot op een bepaald niveau zeker wel maatwerk, maar is deels ook nog generiek. Het is gericht op individuen, maar wij hebben ook cliënten die als individu én als gezin worden begeleid. De verbinding tussen die twee kan soms ingewikkeld zijn.”

Zo zijn er meer uitdagingen. Bentvelsen vervolgt: “In de bedrijfsvoering is het nog steeds een uitdaging om de administratieve lasten te beperken. Bovendien hebben de medewerkers te maken met veel systemen: voor personeelsplanning, registratie, declaratie et cetera. Medewerkers die nieuw binnenkomen bij Aveleijn moeten daar echt aan wennen. Oudere medewerkers trouwens ook. Cliënten zijn soms digivaardiger dan medewerkers, en dan kunnen medewerkers hen niet altijd goed helpen als ze een vraag krijgen.”

Eindelijk tijd

Inmiddels is binnen Aveleijn het project Eindelijk tijd opgezet om de ontwikkelingen op ict-gebied de goede kant op te sturen. Bentvelsen legt uit: “Het registratieproces is ingezet vanuit het Wmo-domein. Daarin moest een koppeling tussen de begeleiding vanuit onze organisatie en de gemeentelijke financiering worden gelegd. Dat is echt anders dan de Wlz-registratie, waarin dat soort product gedreven tijdschrijven minder aan de orde is. We moesten tot een vorm van registratie komen die zowel nauwkeuriger is als makkelijker voor onze medewerkers. Die was immers erg omslachtig voor ze. Zo wilden we erop sturen om de juiste inzet voor cliënten te leveren. Hier zaten nogal wat moeilijkheden in.”

Aveleijn besloot een ict-veranderstrategie in samenwerking met de gebruikers. “Ons uitgangspunt hierbij was dat applicaties pas goed werken als ze de gebruikers ondersteunen”, zegt Bentvelsen, “als ze de juiste informatie op het juiste moment bieden dus, en bovendien passend in het beleid van de organisatie.” Hierbij koos Aveleijn voor de scrum-methode. “Steeds in korte sessies een onderdeel van het systeem aanpassen”, legt Bentvelsen uit. “Een ideale manier om regelmatig kleine successen te vieren. Bovendien zet het de medewerkers dicht op het proces en zien ze dus het belang ervan. De medewerkers krijgen de gelegenheid om aan te geven wat wel en niet goed werkt en worden met leermiddelen ondersteund om nieuwe toepassingen snel onder de knie te krijgen. Ik heb zelf een paar van die sessies bijgewoond en ben onder de indruk geraakt van hoe goed dit werkt.”

Partnerschap

Aveleijn werkt met het ECD Fierit. Hierin is nu in eerste instantie voor de ambulante zorg en de dagbesteding de overstap gemaakt naar het vernieuwde registratie platvorm. De volgende stap is dit ook te doen voor de cliënten die wonen bij Aveleijn. “Voor de medewerkers betekent dit dat de registratie echt gemakkelijker wordt”, zegt Bentvelsen. “Tenzinger werkt aan de voorkant van het proces mee aan de invulling van onze veranderstrategie waar het om het ECD gaat. Je hebt elkaar nodig om het te kunnen doorontwikkelen, voor ons is partnerschap dus belangrijk. Van onze kant uit betekent dit ook dat we voor die doorontwikkeling van het systeem de gebruikersexpertise inzetten. Bijvoorbeeld om het individu en het gezin een plaats te geven, wat ik zojuist al noemde als een van de ontwikkelpunten die we echt belangrijk vinden. Helemaal in lijn met wat ik ook al zei over onze doelstelling dat applicaties makkelijk bruikbaar moeten zijn voor iedereen. Dat bereik je alleen door een goede samenwerking met Tenzinger.”

Hierom is de afspraak gemaakt tussen Aveleijn en Tenzinger om iedere drie maanden te evalueren op basis van de vraag: waar staan we nu? “De expertise van Tenzinger met het systeem koppelen aan onze wensen voor een optimaal gebruik ervan is in ons beider voordeel”, zegt Bentvelsen. “Door op deze manier invulling te geven aan het partnerschap hopen wij ook te bereiken dat Tenzinger ons gebruikersperspectief nog beter kan meenemen in de architectuur van de systemen die het ontwikkelt.”

Voor Olav van de Reijken, directeur Commercial & Business Innovations bij Tenzinger, is dat partnerschap essentieel. “Zorginstellingen digitaliseren in hoog tempo”, zegt hij. “Hierin speelt Fierit als primaire applicatie voor veel instellingen een grote rol. In de implementatie daarvan staat ook voor ons partnerschap nadrukkelijk voorop. Als je de tijd neemt om samen op zoek te gaan naar de verbinding tussen de perspectieven zorg en techniek, zie je dat digitalisering tot mooie projecten leidt die ook echt landen bij de zorgmedewerkers. Dan vergroot je de adoptie van zorginnovatie.”

Van ketenzorg naar netwerkzorg

‘Eigenlijk zoals in de introductie ook wordt verteld staat de zorg de aankomende jaren voor een enorme uitdaging. De zorg is bijvoorbeeld wijkgerichter geworden. Mensen zijn steeds meer onderweg en leveren niet alleen zorg binnen een instelling. Verschillende zorgorganisaties en disciplines komen elkaar waar dan ook steeds meer tegen om gezamenlijk zorg te verlenen voor die ene cliënt. Zorgprofessionals van verschillende aanbieders en met verschillende disciplines werken hierdoor steeds meer samen. Het is dus geen ketenzorg meer, maar netwerkzorg.

Wat ik zelf een hele mooie verandering vindt is dat deze samenwerking natuurlijk ook direct invloed heeft op de cliënt. De cliënt (of mantelzorger) kan echt regie pakken, wordt steeds meer betrokken in de behandeling en kan hier zelf keuzes in maken. De manier van samenwerken tussen cliënten en zorgprofessionals veranderd dus ook.’

Vanuit de overheid zijn er steeds meer regels waar zorgorganisaties aan moeten voldoen. Denk bijvoorbeeld aan de Wet cliëntenrechten, wat het verplicht maakt dat je altijd elektronische inzage van je eigen gegevens moet kunnen hebben. Maar denk ook aan PGO’s (Persoonlijke gezondheidsomgeving) en MedMij. Er zijn steeds meer ontwikkelingen om de burger te ondersteunen in het krijgen van regie. Gerben vult hierop aan: ‘We moeten ervoor zorgen dat de wet- en regelgeving er niet toe gaat leiden dat de administratieve lasten steeds groter worden. Het wordt dan voor zorgprofessionals steeds lastiger om tijd te besteden aan cliënten. Daarbij zien wij ook dat zij worstelen met het delen van informatie. Zorgprofessionals willen samenwerken met alle betrokkenen voor de best mogelijke zorg voor de cliënt. Maar hoe krijg je nu je rapportage bij een andere discipline? Dit zijn uitdagingen waar ik en mijn team zich iedere dag mee bezig houden.’

We kunnen nú al inspelen op de uitdagingen van de zorg

Tenzinger is een technologie bedrijf dat zich richt op de zorg. Wij snappen de technologie en maken dit nuttig voor de zorg. De uitdagingen van de zorg leren we kennen vanuit gesprekken met de markt. ‘We zijn natuurlijk al jaren bezig met de uitdagingen en vraagstukken in de zorg. We werken daarom ook graag samen met onze klanten. Zo weten we wat er in de zorg speelt en waar er behoefte aan is. Uiteindelijk staat de zorg, en dan met name de zorgmedewerkers en de cliënt, centraal bij onze ontwikkelingen. Maar wel zodanig dat de bedrijfsvoering hun werk ook goed kan blijven doen. De registraties vanuit de zorg moet informatie worden voor de bedrijfsvoering. Natuurlijk met zo min mogelijk administratieve last.

Om een voorbeeld te geven merken we bijvoorbeeld dat er op dit moment veel behoefte is aan eenvoud, duidelijkheid en informatie. Als je bij je cliënt aankomt wil je vooraf al geïnformeerd zijn, zodat je in het contact alle aandacht aan je cliënt kan geven. Iemand moet zich eenvoudig kunnen inlezen en actuele informatie over de cliënt weten. Een verslag of activiteit moet eenvoudig gemaakt kunnen worden en vervolgens wil je kunnen zien waar je hierna naar toe moet en de route scannen. Tussendoor moet je misschien een crisis interventie plegen, je kilometers declararen of heb je een andere ongeplande activiteit die je gemakkelijk moet kunnen vastleggen. Hier wil je verder geen lasten bij hebben. Je wilt snel en soepel door je dag heen geholpen worden. De registratie van jouw zorgwerkzaamheden moeten ‘als vanzelf’ tevens leiden tot verantwoording van jouw activiteiten. Al deze informatie hebben we bij Tenzinger meegenomen in de ontwikkeling van onze Zorg App. Bovenstaand voorbeeld is dus geen toekomst, maar kan nu al. Er is nu al zo veel mogelijk met onze mobiele oplossingen. Zo worden zorgorganisaties nu al geholpen met alle uitdagingen waar een zorgprofessional dagelijks mee te maken heeft.

En we zijn zeker nog lang niet klaar! We zitten bij Tenzinger nooit stil. We hebben heel veel ideeën en kijken hoe we onze huidige oplossingen door kunnen ontwikkelen en ook nieuwe oplossingen kunnen ontwikkelen. Doordat we onlangs verder gegaan zijn als één Tenzinger kunnen we alle expertise van onze collega’s bij elkaar brengen. Er is zo veel kennis en ervaring in huis dat we nu nog meer slagkracht hebben om écht het verschil te maken in de zorg.’

Mobile Healthcare en gebruik van data zal op de voorgrond komen

‘In ons privé leven doen wij allen al heel veel ‘mobile’. In de zorg gebeurt dit nu ook meer en meer en met onze app ondersteunen we dit. Naast dat we kijken naar de huidige (door)ontwikkelingen, houden we ons bijvoorbeeld ook bezig met het verbeteren van de integratie van E-health en andere applicaties. We willen eigenlijk dat een zorgprofessional het gevoel heeft dat hij of zij vanuit één systeem werkt en hierin alles kan doen wat nodig is om zijn of haar dagelijkse werk zo gemakkelijk en goed mogelijk uit te voeren. De Zorg App is daarbij een belangrijk middel, maar ook de recente samenwerking met Centralpoint is een mooi voorbeeld. Met Centralpoint hebben we een totaaloplossing ontwikkeld om zowel je software als hardware naadloos op elkaar te laten aansluiten. Zo heeft een zorgorganisatie ook geen omkijken meer naar het beheer van devices. Onlangs heb ik hier samen met Gerben Boom van Centralpoint een eerste online sessie over gegeven.

Naast de huidige Zorg App en samenwerkingen gaan wij ook slim gebruik maken van de data die beschikbaar is. Alle jarenlange registraties zitten nog opgesloten in databases maar bevatten een schat aan informatie. Met moderne technologie kunnen wij de informatie ontsluiten en via bijvoorbeeld de Zorg App aan de zorg terug te geven. Denk bijvoorbeeld aan een sentiment-analyse of slimme signaleringen o.b.v. teksten. Deze technologie is vandaag de dag beschikbaar voor de zorg en we willen dit nu graag naar voren brengen.

Kortom: We kunnen nu al heel veel om de dagelijkse zorg en samenwerkingen te ondersteunen en daarnaast kijken we voortdurend naar de mogelijkheden om dit verder te brengen, ‘Mobile Healthcare’ en het gebruik van data zal dus nog veel meer op de voorgrond gaan komen de aankomende jaren. Anywho. Anytime. Anydevice. Anytime.’

Inrichting

Om je zorgregistratie te optimaliseren adviseren we om jaarlijks je interne producten langs te lopen en degene die niet meer in gebruik zijn een einddatum te geven, zodat ze niet meer gebruikt kunnen worden. Hetzelfde geldt voor de Externe Wmo/Jw producten, financieringswijzen, prestaties, tarieven en locaties. Ook is het aan te raden de prestatietabel zo schoon mogelijk te houden. Voor de zorgverzekeringswet kan je tarieven per koepelverzekeraar inrichten. Zijn de tarieven voor alle AGB binnen jouw organisatie gelijk? Differentieer dan in de prestaties niet op AGB code. Een opgeschoonde tarievenlijst zorgt ook voor minder werk in de toekomst, als nieuwe tarieven ingelezen moeten worden.

Ieder jaar wijzigt er wel iets in de wet- en regelgeving rondom de zorg. De ene keer zijn het grote en ingrijpende wijzigingen, de andere keer kleine aanpassingen. Op de website van iStandaarden kun je informatie vinden over de aanstaande wijzigingen. Deze wijzigingen hebben vaak ook invloed op (de inrichting van) jouw ECD. Vanuit Fierit worden jaarlijks sessies georganiseerd om jullie op de hoogte te brengen van de aanstaande wijzigingen, zodat jullie tijdig goede voorbereidingen kunnen treffen.

Uitvoering

Een optimale zorgregistratie in de uitvoering van zorg kan bereikt worden door te registreren via zo min mogelijk schijven, oftewel verantwoording door de bron. Dit wil zeggen dat bijvoorbeeld de wijkverpleegkundige of ambulant begeleider zelf de zorg die hij of zij levert, verantwoordt vanuit de Medewerkeragenda. Voor begeleiders op de dagbesteding betekent dit dat ze gelijk via de Aanwezigheidsregistratie aangeven welke cliënten aanwezig zijn op die dag. Verantwoording bij de bron voorkomt dubbele registratie en dus minder fouten die hersteld dienen te worden.

Het vervolg van verantwoording bij de bron is decentrale afhandeling van de verantwoorde zorg. Dit wil zeggen dat een teamleider of zorgmanager wekelijks de productie in het voorportaal afhandelt. Zij zijn in principe ook verantwoordelijk voor de geleverde zorg en hebben zo nog een controle mogelijkheid. Hierdoor komt minder druk bij centrale medewerkers te liggen, die vaak minder zicht hebben op de geleverde zorg.

Controle

Gebruik de cliëntkaarttellers: In de cliëntkaart, waar zorg wordt gepland, zijn boven in beeld groene of rode balkjes zichtbaar per intern product wat gepland kan worden via de cliëntkaart. Een groen balkje betekent dat er nog dat aantal uren, dagdelen of contacten is in te plannen om binnen de aangemelde zorgomvang te blijven. Een rood balkje betekent dat er te veel zorg gepland staat dan in de aanmelding staat. Zodra de balkjes dus niet meer zichtbaar zijn, weet je dat de geplande zorg even groot is als de omvang waarvoor de cliënt is aangemeld.

Gebruik overzichten: Als consultant krijg ik regelmatig de vraag; mis ik niks in mijn facturatie? Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, zijn er in Fierit diverse overzichten die je hiervoor kan gebruiken. Een voorbeeld is het overzicht “productieverloop”. In dit overzicht kan je over een bepaalde periode, per financieringsstroom, zien hoeveel zorg is gepland, verantwoord, afgehandeld in het voorportaal en gefactureerd. Daarnaast is er ook een overzicht levering buiten bandbreedte voor Wmo/Jw en Wlz. Hierin wordt de zorg die geïndiceerd is, vergeleken met de zorg die is geleverd. Te veel zorg leveren, betekent dat een deel van de zorg niet vergoed zal worden en je dus op eigen kosten levert.

Meer informatie

Uiteraard is dit maar een beknopte beschrijving van de mogelijkheden waarop je je zorgregistratie kan optimaliseren. Vanuit Tenzinger bieden we onder andere een kosteloze optimaliseringsscan aan, om te kijken op welke punten jouw zorgregistratie geoptimaliseerd kan worden. Mocht je hier interesse in hebben, neem dan gerust contact met ons op.

In de huidige coranatijd staan de registratie- en declaratieprocessen van zorginstellingen onder grote druk, door de enorme omvang van deze crisis. Hierbij zijn er nog onduidelijkheden over de financiële afwikkeling en verantwoording. Het risico is aanwezig dat er achteraf handmatige controles gevraagd gaan worden en de administratieve lasten in de zorg nog verder gaan stijgen.

AO/IC krijgt lang niet altijd de aandacht dat het verdient

Ik ben al lange tijd om zoek naar een manier waarop we de zorg daadwerkelijk administratief gezien slimmer kunnen organiseren. Daarom ben ik de studie Horizontaal Toezicht (wat eigenlijk niets anders betekent dan optimalisatie van je AO/IC)  gaan volgen en heb onderzoek gedaan naar de mate waarin zorginstellingen hun AO/IC op orde hebben. Ik kwam erachter dat de AO/IC lang niet de aandacht krijgt dat het verdient. Voor mij waren deze uitkomsten best schokkend, wetende dat een goed werkende AO/IC als verplichting wordt genoemd in de administratie-protocollen van zorgkantoren en verzekeraars. Bovendien heeft een niet goed werkende AO/IC veelal direct invloed op de administratieve lasten en liquiditeit van een instelling.

Enkele punten die me opvielen is dat processen en werkbeschrijvingen veelal of achterhaald of helemaal niet beschreven zijn. Medewerkers weten hierdoor vaak niet wat ze moeten doen op basis van best practice en blijven doen wat ze altijd gewend zijn of wat een collega ooit heeft overgedragen.

Belang van een goedwerkende AO/IC

Het is van groot belang dat processen onder de loep worden genomen, om te zien of het proces efficiënt is ingericht en goed staat beschreven. Deze processen moeten zowel in hoofd- als in detailprocessen worden bekeken voor alle afdelingen die van invloed zijn op het proces registratie – declaratie.

Tijdens het in kaart brengen van de processen kan er gelijktijdig een risicoanalyse worden gemaakt. Met de risicoanalyse als basis kunnen beheersmaatregelen worden ingevoerd en onderhouden. Wanneer uit de risicoanalyse blijkt dat het risico dat gemeten de kwalificatie hoog heeft, zal dit direct of indirect invloed hebben op de liquiditeit van uw instelling.

Wanneer een organisatie niet gewend is om kritisch naar de administratieve processen te kijken kan de methodiek Horizontaal Toezicht soelaas bieden. Deze methodiek neemt je stapsgewijs door de processen aan de hand van het instapmodel. Dit model geeft inzicht in de mate waarin een organisatie klaar is voor het aangaan van dit traject. Het neemt organisaties mee in de hele optimalisatie; het beschrijven van een businesscase, het maken van procesbeschrijvingen, het maken van de risicoanalyses en invoeren van beheersmaatregelen.

Het is raadzaam om deze processen en werkbeschrijvingen vervolgens jaarlijks te reviewen en te toetsen aan de veranderende wet- en regelgeving.

Lastenverlichting

Het is van belang dat de processen en werkbeschrijvingen op orde zijn, zodat de productie aan de bron in één keer goed vastgelegd wordt.  Controles moeten zoveel mogelijk plaatsvinden voorafgaand aan de te sturen declaraties. Je softwarepakket, BI-tooling of handmatige controles moeten je hierin kunnen ondersteunen.

Een goed werkende AO/IC die eventueel met behulp van Horizontaal Toezicht geoptimaliseerd kan worden moet het doel hebben om een declaratie voor 99% valide, tijdige, juist en volledig te versturen aan financiers als gemeenten, verzekeraars of zorgkantoren. Als dit kan worden aangetoond dan kunnen er vaak betere prijsafspraken gemaakt worden met financiers. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden over minder of wellicht geen materiële controles.

Met de accountant kan gekeken worden of er minder controles nodig zijn waardoor deze kosten flink teruggebracht kunnen worden. Bovendien leiden minder correcties achteraf tot een aanzienlijk lagere werkdruk bij de medewerker.

Eigen regie en zelfredzaamheid

Eigen regie wordt vaak benoemd in combinatie met de term zelfredzaamheid. Zelfredzaamheid staat voor het vermogen om zelf in staat te zijn een acceptabel niveau van functioneren te hebben op de belangrijke domeinen van het dagelijkse leven. Om dit acceptabele niveau van functioneren te behouden of te bereiken kan het zo zijn dat een cliënt een steuntje in de rug nodig heeft. Dat kan ondersteuning zijn van familie, vrienden of mantelzorgers, maar soms ook door een professioneel netwerk. Behandelaren, begeleiders, verplegers en verzorgers kunnen daarbij helpen. Zodat de cliënt zichzelf kan redden. Het behouden en stimuleren van de zelfredzaamheid kan bijdragen aan het verminderen van de inzet van professionals. Op die manier kan het aannemen van de helpende hand ervoor zorgen dat intensivering van zorg kan worden uitgesteld of voorkomen.

Een persoonsgericht, cliëntgericht, plan

Om in kaart te brengen wat de professional kan doen om de zelfredzaamheid van de cliënt te stimuleren, en hoe we vervolgens gezamenlijk een persoonsgericht zorgplan kunnen opstellen, kunnen methodieken gebruikt worden. Binnen de Extramurale en Intramurale VVT setting kennen we de veelgebruikte OMAHA Methodiek en de steeds populairder wordende MIKZO methodiek. In beide methodieken wordt de huidige situatie en gewenste situatie gemeten op cliëntgebonden doelen. Het doel kan zijn om de situatie te verbeteren of de situatie te stabiliseren. Op basis daarvan kunnen passende acties worden beschreven. Deze acties zijn cliëntgericht en worden in samenspraak met de cliënt vastgesteld en door de tijd heen geëvalueerd en bijgesteld. De methodische ondersteuning van OMAHA en MIKZO in Fierit, om het plan te verwerken in het ECD, draagt bij aan persoonsgerichte zorg. Je wilt dat er aandacht is voor je persoonlijke wensen en voorkeuren. De classificatiemethodes OMAHA en MIKZO kunnen jouw organisatie daarbij ondersteunen als passend hulpmiddel!

En niet alleen een cliëntgericht plan?

Een cliëntgericht plan is het begin. Persoonsgerichte zorg vraagt naast een passende methodiek natuurlijk vooral om een manier van werken waar de gehele organisatie achter staat en mee bezig is. In het ECD zien we dat terug in de vorm van taal en communicatie. Wees open en transparant over de voortgang; Zijn we op de juiste weg? Gaan we de opgestelde doelen bereiken? Moeten we de doelen bijstellen? Mijn advies daarin is: ‘Wees open en deel’. Daar kunnen twee tips goed bij helpen:

• Rapporteer in het bijzijn van de cliënt. Met de Fierit Zorg App kun je op ieder moment, dus ook bij de cliënt, je rapportages vastleggen. Zo ontstaat er ruimte voor een gesprek. Transparantie kan bijdragen aan het verbeteren van de betrokkenheid. Verbeterde betrokkenheid zorgt voor een interactief en persoonsgerichter zorgplan, wat weer kan bijdragen aan een verhoogde kwaliteit van de zorgverlening. Een win – win situatie. Zowel voor de cliënt als voor de zorgverleners.
• Stel het ECD open voor de cliënt. Geef de cliënt de mogelijkheid om op ieder moment digitaal de rapportages te kunnen opvragen en geef de cliënt een eigen rapportage functionaliteit. Op die manier gaat het gesprek verder; ook na het fysieke contactmoment. Is de cliënt zelf niet in staat om mee te lezen of te rapporteren, betrek in dat geval de familie of wettelijke vertegenwoordiging. Zo kan ook samen met het niet-professionele netwerk onderzocht worden of de zorgverlening nog steeds zo goed mogelijk aansluit op de wensen en behoeftes van de cliënt, kunnen we tijdig bijspringen, wat de zorgverlening ten goede komt.

En zijn we er dan?

Natuurlijk zijn we er dan nog niet. Er zijn veel meer manieren van werken en hulpmiddelen die bijdragen aan het verbeteren van de eigen regie van de cliënt. Ben jij daar ook benieuwd naar? Dan denk ik graag met je mee om de mogelijkheden die geschikt zijn voor jouw organisatie te verkennen. Neem gerust eens contact met mij op.