Van daily auditing naar inzicht en actie voor procesoptimalisatie

Sprekers: Iris Gielen, Business consultant Tenzinger en Eric de Groot, Business developer 6Gorilla’s

Dinsdag 13 juni, 11:30 – 12:00 uur
Ontdek de drie niveaus van procesoptimalisatie en maak de stap van daily auditing naar concrete acties om daarmee de efficiëntie van je registratieprocessen te verhogen. In deze sessie laten Eric de Groot van 6Gorilla’s en Iris Gielen van Tenzinger Business consultancy zien hoe dit in combinatie met signalen vanaf de werkvloer kan leiden tot verbetering en borging van processen. En dát draagt bij aan minder omzetverlies en meer werkgeluk binnen jouw zorgorganisatie.

Hoe innoveren we samen sneller?

Paneldiscussie onder leiding van Siep Kosse, met bestuurder en innovator in jeugd- en ouderenzorg Jeroen Slootmans, expert in verandermanagement Willemijn Dekker van Human Connection, CTO Kees Haverkamp van Yes we can clinics en Tenzinger CEO Boris Hololtcheff

Dinsdag 13 juni, 13:00 – 13:30 uur
Op Zorg & ICT kom je prachtige innovatieve oplossingen tegen die de zorg slimmer en efficiënter kunnen maken. Maar hoe zetten we deze innovaties meer, beter en vooral sneller in? Hoe zorgen we ervoor dat de veranderbereidheid bij zorgorganisaties groeit en zorgprofessionals innovaties omarmen? Want met een enorm personeelstekort is dit het moment om flinke stappen te zetten. In deze paneldiscussie legt Siep Kosse zorgbestuurders, innovators en veranderkundigen prikkelende stellingen voor om met elkaar succesfactoren te bepalen om samen sneller te innoveren, zodat we de uitdagingen in de zorg écht aan kunnen pakken. We nodigen je van harte uit om met ons mee te praten en te denken!

Data science masterclass no more no-shows

Spreker: Anton Kuijer, Data scientist bij 6Gorilla’s

Woensdag 14 juni, 13:00 – 13:30 uur
No shows kosten geld. En tijd. Maar erger nog is de impact ervan op de behandeling en kwaliteit van zorg. Dat was voor GGz Breburg reden om samen met 6Gorilla’s op ontdekkingsreis te gaan in hun data en te onderzoeken of er mogelijkheden zijn om no-shows te verminderen. En die zijn er! Tijdens deze masterclass vertellen over de opzet van het onderzoek, waar we tegenaan liepen en wat jij daarvan kunt leren. In september start onze échte Masterclass van 7 sessies. Wil jij ook no-shows verminderen en deelnemen aan de Masterclass in september? Laat je dan nu alvast inspireren tijdens deze mini masterclass en kijk wat je alvast kunt voorbereiden om in september succesvol je eigen traject onder begeleiding van de 6Gorilla’s Data scientists te starten.

Verslim en versnel je zorgadministratieve processen met robotisering

Spreker: Arjan Hoogendijk, teammanager Financiële en Zorgadministratie bij Cure4

Donderdag 15 juni, 13:00 – 13:30 uur
Veel administratieve werkzaamheden zijn repetitieve handelingen die veel tijd kosten. Denk aan het inboeken van inkoopfacturen, het aanvragen van VOG’s of het versturen van aanmaningen. Met Robotic Process Automation (RPA) neemt een virtuele robot deze taken over. En dat heeft veel voordelen: een robot is nooit ziek en werkt ook in het weekend door. Er zijn nog veel meer processen te bedenken die veel slimmer en sneller kunnen. In deze sessie laten we met praktijkvoorbeelden zien hoe RPA werkt en hoeveel tijd jij hiermee kunt besparen.

Slimme API’s verbeteren GGZ en jeugdzorg

Spreker: Arriejanne Brouwer, Manager Productmanagement Medicore

Donderdag 15 juni, 13:45 – 14:15 uur
Het IT-landschap bij zorgaanbieders groeit en applicaties worden steeds intelligenter. Ook in de geestelijke gezondheidszorg en jeugdzorg. Naast de standaard applicaties zoals het ECD, HR-software en e-health komt het steeds vaker voor dat zorginstellingen in de GGZ en jeugdzorg ook zelf applicaties ontwikkelen om de zorg te verbeteren. Al deze applicaties verzamelen waardevolle data die je kunt inzetten voor slimmere en kwalitatievere zorg. Tenminste, als deze data op de juiste plek landen en op de juiste plek veilig worden vastgelegd. In deze sessie vertelt Arriejanne Brouwer, Manager Product management Medicore over de rol van applicaties binnen een zorginstelling, het belang van API’s in het gefragmenteerde IT-landschap bij zorgaanbieders en waarom IT-managers dit gefragmenteerde IT-landschap zouden moeten omarmen.

Overzicht over alle informatie

Het ECD raakt (bijna) alle processen binnen grote én kleine zorgorganisaties; dossiervoering, facturatie, rapportages en de accountantscontrole. Wanneer er weinig tot geen toezicht is op de inrichting van de applicaties binnen een zorginstelling zal de applicatie in veel gevallen niet op de meest efficiënte manier gebruikt worden. Dit brengt inefficiëntie en risico’s met zich mee. Grip op dataverwerking en beheer van de systemen wordt steeds belangrijker en complexer. Gelukkig zijn er dus de functioneel applicatiebeheerders!

Duo-rol

De toegevoegde waarde van functioneel applicatiebeheer zit hem juist in de duo-rol, namelijk 1: het kunnen inzoomen in een applicatie en 2: het overzicht bewaken over alle informatie binnen de organisatie. Daarvoor is kennis, kunde en duidelijkheid nodig, zodat zorgverleners kunnen doen wat zij het liefste doen: het bieden van de beste zorg voor hun cliënten.

Heb je een uitdaging op het gebied van functioneel applicatiebeheer omdat er bijvoorbeeld een vacature openstaat of er een grote wijziging aan komt binnen jouw organisatie? Of twijfel je om te starten met een functioneel applicatiebeheerder, maar weet je dit nog niet zeker? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Wij helpen onze opdrachtgevers met:

1. Meewerkende voorman functioneel applicatiebeheer
2. Teamleider Functioneel Beheer
3. Beheertrainingen
4. Advies vormgeven en borgen beheerprocessen
5. Releasecoördinatie
6. Wijzigingencoördinator
7. Standaard testdraaiboek
8. Vormgeven communicatiematrix en key-useroverleg

Even voorstellen 

Erik-Jan Davids werkt sinds 2020 als CISO bij Tenzinger. Na een opleiding computertechniek heeft Erik-Jan de afgelopen 25 jaar verschillende leiderschapsrollen bij diverse organisaties bekleed. Bij Tenzinger werken vindt hij waardevol, omdat de maatschappelijke impact van zijn werk zo relevant is. Als CISO bij Tenzinger is Erik-Jan de vraagbaak voor normen, best practices en wet- en regelgeving rondom informatiebeveiliging. Hij is dagelijks bezig met het adviseren, controleren en inspireren van de organisatie op het gebied van informatiebeveiliging, en vanuit zijn rol ook direct betrokken bij de productontwikkeling. Hij gelooft in een decentrale aanpak, waarbij security een geïntegreerd onderdeel is van alles wat we doen. Eigenlijk kun je Erik-Jan zien als de dirigent voor het gezamenlijke Tenzinger security orkest!   

Eigenlijk kun je Erik-Jan zien als de dirigent voor het gezamenlijke Tenzinger security orkest!   

Hoe belangrijk is informatiebeveiliging in de zorg? 

“De veiligheid en privacy van cliënten en patiënten is voor zorgaanbieders prioriteit nummer één. Steeds meer administratie in de zorg gebeurt digitaal. Informatiesystemen zoals ECD’s en portalen zijn daarom cruciaal en de afhankelijkheid van deze systemen neemt alleen maar toe. De data in zorginformatiesystemen is enorm belangrijk voor zorgaanbieders, maar ook waardevol voor criminelen. Door de gevoeligheid van de informatie die in ECD’s en portalen zijn vastgelegd, zien criminelen en hackers de zorg als een belangrijk doelwit. Bij een gijzeling van systemen komen zorgprocessen tot stilstand, wat als drukmiddel gebruikt wordt om losgeld te betalen. Dit gaat soms om miljoenen euro’s.  

Als zorgaanbieder ben je verantwoordelijk voor de gegevens van jouw cliënten. Je wilt niet dat cliëntinformatie op straat komt te liggen en cliënten slachtoffer worden van fraude. Daarbij komt de dreiging van boetes en reputatieschade bij het openbaar maken van gestolen gegevens. Informatiebeveiliging moet, naast het leveren van kwalitatieve zorg, dus absoluut één van de hoogste prioriteiten zijn voor zorgaanbieders.” 

Wat zie je als de grootste uitdagingen, nu en in de toekomst? 

Toenemende dreiging 

“De ontwikkelingen in de wereld van informatiebeveiliging gaan razendsnel. Cybercriminelen zijn meedogenloos en hebben steeds meer middelen tot hun beschikking. Als gevolg moeten (zorg)organisaties steeds meer tijd, geld en aandacht besteden aan het bestrijden van cybercriminaliteit. Tijd, geld en aandacht die al schaars is en ten koste gaat van de primaire activiteiten zoals het leveren van goede zorg.” 

Digitale gegevensuitwisseling 

“De zorg staat voor een enorme opgave waarbij verdere digitalisering, de inzet van data en het uitwisselen van gegevens juist een belangrijk onderdeel vormen van de oplossing. Het digitaal uitwisselen van gegevens biedt enorme voordelen, zoals het niet meer hoeven versturen van gevoelige (cliënt)informatie via onbeveiligde mails of papieren documenten. Tegelijkertijd maakt deze digitaliseringsslag het aanvalsgebied voor hackers weer groter en nemen de bijbehorende risico’s toe. De veiligheid van het kunnen uitwisselen van gegevens wordt dus alleen maar belangrijker.” 

Groeiende kosten voor informatieveiligheid 

“Bovenstaande ontwikkelingen maken dat zorgaanbieders, maar ook wij als ECD-leverancier, hogere kosten moeten maken voor het beheersen van deze risico’s. Ontwikkelingen op het gebied van gegevensuitwisseling en het ontsluiten van data vereisen dat software die een aantal jaren geleden ontwikkeld zijn als een ‘gesloten’ systeem waar gegevens binnen de applicatie bleven nu aangepast moeten worden om deze gegevens op een veilige manier te kunnen uitwisselen met gekoppelde systemen. Je kunt dit vergelijken met een wat ouder huis waar je een verdieping op wil zetten. Je moet eerst de fundering aanpassen voordat de woning klaar is voor de nieuwe verdieping.” 

Wat doet Tenzinger om informatie in de zorg veilig te houden? 

“Informatiebeveiliging is een complex en veelomvattend onderwerp wat diep ingebakken zit binnen onze organisatie. Samen met onze Privacy Officer Marieke van Dijk informeren en trainen we medewerkers over privacy en informatieveiligheid. Het is belangrijk dat de basis op orde is en dat risico’s worden beheerst. Om dit te bereiken hebben we bij Tenzinger een informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS) ingericht dat gecertificeerd is volgens de NEN 7510 norm. Een ISMS bestaat uit een stelsel van beleidsregels, processen en beheersmaatregelen en is samengesteld op basis van behoeften en verwachtingen van opdrachtgevers, stakeholders en onze beoordeling van de informatiebeveiligingsrisico’s. Dit ISMS wordt continu doorontwikkeld en bijgewerkt om te blijven voldoen aan de normen en richtlijnen.” 

Waar werken wij nu aan en wat merken onze opdrachtgevers daarvan? 

“Ik krijg regelmatig vragen hoe we ontwikkelingen in onze software op het gebied van informatiebeveiliging kunnen laten zien aan onze opdrachtgevers. Dat is soms best lastig. De onderwerpen privacy, security en technisch onderhoud nemen een steeds prominentere plek in op onze roadmap. Dit jaar is er zelfs een extra deel van het budget gereserveerd. Niet omdat onze software niet veilig is, maar om toekomstbestendig te blijven en de veiligheid op de lange termijn te kunnen garanderen. 

Er is waarde die je kunt zien en waarde die je niet direct kunt zien, een beetje als de bekende ijsberg. Zo nemen wij maatregelen die zichtbaar zijn aan de voorkant van onze software, zoals het inloggen via 2-factor-authenticatie, maar doen wij ook optimalisaties in de code van de software. Daar merken onze opdrachtgevers niet direct iets van, maar het is onderhoud die nodig is om te zorgen dat we hoge kwaliteit producten kunnen blijven leveren – nu en in de toekomst. Een voorbeeld hiervan is de Tenzinger Identificatie Service. Hiermee zetten we een stap in het veilig kunnen uitwisselen van gegevens, zonder dat zorgprofessionals opnieuw hoeven in te loggen in aan Medicore gekoppelde applicaties. Hiermee maken we gegevensuitwisseling veiliger en maken we het switchen tussen systemen voor zorgprofessionals eenvoudiger, een win-win situatie.” 

Wat kunnen zorgaanbieders zelf doen rondom het thema security en privacy? 

“De data in systemen is eigendom van de zorgorganisatie, daarom is het belangrijk voor zorgaanbieders om hier een beleid op te voeren. Laat je door jouw ECD/EPD aanbieder goed informeren over de mogelijkheden die de software biedt. Wij implementeren onze software via een best practice implementatie. Onderdeel hiervan is ook de inrichting van rollen en autorisaties. Hiermee bedoelen we dat het stukje ‘wie mag wat zien in de software’ goed wordt ondervangen. Zo zorg je er als zorginstelling voor dat gevoelige cliëntinformatie alleen beschikbaar is voor de juiste personen.” 

Het is belangrijk om te beseffen dat een keten zo sterk is als de zwakste schakel. Wij ontzorgen onze opdrachtgevers voor een groot deel op het gebied van informatiebeveiliging, maar het blijft een gedeelde verantwoordelijkheid. Daarom hieronder mijn tips voor zorgaanbieders:  

• Gebruik sterke wachtwoorden
• Zorg voor een goede beveiliging in de eigen ICT-omgeving 
• Overweeg het gebruik van IP whitelisting 
• Maak een calamiteitenplan om goed voorbereid te zijn 
• Bewaar gegevens zo veel mogelijk binnen het ECD 
• Sluit systemen af voor medewerkers die niet meer werkzaam zijn” 

Value Based Healthcare

De gezondheidszorg staat de komende jaren voor grote uitdagingen. Door de huidige vergrijzing stijgt de complexe zorgvraag. In alle zorgsectoren is er een groot tekort aan zorgverleners. In 2040 zouden met de huidige prognose meer dan 2 miljoen mensen in de zorg moeten werken om aan de toekomstige zorgvraag te voldoen. Dat is gelijk aan 1 op de 4 werkende mensen. Zonder wijzigingen in het beleid zullen de zorgkosten elk jaar met ongeveer 3% stijgen, tot een bedrag van 170 miljard in 2040. Deze ontwikkelingen vragen naar een integrale aanpak om de zorg betaalbaar, doelmatig en toegankelijk te houden voor alle mensen met een zorgvraag.

Patiënt staat centraal

In de gezondheidszorg wordt mede daarom meer en meer de focus gelegd op het centraal stellen van de patiënt, waarbij wordt voldaan aan de wensen en voorkeuren, zodat de meest kosteneffectieve zorg kan worden geleverd. Michael Porter, professor aan de Harvard Business School en expert op het gebied van strategie en concurrentie, draagt hieraan bij met zijn visie van Value Based Healthcare. Deze behoefte is ontstaan door de verschuiving van kwantiteit naar kwaliteit van zorg, waarbij de toegevoegde waarde voor de patiënt centraal staat.

Waardegedreven zorg

Value Based Healthcare, ook wel waardegedreven zorg genoemd, gaat over het verbeteren van de gezondheidszorg door nadruk te leggen op gezondheidsuitkomsten in plaats van kosten. De definitie van waarde voor een patiënt die vaak wordt gebruikt is die van Michael Porter: “health outcomes achieved per dollar spent” (Porter, 2010)*. De betekenis van deze definitie richt zich op patiëntgerichte uitkomsten, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen klinische- en patiëntgerichte uitkomsten, en de kosten gemaakt voor het gehele zorgproces van de individuele patiënt.

Tijd teruggeven aan de zorg

Wij vinden het van groot belang om waarde toe te voegen aan de zorg van de patiënt. Dit doen wij door tijd terug te geven aan de zorg. Door bijvoorbeeld processen op orde te maken, administratieve lasten te verminderen of het invoeren van een vernieuwd ICT-systeem. Tenzinger kan helpen bij het creëren van de randvoorwaarden voor het leveren van Value Based Healthcare met wat wij noemen ‘De Ideale Zorgorganisatie’ (IZO).

Hoe past dit in een Ideale Zorgorganisatie?

Bij kantelingen of grote veranderingen blijkt regelmatig dat bij het vormgeven aspecten van de zorgorganisatie worden ‘vergeten’. Zorgorganisaties kunnen op een bepaalde manier ingericht worden, zodat de fundering voor het leveren van Value Based Healthcare gelegd is. Op basis van ervaringen en theorieën op het gebied van bedrijfsoptimalisatie en implementatie heeft Tenzinger het concept ‘De Ideale Zorgorganisatie‘ gevormd. De IZO bestaat uit 8 pijlers die met elkaar in balans moeten zijn om veranderingen op een toekomstbestendige manier door te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de cultuur van een instelling, de inrichting van processen, de veranderbereidheid van medewerkers of de kennis en vaardigheden van professionals. Is jouw organisatie klaar voor een verandering als de invoering van Value Based Healthcare?

Klein beginnen

Ondanks wereldwijde erkenning van het nut van Value Based Healthcare in de cure sector, loopt de implementatie van VBHC achter in de GGZ en jeugdzorg/care sector. Vele organisaties hebben moeite met waar en hoe te beginnen. Wij kunnen je helpen met een analyse van je organisatie en bij de implementatie van VBHC met ons concept ‘de ideale zorgorganisatie’. Ons belangrijkste advies, begin klein! Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van multidisciplinaire teams rondom een patiënt met een hulpvraag of het inzetten van de juiste patiëntendossiers. Wil je een persoonlijker advies? Neem dan contact met ons op.

*bron: The New England Journal of Medicine

Want al jaren gaan de debatten in politiek Den Haag vooral over de kosten van zorg. De gedachte achter de decentralisatie van jeugdzorg en thuiszorg naar gemeenten was dat door vroegsignalering zwaardere zorg voorkomen zou worden, wat zou leiden tot een bezuiniging. Die gedachte klopt ook wel. Er was bij het vaststellen van de budgetten alleen geen rekening gehouden met een sterk stijgende zorgvraag. Met als gevolg dat de huidige budgetten te krap zijn.

Het informele netwerk is overbelast

Dit leidt onherroepelijk tot een druk op gemeenteambtenaren die keukentafelgesprekken moeten voeren met cliënten. Zij zetten soms onbewust de verkeerde bril op. De bril: hoe kunnen we het netwerk rondom de cliënt zo mobiliseren dat zo min mogelijk formele en professionele zorg nodig is? In plaats van de bril: welke professionele zorg is nodig om de zelfredzaamheid van deze persoon, dit gezin of deze familie te vergroten? Er was daardoor onvoldoende oog voor het feit dat sommige cliënten het met hun informele netwerk alleen niet redden. Er was ook onvoldoende aandacht voor het feit dat het informele netwerk soms zo zwaar werd belast dat mantelzorgers het niet meer trokken. Omdat je als mantelzorger nooit tegen een kind, partner of ouder zegt ‘zoek het zelf maar uit’, vallen deze mensen uit op hun werk, ontwikkelen zelf aandoeningen die ze niet zouden hebben zonder de overbelasting en ga zo maar door.

Breng de gevolgschade in kaart

Daarom is het nu tijd om de gevolgschade eens te berekenen. Hoeveel kost het de maatschappij als we het capaciteitsvraagstuk in de gz en ggz, jeugdzorg, ouderenzorg en gehandicaptenzorg niet oplossen? Wat is de maatschappelijke impact van het huidige financiële beleid? Wat kost de vaak veel duurdere spoedzorg die nodig is doordat een wachtende cliënt niet op tijd is geholpen? Over hoeveel manjaren aan verloren arbeidsuren hebben we het doordat mantelzorgers uitvallen op hun werk of bewust minder uren gaan werken om mantelzorg te kunnen leveren?

Stel effectiviteit boven efficiency, kwaliteit boven kosten

Daarom is het tijd dat we als sector zelf de businesscase maken; een businesscase om aan te tonen wat het effect is op de totale maatschappelijke kosten als we het budget voor de zorg verhogen, zodat meer mensen de juiste zorg op het juiste tijdstip en de juiste plek ontvangen. Het is tijd om effectiviteit boven efficiency te stellen, om kwaliteit van zorg belangrijker te vinden dan de kosten. Want dan zullen veel van de dure escalaties niet meer nodig zijn en zal het verlies aan arbeidsproductiviteit van mantelzorgers als sneeuw voor de zon verdwijnen. Vraag het maar eens aan andere sectoren die focussen op ‘first time right’ en ‘zero defects’, zoals de producerende industrie. Zij kunnen je vertellen: een focus op kwaliteit leidt vanzelf tot kostenverlaging omdat de kosten van het herstellen van fouten hoger zijn dan de kosten die je eenmalig moet maken om ‘first time right’ te bereiken. Andersom leidt een focus op kosten tot meer fouten, meer rework en op lange termijn hogere kosten.

Kijk de kunst af bij de ziekenhuiszorg

Wil je inspiratie opdoen voor zo’n aanpak? Neem een voorbeeld aan de ziekenhuiszorg en aan alle belangengroepen daar omheen die momenteel allerhande cijfers ophoesten over de gevolgen van uitgestelde coronazorg. Zij presenteren zowel generieke als specifieke cijfers. Bijvoorbeeld: in 2020 zijn 4.000 minder nieuwe diagnoses van kanker gesteld. De diagnoses die wel gesteld werden, waren ernstiger. Zo is het aantal melanomen met uitzaaiingen naar de hersenen gestegen van 27 naar 41 procent (van alle uitgezaaide melanomen). Het zijn cijfers die in bijna iedere krant stonden en zelfs het tv-journaal haalden. Maak zo’n specifieke vertaling ook eens voor de ggz, jeugdzorg, ouderenzorg of gehandicaptenzorg. Hoeveel jongeren met een eetstoornis belanden door uitgestelde behandeling in het ziekenhuis? En hoeveel van hen overlijden?

Verbeteren begint met meten

Op hoog niveau ontstaat soms de neiging om te denken dat ‘het systeem nu eenmaal zo werkt’. Terwijl patiënten, ouders en behandelaren de wanhoop vaak nabij zijn. Waarom wordt een kind met kanker meteen behandeld, maar een kind met een eetstoornis aan zijn lot overgelaten? Als we als maatschappij en als zorgverleners echt willen dat hier iets aan verandert, dan moet je beginnen met meten. Hoeveel cliënten staan op een wachtlijst? Wat is hun diagnose? Hoe snel verslechtert hun prognose door uitgestelde zorg? Welke directe kosten brengt dat met zich mee? En welke indirecte kosten? Wedden dat de businesscase dan zo op tafel ligt?

Wil je weten hoe je kunt starten met meer en beter inzicht in je eigen wachtlijsten? Download onze whitepaper ‘Beter wachtrijmanagement met de Tenzinger wachtrijverslimmers.’