pa·niek·in·rich·ten (het; o)
- paniekerig en roekeloos inrichten van een applicatie met fouten en herstelacties tot gevolg
De zomer is voorbij, het laatste kwartaal van 2020 is begonnen en dat betekent; drukte rondom de jaarovergang in de zorg. De jaarovergang wordt vaak gezien als een belastende en invloedrijke periode. Voor de jaarafsluiting en de jaaropening moeten er vele wijzigingen worden doorgevoerd zoals in wet- en regelgeving, in prestatie- en productcodes en in tarieven.
In een eerdere blog bepleitte wij dat er niet alleen sprake is van een jaarovergang aan het einde en het begin van het jaar, maar dat dit een continu proces is waarvan de verschillende stappen het hele jaar door spelen en veel invloed hebben op elkaar.
Wanneer de inkoopafspraken moeizaam verlopen, is er een grotere kans op tijdgebrek in de afstemming op de inrichting van de applicaties. Dit heeft weer consequenties voor de facturatie, accountantscontrole en uiteindelijk weer voor de inkoopafspraken voor het volgende jaar. Er is dus sprake van een continu proces waar verschillende partijen betrokken zijn; Zorginkoop, Functioneel Applicatiebeheer, Zorgadministratie, Facturatie en Control. Wij spreken daarom niet van een jaarovergang maar van een jaarverloop.
Creëer aan het begin van het jaar een werkgroep ‘Jaarverloop’ bestaande uit afgevaardigden van alle betrokken partijen zo luidde ons advies. In deze werkgroep wordt de voortgang en monitoring van de processen herhaaldelijk besproken en begrijpen alle leden hun rol in het geheel. Hierdoor ontstaat meer aandacht voor de processen en de vertaling naar praktijk en wordt ‘paniekinrichten’ aan het einde van het jaar voorkomen. ‘Paniekinrichten’ wat kan resulteren in fouten en achterstanden in de facturatie met tijdrovende herstelacties tot gevolg.
‘Ja’ zul je nu denken, ‘dat is een goed advies, maar wat kan ik hier nog mee in Q4 van 2020?!’. Als je voor het eerst met deze visie in aanraking komt of als door de Coronaperikelen niet alle goede voornemens van dit jaar van de grond gekomen zijn, is er gelukkig ook nú nog genoeg wat je kunt doen! We nemen je mee in drie overzichtelijke stappen.
Het allerbelangrijkste rondom de jaarovergang is dat de juiste mensen bij elkaar komen. Elke afdeling heeft zijn eigen taken en prioriteiten, maar deze komen rondom de jaarovergang allemaal samen. Door de betrokkenen bij elkaar te zetten vindt kennisoverdracht plaats die hoognodig is. Zorginkoop weet welke contractafspraken worden gemaakt, welk producten zijn ingekocht, tegen welke tarieven. Functioneel Applicatiebeheer kan meedenken in het vertalen van deze afspraken in de inrichting van het EPD/ECD. De Zorgadministratie en Facturatie zullen met de nieuwe contractafspraken moet werken en mogelijk de nodige omzettingen moeten doen om alles in orde te maken voor het nieuwe jaar. Control weet welke rapportages en verantwoordingen achteraf nodig zijn, waar vooraf rekening mee moet worden gehouden. Al deze partijen vormen dus een belangrijke schakel in het proces, maar weten elkaar niet altijd op tijd rondom dit onderwerp te vinden.
De belangrijke schakels nog even op een rij (terminologie kan per organisatie verschillen):
Elke jaarovergang is anders en de impact is erg afhankelijk van de veranderingen die op verschillende gebieden worden doorgevoerd nadat de champagne is ontkurkt. Daarom is ons advies om zo snel mogelijk te beginnen met het maken van een impactanalyse zodat je als organisatie niet voor verrassingen komt te staan met paniekinrichten tot gevolg. Om de impact zo volledig mogelijk te bepalen, is aan te raden in ieder geval de volgende aandachtsgebieden te inventariseren:
Misschien spreekt dit voor zich en kun je zelf wel invullen wat we hiermee bedoelen. Toch noemen we dit apart, omdat hierin de details het verschil kunnen maken tussen in één keer goed of een grote herstelactie achteraf.
Als bovenstaande stappen worden gevolgd dan is er een grote kans dat de jaarovergang soepel en georganiseerd verloopt. Het wil niet zeggen dat het hiermee nog nauwelijks tijd in beslag neemt, want de jaarovergang blijft een ingewikkeld en tijdrovend proces.
Door deze stappen te volgen wordt paniekinrichten echter voorkomen. Wat zal zorgen voor minder uitval in de facturatie, minder correctiewerk voor de Zorgadministratie en een efficiëntere accountantscontrole.
In deze blog lees je over het belang van een goed werkende AO/IC voor een zorginstelling. Hoe houd je de administratieve lasten zo laag mogelijk en zorg je voor een stabiele liquiditeit opdat het beschikbare geld uitgegeven kan worden aan zorg voor cliënten?
In de huidige coranatijd staan de registratie- en declaratieprocessen van zorginstellingen onder grote druk, door de enorme omvang van deze crisis. Hierbij zijn er nog onduidelijkheden over de financiële afwikkeling en verantwoording. Het risico is aanwezig dat er achteraf handmatige controles gevraagd gaan worden en de administratieve lasten in de zorg nog verder gaan stijgen.
Ik ben al lange tijd om zoek naar een manier waarop we de zorg daadwerkelijk administratief gezien slimmer kunnen organiseren. Daarom ben ik de studie Horizontaal Toezicht (wat eigenlijk niets anders betekent dan optimalisatie van je AO/IC) gaan volgen en heb onderzoek gedaan naar de mate waarin zorginstellingen hun AO/IC op orde hebben. Ik kwam erachter dat de AO/IC lang niet de aandacht krijgt dat het verdient. Voor mij waren deze uitkomsten best schokkend, wetende dat een goed werkende AO/IC als verplichting wordt genoemd in de administratie-protocollen van zorgkantoren en verzekeraars. Bovendien heeft een niet goed werkende AO/IC veelal direct invloed op de administratieve lasten en liquiditeit van een instelling.
Enkele punten die me opvielen is dat processen en werkbeschrijvingen veelal of achterhaald of helemaal niet beschreven zijn. Medewerkers weten hierdoor vaak niet wat ze moeten doen op basis van best practice en blijven doen wat ze altijd gewend zijn of wat een collega ooit heeft overgedragen.
Het is van groot belang dat processen onder de loep worden genomen, om te zien of het proces efficiënt is ingericht en goed staat beschreven. Deze processen moeten zowel in hoofd- als in detailprocessen worden bekeken voor alle afdelingen die van invloed zijn op het proces registratie – declaratie.
Tijdens het in kaart brengen van de processen kan er gelijktijdig een risicoanalyse worden gemaakt. Met de risicoanalyse als basis kunnen beheersmaatregelen worden ingevoerd en onderhouden. Wanneer uit de risicoanalyse blijkt dat het risico dat gemeten de kwalificatie hoog heeft, zal dit direct of indirect invloed hebben op de liquiditeit van uw instelling.
Wanneer een organisatie niet gewend is om kritisch naar de administratieve processen te kijken kan de methodiek Horizontaal Toezicht soelaas bieden. Deze methodiek neemt je stapsgewijs door de processen aan de hand van het instapmodel. Dit model geeft inzicht in de mate waarin een organisatie klaar is voor het aangaan van dit traject. Het neemt organisaties mee in de hele optimalisatie; het beschrijven van een businesscase, het maken van procesbeschrijvingen, het maken van de risicoanalyses en invoeren van beheersmaatregelen.
Het is raadzaam om deze processen en werkbeschrijvingen vervolgens jaarlijks te reviewen en te toetsen aan de veranderende wet- en regelgeving.
Het is van belang dat de processen en werkbeschrijvingen op orde zijn, zodat de productie aan de bron in één keer goed vastgelegd wordt. Controles moeten zoveel mogelijk plaatsvinden voorafgaand aan de te sturen declaraties. Je softwarepakket, BI-tooling of handmatige controles moeten je hierin kunnen ondersteunen.
Een goed werkende AO/IC die eventueel met behulp van Horizontaal Toezicht geoptimaliseerd kan worden moet het doel hebben om een declaratie voor 99% valide, tijdige, juist en volledig te versturen aan financiers als gemeenten, verzekeraars of zorgkantoren. Als dit kan worden aangetoond dan kunnen er vaak betere prijsafspraken gemaakt worden met financiers. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden over minder of wellicht geen materiële controles.
Met de accountant kan gekeken worden of er minder controles nodig zijn waardoor deze kosten flink teruggebracht kunnen worden. Bovendien leiden minder correcties achteraf tot een aanzienlijk lagere werkdruk bij de medewerker.
Eigen regie? Wat verstaan we daaronder? En hoe kunnen we de eigen regie verbeteren? Meerdere zorginstellingen gaan de uitdaging aan om antwoord te krijgen op deze vraagstukken en zoeken naar oplossingen hoe het ECD daarin kan ondersteunen. Denk daarbij aan een cliëntgerichte benadering van het zorgplan. Ervoor zorgen dat de cliënt meer inspraak krijgt over de vorm van ondersteuning en behandeling en feedback kan geven op het verloop. Deze blog beschrijft enkele tips die jouw organisatie kunnen helpen om deze doelstelling te bereiken.
Eigen regie wordt vaak benoemd in combinatie met de term zelfredzaamheid. Zelfredzaamheid staat voor het vermogen om zelf in staat te zijn een acceptabel niveau van functioneren te hebben op de belangrijke domeinen van het dagelijkse leven. Om dit acceptabele niveau van functioneren te behouden of te bereiken kan het zo zijn dat een cliënt een steuntje in de rug nodig heeft. Dat kan ondersteuning zijn van familie, vrienden of mantelzorgers, maar soms ook door een professioneel netwerk. Behandelaren, begeleiders, verplegers en verzorgers kunnen daarbij helpen. Zodat de cliënt zichzelf kan redden. Het behouden en stimuleren van de zelfredzaamheid kan bijdragen aan het verminderen van de inzet van professionals. Op die manier kan het aannemen van de helpende hand ervoor zorgen dat intensivering van zorg kan worden uitgesteld of voorkomen.
Om in kaart te brengen wat de professional kan doen om de zelfredzaamheid van de cliënt te stimuleren, en hoe we vervolgens gezamenlijk een persoonsgericht zorgplan kunnen opstellen, kunnen methodieken gebruikt worden. Binnen de Extramurale en Intramurale VVT setting kennen we de veelgebruikte OMAHA Methodiek en de steeds populairder wordende MIKZO methodiek. In beide methodieken wordt de huidige situatie en gewenste situatie gemeten op cliëntgebonden doelen. Het doel kan zijn om de situatie te verbeteren of de situatie te stabiliseren. Op basis daarvan kunnen passende acties worden beschreven. Deze acties zijn cliëntgericht en worden in samenspraak met de cliënt vastgesteld en door de tijd heen geëvalueerd en bijgesteld. De methodische ondersteuning van OMAHA en MIKZO in Fierit, om het plan te verwerken in het ECD, draagt bij aan persoonsgerichte zorg. Je wilt dat er aandacht is voor je persoonlijke wensen en voorkeuren. De classificatiemethodes OMAHA en MIKZO kunnen jouw organisatie daarbij ondersteunen als passend hulpmiddel!
Een cliëntgericht plan is het begin. Persoonsgerichte zorg vraagt naast een passende methodiek natuurlijk vooral om een manier van werken waar de gehele organisatie achter staat en mee bezig is. In het ECD zien we dat terug in de vorm van taal en communicatie. Wees open en transparant over de voortgang; Zijn we op de juiste weg? Gaan we de opgestelde doelen bereiken? Moeten we de doelen bijstellen? Mijn advies daarin is: ‘Wees open en deel’. Daar kunnen twee tips goed bij helpen:
Natuurlijk zijn we er dan nog niet. Er zijn veel meer manieren van werken en hulpmiddelen die bijdragen aan het verbeteren van de eigen regie van de cliënt. Ben jij daar ook benieuwd naar? Dan denk ik graag met je mee om de mogelijkheden die geschikt zijn voor jouw organisatie te verkennen. Neem gerust eens contact met mij op.
Digitalisering is al lange tijd niet meer weg te denken uit de zorg. Sterker nog, in de huidige tijd zien we juist dat wanneer persoonlijke zorg tijdelijk niet mogelijk blijkt, de digitale zorg een uitkomst kan brengen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan beeldbellen met je zorgverlener. Maar de cliënt van nu is kritisch en wil weten wie zijn dossier bekeek en wordt daarin door regelgeving gefaciliteerd.
Naast de discussies die plaats vonden over welk medium nu het veiligste was voor wat betreft privacy komen er ook steeds meer vragen over de veiligheid van de inhoud van dossiers.
Want wie kan er nu precies bij mijn gegevens? Wie maakte die wijziging? Waarom had iemand toegang tot mijn dossier? Cliënten worden mondiger en krijgen vanuit wet en regelgeving steeds meer rechten. Ik merk dat zorginstellingen steeds vaker deze vragen van cliënten krijgen, maar dat er ook bij hen nog veel onduidelijkheid bestaat. Want wat mag je als cliënt nu precies opvragen? En waar moet de zorginstelling dan aan voldoen?
Op 1 juli 2020 is de Wet cliëntrechten bij elektronische verwerking van gegevens (Wcevg) van kracht. Naast dat de cliënt kosteloos inzicht en een elektronisch afschrift van zijn dossier kan opvragen mag de cliënt ook vragen wie er toegang had en wie er wijzigingen hebben gemaakt.
Er wordt vanuit de wet verwezen naar de NEN 7513, waarin wordt beschreven welke gebeurtenissen (acties) zorginstellingen moeten loggen, maar ook welke uitzonderingen daarin bestaan. Bij gebeurtenissen kun je denken aan het openen van het dossier van cliënt X door medewerker Y op datum/tijd Z, maar ook wie er wijzigingen maakt, iets registreert of inziet. Maar logging is iets waarin een zorginstelling, deels, afhankelijk is van anderen. Niet zij, maar de softwareleverancier moet zorgen dat het mogelijk is om alle events in de software vast te leggen. Hier zie ik dan ook een verantwoordelijkheid voor ons als softwareleverancier om zorg te dragen dat zorginstellingen kunnen voldoen aan deze eisen.
Zijn wij als zorgorganisatie compliant aan de NEN 7513? Regelmatig krijg ik van zorginstellingen vragen over logging en met name wat er binnen Fierit wordt gelogd en of zij hiermee compliant zijn aan de NEN 7513. Vanuit mijn rol bij Fierit kan ik met trots aangeven dat wij onze klanten in het proces van de logging kunnen ondersteunen zodat zij compliant zijn aan de NEN 7513. Maar nog belangrijker: zorginstellingen hun cliënten inzage bieden in hun dossier via het cliëntenportaal en de logging overdragen wanneer daar vragen over worden gesteld.
Wil je meer weten over logging en wat er binnen het ECD wordt gelogd, neem dan gerust contact met ons op.
Als je de term MIC (Melding Incidenten Cliënt) hoort, denk je waarschijnlijk al aan (gevaarlijke) situaties bij de cliënt. Voor velen voelt dit als een ‘moetje’. Je denkt al snel: nog meer registratie en meer onderwerpen die besproken moeten worden in het teamoverleg. Toch is het belangrijk dat de MIC aandacht krijgt. Misschien zijn er situaties die collega’s moeten weten of ook een keer hebben gehad.
Fouten maken is menselijk. Als verpleegkundige heb ik een keer te veel insuline gespoten bij een cliënt. Onoplettendheid van mijn kant en een risico voor de cliënt. Dan moet je direct handelen: overleggen met de diabetesverpleegkundige om een beleid vast te stellen en collega’s op de hoogte brengen van mijn fout en het beleid. Hierover moest ik een MIC vastleggen.
Soms zijn incidenten niet te voorkomen. Bijvoorbeeld een eigenwijze dame van 89 die slecht te been is, maar haar geliefde kleedjes telkens weer midden in de hal terug legt, waardoor haar valrisico wordt verhoogt. Als zij dan valt, zal er ook een MIC in gevuld moeten worden. Veelal merk je dat deze incidenten al besproken worden tussen collega’s. Met name in zelfsturende teams worden incidenten automatisch besproken. Mocht je net startend zijn met zelfsturende teams en nog niet iedereen is gewend aan de open en zelfstandige manier van werken, dan kan de MIC helpen om situaties naar boven te krijgen die normaal niet besproken zouden worden in het teamoverleg.
MIC is er met name voor de collega die zich nog niet vertrouwd voelt om incidenten in het teamoverleg in te brengen. Via MIC kun je incidenten rondom de cliënt anoniem vastleggen. Het gaat namelijk niet om veroordeling, maar oplossingsgericht: hoe is deze situatie tot stand gekomen en hoe kunnen we er met het team voor zorgen dat het niet weer gebeurt. En misschien zijn er wel meerdere collega’s die hetzelfde is overkomen.
Ons ECD heeft in de Best Practice omgeving een MIC staan die hiervoor gebruikt kan worden. Hierin wordt doorgevraagd op de situatie, zodat de situatie in één keer duidelijk is, zonder verdere toelichting van de collega. Hierdoor kan er gezamenlijk nagedacht worden over een manier om deze situatie in de toekomst te kunnen voorkomen.
In mijn geval met het insuline incident bleek ik niet de enige collega te zijn waarbij deze situatie bij deze cliënt is voorgekomen. Wij hebben met het team gekeken hoe beide situaties zijn ontstaan en hebben uiteindelijk een routine vastgelegd die wij bij de cliënt volgen. We hebben gekozen om allemaal bewust na te vragen aan de cliënt hoeveel insuline er gespoten moet worden. Doordat alle collega’s dezelfde routine aanhielden, kon de cliënt meedenken over hoeveel insuline er gespoten moet worden en werd de collega dubbel gecheckt. De zorg voor deze cliënt is hierdoor op 2 vlakken verbeterd: Het risico op een verkeerde hoeveelheid spuiten is verminderd en de eigen regie van de cliënt is vergroot.
Wie kent de uitspraak die de titel van deze blog vormt niet? Iedereen heeft hem wel eens gehoord, bijvoorbeeld bij het oppakken van een klus in huis of bij het schrijven van een opstel. Met andere woorden: een solide basis voor een goed eindresultaat. Uiteraard geldt dit ook in de zorg. Door het aanmeldingsproces van (mogelijke) cliënten goed op orde te hebben zorg je ervoor dat de cliënt vanaf het moment dat hij of zij in aanraking komt met jouw zorginstelling centraal komt te staan. Het cliëntvolgsysteem biedt hierin uitkomst.
Het cliëntvolgsysteem is binnen het ECD een onderdeel waarin informatie kan worden vastgelegd op het moment dat een cliënt voor het eerst contact opneemt met jouw zorginstelling. Wat je merkt is dat er verschillende middelen worden gebruikt om informatie op te slaan wanneer een cliënt zich voor het eerst meldt bij een organisatie. De één gebruikt Excel, de ander schrijft de informatie op de kladblok die standaard opengeslagen naast de telefoon ligt. Het cliëntvolgsysteem zorgt ervoor dat alle informatie vanaf het begin kan worden vastgelegd in één systeem. Je wordt vanzelf geattendeerd zodra het tijd is om bijvoorbeeld weer contact op te nemen met de cliënt. Wanneer deze persoon besluit om zich aan te melden als cliënt, kan het aanmeldingsproces vervolgd worden tot de cliënt daadwerkelijk in zorg is. De informatiestroom die gedurende dit hele proces ontstaat wordt vastgelegd in het cliëntvolgsysteem. Doordat de data vanaf het begin af aan op één plek is opgeslagen voorkom je dat gegevens tussen wal en schip belanden.
Door de toenemende zorgconsumptie en de stijgende kosten merk je dat de behoefte aan slimme en innovatieve ICT-oplossingen steeds groter wordt. Het cliëntvolgsysteem is één van deze oplossingen die eraan bijdraagt dat er nóg meer focus kan komen te liggen op het zorgen voor mensen.
Wil je weten hoe een cliëntvolgsysteem waarde toe kan voegen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met mij op!
Al jarenlang leggen zorgaanbieders een schat aan data vast over de zorg die zij leveren. Nu is het tijd om al die historische data voor hen te laten werken. Door de snelle technologische ontwikkelingen heeft Data Science enorme potentie: extra inzichten uit data versterken de klinische expertise en bieden oplossingen die de efficiëntie verhogen en de werkdruk verlagen.
Onze wereld is als gevolg van het COVID-19 (Corona) virus in een snel tempo veranderd: Zorginstellingen zijn afgesloten van de buitenwereld en familieleden kunnen hun naasten niet meer bezoeken. Maar hoe blijf als familielid dan op de hoogte hoe het gaat met jouw dierbare, zonder de overbelaste zorgverlener steeds te hoeven bellen?
Het leven vraagt van ons allen in deze periode de nodige flexibiliteit en inventiviteit. Met behulp van o.a. digitale hulpmiddelen proberen we toch een gevoel van samen zijn en geborgenheid te creëren. Ons leervermogen en angst voor het onbekende wordt aardig op de proef gesteld door ons aan digitale hulpmiddelen ‘over te dragen’
Zelf had ik bijvoorbeeld niet gedacht dat mijn kinderen van 7 en 4 jaar jong ooit zouden Skypen met mijn moeder van 70 jaar. En ik denk (hoop) dat er meerderen zijn die deze vorm van communicatie met hun naasten hebben ontdekt en voor zover mogelijk eigen hebben gemaakt.
Op hetzelfde moment vraag ik me af hoe de medemens communiceert met hun naasten die niet in staat zijn tot het gebruik van Skype of een andere vorm van beeldbellen?
Ik denk hierbij bijvoorbeeld aan mensen met een (verstandelijke)handicap, Alzheimer of dementie. Het is voor familie momenteel niet mogelijk om hen te bezoeken, dus het contact met de vaste zorgmedewerker is ook verdwenen. De zorgmedewerkers hebben het momenteel drukker en moeilijker dan ooit, dus hen dagelijks bellen om te vragen hoe het met je naaste is voelt niet fijn.
Gelukkig werken de meeste (thuis)zorgorganisaties tegenwoordig met een digitaal dossier waarin de zorgmedewerkers één of meerdere keren per dag rapporteert. Het is veelal mogelijk om deze rapportages via een beveiligd portaal beschikbaar te stellen aan verwanten. Als verwant kun je zo toch lezen hoe het met je naaste gaat, op ieder moment van de dag vanuit je eigen woonkamer.
Om in deze periode de zorgmedewerkers te ontlasten en onnodige administratie te voorkomen hebben wij een formulier ontwikkeld waarmee bestaande contactpersonen snel en eenvoudig toegang kunnen krijgen tot het Fierit cliënten- en verwantenportaal.
Middels het formulier ‘Toegang verwantenportaal’ kan bijvoorbeeld een telefoniste/receptioniste een reeds bestaand contactpersoon middels een paar muisklikken toegang geven tot het verwantenportaal van zijn/haar naaste.
Meer weten? Neem gerust contact met ons op!