Saba Cares over de succesvolle overgang van papieren dossiers naar digitale zorg met Fierit

De uitdaging: inefficiëntie door papieren dossiers

Voor de overstap naar Fierit werkte Saba Cares met papieren dossiers. Dit bracht veel problemen met zich mee. Het dubbele schrijfwerk zorgde voor een enorme werkdruk en er gingen regelmatig documenten verloren. “Je wist nooit zeker of alle informatie in de archieven aanwezig was,” vertelt Lisette van Saba Cares. “Soms, door de drukte, hadden we geen tijd om alles vast te leggen. Achteraf bleek dan dat er rapporten of cruciale informatie ontbrak.”

De overgang naar elektronische dossiers was dus noodzakelijk om deze inefficiëntie en het verlies van informatie tegen te gaan. Maar de zoektocht naar het juiste systeem was een uitdaging op zich. Saba Cares is een zorgcentrum met verschillende afdelingen, elk met hun eigen specifieke behoeften. Dit betekende dat het gekozen systeem flexibel en veelzijdig genoeg moest zijn om aan al deze eisen te voldoen.

De keuze voor Fierit

Bij het kiezen van een ECD vergeleek Saba Cares verschillende systemen. Hun keuze viel uiteindelijk op Fierit, mede op aanraden van de White Yellow Cross Care Foundation uit Sint-Maarten, die al positieve ervaringen met Fierit had. “We waren in het begin sceptisch of er een systeem was dat aan alle behoeften van onze afdelingen kon voldoen”, gaf Lisette toe.

“Wat Fierit aantrekkelijk maakte, was de mogelijkheid om verschillende zorgtrajecten binnen één systeem te beheren. Of het nu ging om kortdurende zorg op de opnameafdeling, of om langdurige thuiszorg en verpleeghuiszorg, Fierit bood voor elke situatie een passende oplossing. Daarnaast was de flexibiliteit van het systeem een doorslaggevende factor.”

De soepele overgang

De overgang naar Fierit verliep verrassend soepel, mede door de betrokkenheid van beide partijen. Saba Cares koos er bewust voor om niet alleen het managementteam hierbij te betrekken, maar vooral het personeel dat dagelijks met het systeem zou werken. “We hebben het zorgpersoneel echt laten meedenken over hoe het systeem eruit moest zien. Zij zijn overigens degenen die er mee werken, dus hun input was essentieel,” vertelt Lisette.

Voorafgaand aan de implementatie werden er intensieve gesprekken gevoerd, en elke twee weken vond er een meeting plaats met Fierit om de voortgang te bespreken. “Wat ons het meest verraste, was hoe snel en efficiënt Fierit alles oppakte. Als we een verzoek deden, was het de volgende keer dat we elkaar spraken al geregeld. Ook op onze vragen kregen we steeds direct antwoord. Alles verliep gewoon zo soepel dat het voelde als een sprookje.”

Alles verliep gewoon zo soepel dat het voelde als een sprookje.

“Direct bij aankomst gaven de mensen van Saba Cares een heel welkom gevoel”, vertelt Erwin, consultant bij Fierit. “Ze waren wellicht wat aarzelend over het digitale werken maar hebben het heel goed opgepakt. Het was goed om te zien dat men het zo snel oppikte tijdens de trainingen. Dit zorgde ervoor dat de livegang ook soepel verliep. Dit had zeker ook te maken met de goede projectleiding van Lisette en haar collega’s.”

(tekst gaat door onder de afbeelding)

Overtuigd door gebruiksgemak

Zoals wel vaker bij grote verandering was het personeel wat aarzelend over de overgang, vooral degenen die weinig ervaring hadden met het werken met computers. Maar die aarzeling verdween al snel toen consultants Erwin en Marjolijn van Fierit naar Saba kwamen voor de implementatie. “Toen ze lieten zien hoe gebruiksvriendelijk het systeem is, was iedereen meteen ontspannen. En toen we eenmaal begonnen met het werken in Fierit, bleek het zelfs nog makkelijker dan we dachten.”

Het resultaat? Sinds de livegang van Fierit is er geen enkele klacht geweest. “Het voelt alsof het personeel al jaren met Fierit werkt,” aldus Lisette. “De zorgplannen zijn bijvoorbeeld een enorm verbeterpunt. Waar het voorheen een worsteling was om een goed zorgplan op papier te krijgen, biedt Fierit nu een duidelijk digitaal format dat het personeel stap voor stap door het proces leidt. Hierin zien we een duidelijke verbetering in de zorg die we bieden.”

Het voelt alsof het personeel al jaren met Fierit werkt

Aanbeveling voor andere organisaties

Rianne Plaisier raadt Fierit absoluut aan voor vergelijkbare organisaties. “De samenwerking met Fierit was geweldig. Alles verliep zo makkelijk, en als we vragen hadden, kregen we altijd de juiste antwoorden. Het systeem is zo gebruiksvriendelijk dat iedereen ermee overweg kan, en dat maakt het uniek.” Ook de verre afstand tussen Nederland en Saba levert geen problemen op. “Ondanks de afstand en het tijdsverschil is de communicatie tussen beide partijen erg goed. Ook als wij een dringend verzoek hebben, levert het tijdsverschil geen problemen op en is Fierit bereid om ons verder te helpen.”

Het advies van Saba Cares aan andere zorginstellingen die overwegen over te stappen naar een elektronisch systeem? “Wees voorbereid en weet wat je wilt”, vertelt Rianne. “Begin met de basis en bouw van daaruit verder. Fierit biedt je die flexibiliteit om mee te groeien, en dat maakt het een ideaal hulpmiddel.”

Met Fierit heeft Saba Cares niet alleen een oplossing gevonden voor hun administratieve uitdagingen, maar ook een partner die hen ondersteunt in hun voortdurende streven naar zorg van de hoogste kwaliteit.