Al jaren gaat de zorg gebukt onder zware regeldruk. Zorgmedewerkers brengen in verhouding veel tijd door achter de computer, tijd die we veel liever besteed zien aan cliënten en patiënten. Daarom is er al meerdere jaren aandacht voor het verlagen van die regeldruk. Maar wat zijn nu eigenlijk de oorzaken van regeldruk? Welke oplossingen zijn er al voorhanden en wat is het effect van de maatregelen die tot nu toe zijn genomen? In deze break-out sessie neemt Heike Brandes je mee langs deze vragen.
Budgetteren in de zorg is vaak een uitdaging. Hoe meer grip je hebt op de bedrijfseconomische kant van het zorgproces, des te beter je de zorgvraag kunt voorspellen.
Bij e-health denken we al snel aan het gebruik van online tools zoals beeldbellen, online dagboeken en allerlei andere mobiele apps die ondersteunen bij de behandeling. Tijdens de coronacrisis zijn deze tools bijna onmisbaar geworden om het werk van een zorgprofessional te kunnen uitvoeren. Maar draait het wel echt om de tools, of komt er meer bij kijken?
Wat kunnen zorgorganisaties doen om ervoor te zorgen dat een ECD of EPD leidt tot een hogere efficiency, lagere kosten en hogere kwaliteit van zorg?
Wie de grip op de bedrijfsvoering wil vergroten, moet ervoor zorgen dat de data in het actueel, accuraat en volledig zijn. Dat betekent dat het voor zorgverleners makkelijk moet zijn om registraties te doen. De zorgverleners staan immers aan de bron van alle registraties. Dit is een voorbeeld waarbij het ECD van cruciaal belang is. Bij de keuze voor een nieuw of ander EPD is het ook belangrijk om te kijken naar businesscase: wat kost het ECD of EPD? Wat is de toegevoegde waarde van het ECD of EPD? En wat zijn de belangrijkste eisen om te kiezen voor een ECD.
Na een demonstratie van de software voor het elektronisch cliëntendossier weet je in hoeverre een software leverancier aansluit op de wensen en behoeftes van jou en jouw collega’s. Wil je meer informatie over de businesscase van een ECD of met ons in contact komen? Wij gaan graag met je in gesprek over de mogelijkheden.
Informatiebeveiliging
Voor onze klanten is het ECD Fierit van cruciaal belang in de zorgverlening en bedrijfsvoering. In het ECD wordt gevoelige informatie over cliënten opgeslagen. Wij hebben uitgebreide maatregelen getroffen om informatiebeveiliging goed te regelen en daarmee zorg te dragen voor een betrouwbare en veilige dienstverlening.
Op dit moment werken 1 op de 7 werknemers in Nederland in de zorg. Als we in dit tempo zo door gaan, dan moet in 2040 1 op de 4 werknemers in de zorg werken. Dit zijn jaarlijks maar liefst 40.000 extra mensen die nodig zijn in de zorg. Hoe kunnen we deze uitdagingen met beide handen vastgrijpen? En hoe kunnen mobiele oplossingen nú al helpen met de uitdagingen waar zorgorganisaties dagelijks mee te maken hebben?
‘Eigenlijk zoals in de introductie ook wordt verteld staat de zorg de aankomende jaren voor een enorme uitdaging. De zorg is bijvoorbeeld wijkgerichter geworden. Mensen zijn steeds meer onderweg en leveren niet alleen zorg binnen een instelling. Verschillende zorgorganisaties en disciplines komen elkaar waar dan ook steeds meer tegen om gezamenlijk zorg te verlenen voor die ene cliënt. Zorgprofessionals van verschillende aanbieders en met verschillende disciplines werken hierdoor steeds meer samen. Het is dus geen ketenzorg meer, maar netwerkzorg.
Wat ik zelf een hele mooie verandering vindt is dat deze samenwerking natuurlijk ook direct invloed heeft op de cliënt. De cliënt (of mantelzorger) kan echt regie pakken, wordt steeds meer betrokken in de behandeling en kan hier zelf keuzes in maken. De manier van samenwerken tussen cliënten en zorgprofessionals veranderd dus ook.’
Vanuit de overheid zijn er steeds meer regels waar zorgorganisaties aan moeten voldoen. Denk bijvoorbeeld aan de Wet cliëntenrechten, wat het verplicht maakt dat je altijd elektronische inzage van je eigen gegevens moet kunnen hebben. Maar denk ook aan PGO’s (Persoonlijke gezondheidsomgeving) en MedMij. Er zijn steeds meer ontwikkelingen om de burger te ondersteunen in het krijgen van regie. Gerben vult hierop aan: ‘We moeten ervoor zorgen dat de wet- en regelgeving er niet toe gaat leiden dat de administratieve lasten steeds groter worden. Het wordt dan voor zorgprofessionals steeds lastiger om tijd te besteden aan cliënten. Daarbij zien wij ook dat zij worstelen met het delen van informatie. Zorgprofessionals willen samenwerken met alle betrokkenen voor de best mogelijke zorg voor de cliënt. Maar hoe krijg je nu je rapportage bij een andere discipline? Dit zijn uitdagingen waar ik en mijn team zich iedere dag mee bezig houden.’
Tenzinger is een technologie bedrijf dat zich richt op de zorg. Wij snappen de technologie en maken dit nuttig voor de zorg. De uitdagingen van de zorg leren we kennen vanuit gesprekken met de markt. ‘We zijn natuurlijk al jaren bezig met de uitdagingen en vraagstukken in de zorg. We werken daarom ook graag samen met onze klanten. Zo weten we wat er in de zorg speelt en waar er behoefte aan is. Uiteindelijk staat de zorg, en dan met name de zorgmedewerkers en de cliënt, centraal bij onze ontwikkelingen. Maar wel zodanig dat de bedrijfsvoering hun werk ook goed kan blijven doen. De registraties vanuit de zorg moet informatie worden voor de bedrijfsvoering. Natuurlijk met zo min mogelijk administratieve last.
Om een voorbeeld te geven merken we bijvoorbeeld dat er op dit moment veel behoefte is aan eenvoud, duidelijkheid en informatie. Als je bij je cliënt aankomt wil je vooraf al geïnformeerd zijn, zodat je in het contact alle aandacht aan je cliënt kan geven. Iemand moet zich eenvoudig kunnen inlezen en actuele informatie over de cliënt weten. Een verslag of activiteit moet eenvoudig gemaakt kunnen worden en vervolgens wil je kunnen zien waar je hierna naar toe moet en de route scannen. Tussendoor moet je misschien een crisis interventie plegen, je kilometers declararen of heb je een andere ongeplande activiteit die je gemakkelijk moet kunnen vastleggen. Hier wil je verder geen lasten bij hebben. Je wilt snel en soepel door je dag heen geholpen worden. De registratie van jouw zorgwerkzaamheden moeten ‘als vanzelf’ tevens leiden tot verantwoording van jouw activiteiten. Al deze informatie hebben we bij Tenzinger meegenomen in de ontwikkeling van onze Zorg App. Bovenstaand voorbeeld is dus geen toekomst, maar kan nu al. Er is nu al zo veel mogelijk met onze mobiele oplossingen. Zo worden zorgorganisaties nu al geholpen met alle uitdagingen waar een zorgprofessional dagelijks mee te maken heeft.
En we zijn zeker nog lang niet klaar! We zitten bij Tenzinger nooit stil. We hebben heel veel ideeën en kijken hoe we onze huidige oplossingen door kunnen ontwikkelen en ook nieuwe oplossingen kunnen ontwikkelen. Doordat we onlangs verder gegaan zijn als één Tenzinger kunnen we alle expertise van onze collega’s bij elkaar brengen. Er is zo veel kennis en ervaring in huis dat we nu nog meer slagkracht hebben om écht het verschil te maken in de zorg.’
‘In ons privé leven doen wij allen al heel veel ‘mobile’. In de zorg gebeurt dit nu ook meer en meer en met onze app ondersteunen we dit. Naast dat we kijken naar de huidige (door)ontwikkelingen, houden we ons bijvoorbeeld ook bezig met het verbeteren van de integratie van E-health en andere applicaties. We willen eigenlijk dat een zorgprofessional het gevoel heeft dat hij of zij vanuit één systeem werkt en hierin alles kan doen wat nodig is om zijn of haar dagelijkse werk zo gemakkelijk en goed mogelijk uit te voeren. De Zorg App is daarbij een belangrijk middel, maar ook de recente samenwerking met Centralpoint is een mooi voorbeeld. Met Centralpoint hebben we een totaaloplossing ontwikkeld om zowel je software als hardware naadloos op elkaar te laten aansluiten. Zo heeft een zorgorganisatie ook geen omkijken meer naar het beheer van devices. Onlangs heb ik hier samen met Gerben Boom van Centralpoint een eerste online sessie over gegeven.
Naast de huidige Zorg App en samenwerkingen gaan wij ook slim gebruik maken van de data die beschikbaar is. Alle jarenlange registraties zitten nog opgesloten in databases maar bevatten een schat aan informatie. Met moderne technologie kunnen wij de informatie ontsluiten en via bijvoorbeeld de Zorg App aan de zorg terug te geven. Denk bijvoorbeeld aan een sentiment-analyse of slimme signaleringen o.b.v. teksten. Deze technologie is vandaag de dag beschikbaar voor de zorg en we willen dit nu graag naar voren brengen.
Kortom: We kunnen nu al heel veel om de dagelijkse zorg en samenwerkingen te ondersteunen en daarnaast kijken we voortdurend naar de mogelijkheden om dit verder te brengen, ‘Mobile Healthcare’ en het gebruik van data zal dus nog veel meer op de voorgrond gaan komen de aankomende jaren. Anywho. Anytime. Anydevice. Anytime.’
Klantcase
Zorggroep Noorderboog heeft gekozen voor Fierit as a Service. Na een razendsnelle implementatie van nog geen twee maanden is de organisatie succesvol live gegaan in de nieuwe cloud omgeving.
Marjolein Holterman-Rorije, Hoofd Informatie-, Kwaliteit- en Procesmanagement: “Door ons ECD naar de cloud te brengen krijgen onze IT’ers meer tijd om zich te richten op zorgtechnologische innovaties.”
Holterman-Rorije: “Binnen onze zorggroep hebben we een echte cloud strategie. Eind 2020 wilden we ons gehele applicatie landschap in de cloud hebben. Daarmee zijn we veel flexibeler, kunnen we gemakkelijker op- en afschalen en zijn we beter voorbereid op technologische innovaties, zoals AI, domotica, IoT en blockchain.
De ontwikkelingen en de toename van data gaan hard en je ziet dat onze beheerders tijd te kort komen om al die nieuwe technologieën te omarmen. Door ons ECD naar de cloud te brengen krijgen onze IT-ers meer tijd om zich te richten op die innovaties. Ook biedt het ECD Fierit veel continuïteit: we hebben nooit meer volgelopen schijven en trage systemen en we krijgen nu 24/7 ondersteuning en snelle responstijden.
De livegang is heel goed verlopen. Het team van Tenzinger heeft zich voor 100% ingezet. De samenwerking was heel prettig en we zijn heel tevreden over de snelheid waarmee onze medewerkers weer aan de slag konden. Tenzinger heeft in dit proces goed met ons mee gedacht en oplossingen aangedragen, ook bij problemen die buiten hun eigen verantwoordelijkheid lagen. Het project ging super!
Om de doorstroom van cliënten binnen onze organisatie (het zorgpad) beter te ondersteunen willen we onze wijkverpleging ook onderbrengen bij Fierit. Zowel onze intramurale- als extramurale afdeling kan dan werken volgens het Mikzo. Dit komt de kwaliteit van de zorg ten goede, creëert meer synergie binnen de organisatie en werkt kostenbesparend.”
Zorggroep Noorderboog biedt professionele en persoonsgerichte zorg en ondersteuning voor alle ouderen en iedereen met ouderenproblematiek. Noorderboog heeft achttien verpleeghuizen en woonzorgcentra in Zuidwest-Drenthe en Noordwest Overijssel.
De zorgregistratie is de basis voor een financieel gezonde zorgorganisatie. Vanuit de geregistreerde zorg, de zogenaamde “productie”, zullen declaraties ontstaan die verstuurd worden naar onder andere zorgkantoren, gemeenten en verzekeraars. De zorgregistratie is in feite de bron van inkomsten voor jouw zorgorganisatie, waarbij veel partijen zijn betrokken. Het is daarom belangrijk om je registratieproces goed te hebben ingericht en zo optimaal mogelijk te hebben draaien. Wij weten hoe belangrijk dit proces voor zorgorganisaties is en daarom hebben we ervoor gezorgd dat je op drie punten in het proces je zorgregistratie kunt optimaliseren en controleren, te weten: inrichting, uitvoering van zorg en controle.
Om je zorgregistratie te optimaliseren adviseren we om jaarlijks je interne producten langs te lopen en degene die niet meer in gebruik zijn een einddatum te geven, zodat ze niet meer gebruikt kunnen worden. Hetzelfde geldt voor de Externe Wmo/Jw producten, financieringswijzen, prestaties, tarieven en locaties. Ook is het aan te raden de prestatietabel zo schoon mogelijk te houden. Voor de zorgverzekeringswet kan je tarieven per koepelverzekeraar inrichten. Zijn de tarieven voor alle AGB binnen jouw organisatie gelijk? Differentieer dan in de prestaties niet op AGB code. Een opgeschoonde tarievenlijst zorgt ook voor minder werk in de toekomst, als nieuwe tarieven ingelezen moeten worden.
Ieder jaar wijzigt er wel iets in de wet- en regelgeving rondom de zorg. De ene keer zijn het grote en ingrijpende wijzigingen, de andere keer kleine aanpassingen. Op de website van iStandaarden kun je informatie vinden over de aanstaande wijzigingen. Deze wijzigingen hebben vaak ook invloed op (de inrichting van) jouw ECD. Vanuit Fierit worden jaarlijks sessies georganiseerd om jullie op de hoogte te brengen van de aanstaande wijzigingen, zodat jullie tijdig goede voorbereidingen kunnen treffen.
Een optimale zorgregistratie in de uitvoering van zorg kan bereikt worden door te registreren via zo min mogelijk schijven, oftewel verantwoording door de bron. Dit wil zeggen dat bijvoorbeeld de wijkverpleegkundige of ambulant begeleider zelf de zorg die hij of zij levert, verantwoordt vanuit de Medewerkeragenda. Voor begeleiders op de dagbesteding betekent dit dat ze gelijk via de Aanwezigheidsregistratie aangeven welke cliënten aanwezig zijn op die dag. Verantwoording bij de bron voorkomt dubbele registratie en dus minder fouten die hersteld dienen te worden.
Het vervolg van verantwoording bij de bron is decentrale afhandeling van de verantwoorde zorg. Dit wil zeggen dat een teamleider of zorgmanager wekelijks de productie in het voorportaal afhandelt. Zij zijn in principe ook verantwoordelijk voor de geleverde zorg en hebben zo nog een controle mogelijkheid. Hierdoor komt minder druk bij centrale medewerkers te liggen, die vaak minder zicht hebben op de geleverde zorg.
Gebruik de cliëntkaarttellers: In de cliëntkaart, waar zorg wordt gepland, zijn boven in beeld groene of rode balkjes zichtbaar per intern product wat gepland kan worden via de cliëntkaart. Een groen balkje betekent dat er nog dat aantal uren, dagdelen of contacten is in te plannen om binnen de aangemelde zorgomvang te blijven. Een rood balkje betekent dat er te veel zorg gepland staat dan in de aanmelding staat. Zodra de balkjes dus niet meer zichtbaar zijn, weet je dat de geplande zorg even groot is als de omvang waarvoor de cliënt is aangemeld.
Gebruik overzichten: Als consultant krijg ik regelmatig de vraag; mis ik niks in mijn facturatie? Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, zijn er in Fierit diverse overzichten die je hiervoor kan gebruiken. Een voorbeeld is het overzicht “productieverloop”. In dit overzicht kan je over een bepaalde periode, per financieringsstroom, zien hoeveel zorg is gepland, verantwoord, afgehandeld in het voorportaal en gefactureerd. Daarnaast is er ook een overzicht levering buiten bandbreedte voor Wmo/Jw en Wlz. Hierin wordt de zorg die geïndiceerd is, vergeleken met de zorg die is geleverd. Te veel zorg leveren, betekent dat een deel van de zorg niet vergoed zal worden en je dus op eigen kosten levert.
Uiteraard is dit maar een beknopte beschrijving van de mogelijkheden waarop je je zorgregistratie kan optimaliseren. Vanuit Tenzinger bieden we onder andere een kosteloze optimaliseringsscan aan, om te kijken op welke punten jouw zorgregistratie geoptimaliseerd kan worden. Mocht je hier interesse in hebben, neem dan gerust contact met ons op.
Wat is veiliger, software op een eigen lokale server of software in de cloud? Het elektronisch patiëntendossier (EPD) wordt steeds vaker als een ‘Software as a Service’ (SaaS) dienst aangeboden. Hierbij draait het EPD niet op een server bij de eindgebruiker, maar bevindt de server zich in ‘de cloud’. Waar de data ook staat, de zorginstelling is eindverantwoordelijk. Daarom is het belangrijk kritische vragen te (blijven) stellen aan jouw EPD-leverancier om te weten hoe deze omgaat met privacy, informatiebeveiliging en dataopslag. In deze whitepaper lees je hoe je vanuit een SaaS-situatie mogelijke risico’s samen met je EPD-leverancier minimaliseert.
De Ideale Zorgorganisatie