Zorgorganisaties staan continu oog in oog met maatschappelijke uitdagingen, ontwikkelingen en veranderende wet- en regelgeving. Organisaties moeten voortdurend meebewegen in een veranderende omgeving. En dat terwijl zij erop gericht zijn om de meest passende zorg te leveren aan hun patiënten. Is jouw zorgorganisatie klaar voor de toekomstige veranderingen in het complexe zorglandschap? En hoe draagt Value Based Healthcare daaraan bij?
Dit webinar heeft plaatsgevonden op 20 september 2022, via het formulier hiernaast kun je de opname downloaden.
Dagelijks wordt het elektronisch cliëntendossier (ECD) verrijkt met informatie over cliënten, behandelingen en afspraken. Zorgaanbieders zetten deze data op dit moment voornamelijk in voor behandelregistratie, als informatievoorziening naar cliënten en collega’s en de uiteindelijke facturatie. Zonde! Want deze data kunnen we op nog veel meer manieren inzetten ten goede van de zorg.
Maar waar begin je? Dit is de vraag die bij veel zorgaanbieders speelt. In dit webinar nemen data scientist Wessel Sandtke en business developer Joep van Gorp je mee in de mogelijkheden van data science. Aan de hand van verschillende praktijkvoorbeelden laten we zien wat zorgaanbieders met de verborgen schat aan data uit het ECD kunnen doen en wat daarvoor nodig is. Ontdek waar je morgen al mee aan de slag kunt.
In de toekomst is er meer tijd voor zorg
Value Based Healthcare geeft tijd terug aan de zorg
Value Based Healthcare
De gezondheidszorg staat de komende jaren voor grote uitdagingen. Door de huidige vergrijzing stijgt de complexe zorgvraag. In alle zorgsectoren is er een groot tekort aan zorgverleners. In 2040 zouden met de huidige prognose meer dan 2 miljoen mensen in de zorg moeten werken om aan de toekomstige zorgvraag te voldoen. Dat is gelijk aan 1 op de 4 werkende mensen. Zonder wijzigingen in het beleid zullen de zorgkosten elk jaar met ongeveer 3% stijgen, tot een bedrag van 170 miljard in 2040. Deze ontwikkelingen vragen naar een integrale aanpak om de zorg betaalbaar, doelmatig en toegankelijk te houden voor alle mensen met een zorgvraag.
Patiënt staat centraal
In de gezondheidszorg wordt mede daarom meer en meer de focus gelegd op het centraal stellen van de patiënt, waarbij wordt voldaan aan de wensen en voorkeuren, zodat de meest kosteneffectieve zorg kan worden geleverd. Michael Porter, professor aan de Harvard Business School en expert op het gebied van strategie en concurrentie, draagt hieraan bij met zijn visie van Value Based Healthcare. Deze behoefte is ontstaan door de verschuiving van kwantiteit naar kwaliteit van zorg, waarbij de toegevoegde waarde voor de patiënt centraal staat.
Waardegedreven zorg
Value Based Healthcare, ook wel waardegedreven zorg genoemd, gaat over het verbeteren van de gezondheidszorg door nadruk te leggen op gezondheidsuitkomsten in plaats van kosten. De definitie van waarde voor een patiënt die vaak wordt gebruikt is die van Michael Porter: “health outcomes achieved per dollar spent” (Porter, 2010)*. De betekenis van deze definitie richt zich op patiëntgerichte uitkomsten, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen klinische- en patiëntgerichte uitkomsten, en de kosten gemaakt voor het gehele zorgproces van de individuele patiënt.
Tijd teruggeven aan de zorg
Wij vinden het van groot belang om waarde toe te voegen aan de zorg van de patiënt. Dit doen wij door tijd terug te geven aan de zorg. Door bijvoorbeeld processen op orde te maken, administratieve lasten te verminderen of het invoeren van een vernieuwd ICT-systeem. Tenzinger kan helpen bij het creëren van de randvoorwaarden voor het leveren van Value Based Healthcare met wat wij noemen ‘De Ideale Zorgorganisatie’ (IZO).
Hoe past dit in een Ideale Zorgorganisatie?
Bij kantelingen of grote veranderingen blijkt regelmatig dat bij het vormgeven aspecten van de zorgorganisatie worden ‘vergeten’. Zorgorganisaties kunnen op een bepaalde manier ingericht worden, zodat de fundering voor het leveren van Value Based Healthcare gelegd is. Op basis van ervaringen en theorieën op het gebied van bedrijfsoptimalisatie en implementatie heeft Tenzinger het concept ‘De Ideale Zorgorganisatie‘ gevormd. De IZO bestaat uit 8 pijlers die met elkaar in balans moeten zijn om veranderingen op een toekomstbestendige manier door te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de cultuur van een instelling, de inrichting van processen, de veranderbereidheid van medewerkers of de kennis en vaardigheden van professionals. Is jouw organisatie klaar voor een verandering als de invoering van Value Based Healthcare?
Klein beginnen
Ondanks wereldwijde erkenning van het nut van Value Based Healthcare in de cure sector, loopt de implementatie van VBHC achter in de GGZ en jeugdzorg/care sector. Vele organisaties hebben moeite met waar en hoe te beginnen. Wij kunnen je helpen met een analyse van je organisatie en bij de implementatie van VBHC met ons concept ‘de ideale zorgorganisatie’. Ons belangrijkste advies, begin klein! Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van multidisciplinaire teams rondom een patiënt met een hulpvraag of het inzetten van de juiste patiëntendossiers. Wil je een persoonlijker advies? Neem dan contact met ons op.
Neem contact op
Maak het verschil, samen werken aan gezondheid
Zorg & ICT 2022
Dit evenement is geweest. Op 14, 15 en 16 juni stonden wij op de vakbeurs Zorg & ICT. We spraken weer veel interessante mensen en gaven inspirerende theatersessies. Hieronder vind je de onderwerpen en sprekers waarmee we de theaters vulden afgelopen juni.
Volgend jaar zijn we er weer! Zien we je daar?
Digitale innovatie als versterker van eigen regie
Heike Brandes & Anne Marsman
Dinsdag 14 juni 13:00-13:30
Eigen regie. Er zijn maar weinig termen binnen de zorg die zo vaak gebruikt worden als ‘eigen regie’. Maar wat is eigen regie eigenlijk en wat betekent het om géén ‘eigen regie’ te hebben?
Eigen regie kan worden versterkt door het hebben van inzicht in en overzicht op je eigen behandel- of begeleidingsproces, maar daarmee ben je als cliënt nog steeds maar beperkt in control. Door je ECD in te zetten als samenwerkingsplatform krijg je als cliënt de mogelijkheid zelf een bijdrage te leveren aan je eigen proces, je schrijft mee aan je eigen plan, hebt invloed op je eigen doelen en de voortgang daarop. Maar hoe kun je de tools die je ter beschikking staan ook echt gaan inzetten om je eigen regie te vergroten, en wat vraagt dat? Samen met ervaringsdeskundige en psychologe Anne Marsman gaat Heike Brandes, productmanager bij Tenzinger, op zoek naar antwoorden op deze vragen.
Van zorgdata naar inzicht en actie
Maja Vasić & Naud Wirtz
Donderdag 16 juni 11:30-12:00
In deze interactieve sessie neemt Maja Vasić, Business Developer bij data scale-up 6Gorilla’s, je mee in hoe real-time inzicht in je data al binnen een maand meetbare impact heeft op jouw zorginstelling. Samen met Naud Wirtz, Directeur van FortaServices, laat Maja zien hoe inzichten uit data toepasbaar gemaakt kunnen worden en hoe klein de stap naar volledige regie over je zorgprocessen is.
Cliëntspecifieke inzet van domotica in de langdurige zorg
Egbert Schaap & Gijs van Buitenen
Woensdag 15 juni 13:00-13:30
Domotica zet je het liefst zo cliëntspecifiek mogelijk in. Je wil veilige zorg bieden, zonder de privacy van je cliënt te schaden. Dat vraagt om slimme inzet van domotica. En om procedures die bepalen wie wanneer beslist wat er wordt ingezet. Behalve de cliënt zelf, spelen ook verwanten, zorgprofessionals en wet- en regelgeving hierin een rol. De inzet van domotica is veel meer dan alleen een technisch vraagstuk. Senior Business Consultant Egbert Schaap begeleidt samen met projectleider Gijs van Buitenen de implementatie van slimmere domotica bij zorginstelling SOVAK. In deze theatersessie nemen zij je mee in de uitdagingen en laten zij zien hoe SOVAK de cliënt centraal stelt, zonder scheinveiligheid te creëren.
Van harmonisatie naar optimalisatie
Albrecht van der Wier
Donderdag 16 juni 13:00-13:30
De implementatie van AFAS in je zorgorganisatie kan een impact hebben op de bedrijfsprocessen en je medewerkers. Tijdens deze sessie delen wij vanuit een klantcase wat er noodzakelijk is om AFAS succesvol te implementeren in je organisatie en hoe je het proces goed kunt sturen. Ook laten we zien hoe deze klant uiteindelijk van harmonisatie naar optimalisatie is gegaan. De volgende onderwerpen komen aan bod:
- Het harmoniseren van je organisatie en het opnieuw uitvinden van je interne processen;
- De lessons learned van een goede AFAS implementatie;
- De investering in het optimaliseren van AFAS en wat levert het je concreet op?
5 strategische keuzes voor de jeugdzorg van morgen
Siep Kosse & Ariënne Visser
Woensdag 15 juni 13:45-14:15
Vooral in de jeugdzorg is regionale afstemming belangrijk. Hierin spelen ICT en data een steeds grotere rol. Welke vijf keuzes moeten zorgbestuurders maken om te komen tot regionale zorg-ecosystemen die de zorg voor jeugdigen optimaal alloceren? Die – anders gezegd – meer tijd opleveren voor degenen die dat het meeste nodig hebben? Tenzinger directeur, Siep Kosse, en zorgbestuurder, Didier Dohmen, pellen samen de mogelijkheden van ICT en data af.
Wachtlijsten in de zorg wegwerken?
Leer van de ‘first time right’ en ‘zero defects’-aanpak in andere sectoren
Al jarenlang kampen diverse deelsectoren van de zorg met wachtlijsten. Jeugdzorg, gz en ggz, verpleeghuiszorg, gehandicaptenzorg; overal staan cliënten lang op een wachtlijst. Soms zo lang dat ze vanzelf promoveren tot spoedgeval, waardoor de mensen op de reguliere wachtlijst nog langer moeten wachten. Alle betrokken stakeholders kennen het probleem, kennen ook schrijnende praktijkvoorbeelden, maar toch blijft geld altijd een issue. Daarom is het tijd om dit thema niet langer te bekijken door de kostenbril, maar door de bril van brede maatschappelijke opbrengsten.
Want al jaren gaan de debatten in politiek Den Haag vooral over de kosten van zorg. De gedachte achter de decentralisatie van jeugdzorg en thuiszorg naar gemeenten was dat door vroegsignalering zwaardere zorg voorkomen zou worden, wat zou leiden tot een bezuiniging. Die gedachte klopt ook wel. Er was bij het vaststellen van de budgetten alleen geen rekening gehouden met een sterk stijgende zorgvraag. Met als gevolg dat de huidige budgetten te krap zijn.
Het informele netwerk is overbelast
Dit leidt onherroepelijk tot een druk op gemeenteambtenaren die keukentafelgesprekken moeten voeren met cliënten. Zij zetten soms onbewust de verkeerde bril op. De bril: hoe kunnen we het netwerk rondom de cliënt zo mobiliseren dat zo min mogelijk formele en professionele zorg nodig is? In plaats van de bril: welke professionele zorg is nodig om de zelfredzaamheid van deze persoon, dit gezin of deze familie te vergroten? Er was daardoor onvoldoende oog voor het feit dat sommige cliënten het met hun informele netwerk alleen niet redden. Er was ook onvoldoende aandacht voor het feit dat het informele netwerk soms zo zwaar werd belast dat mantelzorgers het niet meer trokken. Omdat je als mantelzorger nooit tegen een kind, partner of ouder zegt ‘zoek het zelf maar uit’, vallen deze mensen uit op hun werk, ontwikkelen zelf aandoeningen die ze niet zouden hebben zonder de overbelasting en ga zo maar door.
Breng de gevolgschade in kaart
Daarom is het nu tijd om de gevolgschade eens te berekenen. Hoeveel kost het de maatschappij als we het capaciteitsvraagstuk in de gz en ggz, jeugdzorg, ouderenzorg en gehandicaptenzorg niet oplossen? Wat is de maatschappelijke impact van het huidige financiële beleid? Wat kost de vaak veel duurdere spoedzorg die nodig is doordat een wachtende cliënt niet op tijd is geholpen? Over hoeveel manjaren aan verloren arbeidsuren hebben we het doordat mantelzorgers uitvallen op hun werk of bewust minder uren gaan werken om mantelzorg te kunnen leveren?
Stel effectiviteit boven efficiency, kwaliteit boven kosten
Daarom is het tijd dat we als sector zelf de businesscase maken; een businesscase om aan te tonen wat het effect is op de totale maatschappelijke kosten als we het budget voor de zorg verhogen, zodat meer mensen de juiste zorg op het juiste tijdstip en de juiste plek ontvangen. Het is tijd om effectiviteit boven efficiency te stellen, om kwaliteit van zorg belangrijker te vinden dan de kosten. Want dan zullen veel van de dure escalaties niet meer nodig zijn en zal het verlies aan arbeidsproductiviteit van mantelzorgers als sneeuw voor de zon verdwijnen. Vraag het maar eens aan andere sectoren die focussen op ‘first time right’ en ‘zero defects’, zoals de producerende industrie. Zij kunnen je vertellen: een focus op kwaliteit leidt vanzelf tot kostenverlaging omdat de kosten van het herstellen van fouten hoger zijn dan de kosten die je eenmalig moet maken om ‘first time right’ te bereiken. Andersom leidt een focus op kosten tot meer fouten, meer rework en op lange termijn hogere kosten.
Kijk de kunst af bij de ziekenhuiszorg
Wil je inspiratie opdoen voor zo’n aanpak? Neem een voorbeeld aan de ziekenhuiszorg en aan alle belangengroepen daar omheen die momenteel allerhande cijfers ophoesten over de gevolgen van uitgestelde coronazorg. Zij presenteren zowel generieke als specifieke cijfers. Bijvoorbeeld: in 2020 zijn 4.000 minder nieuwe diagnoses van kanker gesteld. De diagnoses die wel gesteld werden, waren ernstiger. Zo is het aantal melanomen met uitzaaiingen naar de hersenen gestegen van 27 naar 41 procent (van alle uitgezaaide melanomen). Het zijn cijfers die in bijna iedere krant stonden en zelfs het tv-journaal haalden. Maak zo’n specifieke vertaling ook eens voor de ggz, jeugdzorg, ouderenzorg of gehandicaptenzorg. Hoeveel jongeren met een eetstoornis belanden door uitgestelde behandeling in het ziekenhuis? En hoeveel van hen overlijden?
Verbeteren begint met meten
Op hoog niveau ontstaat soms de neiging om te denken dat ‘het systeem nu eenmaal zo werkt’. Terwijl patiënten, ouders en behandelaren de wanhoop vaak nabij zijn. Waarom wordt een kind met kanker meteen behandeld, maar een kind met een eetstoornis aan zijn lot overgelaten? Als we als maatschappij en als zorgverleners echt willen dat hier iets aan verandert, dan moet je beginnen met meten. Hoeveel cliënten staan op een wachtlijst? Wat is hun diagnose? Hoe snel verslechtert hun prognose door uitgestelde zorg? Welke directe kosten brengt dat met zich mee? En welke indirecte kosten? Wedden dat de businesscase dan zo op tafel ligt?
Wil je weten hoe je kunt starten met meer en beter inzicht in je eigen wachtlijsten? Download onze whitepaper ‘Beter wachtrijmanagement met de Tenzinger wachtrijverslimmers.’
Neem contact op met Derkje
10
Feb
Voor klanten, relaties en geïnteresseerden
Zorgverslimmers Show
Dit evenement heeft plaatsgevonden op 10 februari 2022. Toen nog volop in lockdown was dit een online event voor onze opdrachtgevers, relaties en andere geïnteresseerden. Tijdens deze talkshow ging presentatrice Nicole Terborg in gesprek met inspirerende en spraakmakende Zorgverslimmers. Het thema dat centraal stond: Zorgverslimmen: hoe doe je dat? Hoe creëer je meer tijd en aandacht voor innovatie in de zorg? En onder het motto ‘voorspellen is beter dan genezen’: hoe zet je data in voor een betere jeugd- en pleegzorg?
De Zorgverslimmer award
Tenzinger nomineert ieder jaar 24 zorgverslimmers. Met deze award wil Tenzinger iedereen in de zorg aansporen om mee te blijven denken én werken aan een slimmere zorg.
Tijdens de show werd bekend gemaakt dat Yvette Roke de award van 2021 gewonnen heeft!
Keep up the change
Zorg & ICT 2021
Dit evenement is geweest
Op 2, 3 en 4 november 2021 stonden we weer op de beurs en hebben we inspirerende theatersessies gegeven tijdens Zorg & ICT. Hieronder lees je meer over de theatersessies.
Samenwerken maakt starten met data toegankelijk
Dinsdag 2 november | 10.45-11.15 uur | Theater 2
Zorgorganisaties zien steeds meer de waarde van data. Ze willen data inzetten om processen te verbeteren en meer zicht op de zorginhoud te krijgen. Toch lijken velen het nog ingewikkeld te vinden om dit in de praktijk te brengen.
Om deze drempel weg te nemen is het goed om samen op te trekken. Want, hoeveel meer kennis krijg je als je deze met elkaar deelt? En hoeveel efficiënter kun je werken als je samen je logica ontwikkelt? Wij vertellen je in deze sessie hoe zorgorganisaties kunnen samenwerken om het werken met data toegankelijker te maken.
Sprekers: David Tom en Ruben Gies
De digitale revolutie – betere samenwerking voor de zorg van morgen
Dinsdag 2 november | 11.30-12.00 uur | Theater 1
Door de COVID-19 pandemie is het (nog) duidelijk(er) geworden dat een goede samenwerking met partijen in de zorg belangrijk is. Het uitgangspunt van onze visie op een zorg ecosysteem is de zorg beter maken voor de patiënt, aantrekkelijker voor de zorgprofessional en kostenefficienty voor de maatschappij.
Vaak blijft data tegenwoordig het containerbegrip data, waar verder niet veel mee wordt gedaan. Om de zorg van morgen te verbeteren is het van belang om deze data te koppelen en om te zetten in kennis. In deze sessie nemen wij je mee in onze visie op het zorg ecosysteem en hoe we samen kunnen werken aan de zorg van morgen.
Op weg naar de Ideale Zorgorganisatie: voor bestuurders met lef
Woensdag 3 november | 10.45-11.15 uur | Theater 1
De komende 20 jaar staat de zorgsector voor grote maatschappelijke uitdagingen. Zowel de zorgvraag als de zorgkosten nemen toe, met onvoldoende professionals om aan deze zorgvraag te kunnen voldoen. Om jouw zorgorganisatie mee te laten groeien met deze ontwikkelingen is een gezonde zorgorganisatie onmisbaar. Met een Ideale Zorgorganisatie heeft jouw organisatie een voorsprong voor de komende jaren.
Sprekers: Quintijn Aman en Marjolijn Beuker
Grip in je jeugdzorgorganisatie? Start met data uit je ECD
Woensdag 3 november | 11.30-12.00 uur | Theater 1
De data uit het ECD is voor een zorginstelling van belang om grip te krijgen op zorginhoudelijke en bedrijfskundige processen. Een goede ontsluiting van data uit het ECD zorgt ervoor dat je ieder moment van de dag inzicht hebt in hoe het ervoor staat met jouw organisatie. Tijdens deze sessie nemen wij je mee in de inzichten die data uit het ECD jouw zorgorganisatie kan bieden. We delen de laatste stand van zaken met betrekking tot de zorginhoudelijke mogelijkheden van kunstmatige intelligentie aan de hand van concrete voorbeelden.
Sprekers: Joep van Gorp en David Tom
Mikzo | Het meetinstrument voor een kwalitatief zorgplan
Donderdag 4 november | 10.45-11.15 uur | Theater 1
Meer dan 30.000 cliënten in ruim 250 verpleeghuizen en 15.000 cliënten in de thuiszorg hebben al een Mikzo plan. Het Mikzo is een methodiek waarmee (wijk)-verpleegkundigen en behandelaren samen met de cliënt en zijn of haar verwanten een zorgplan maakt. Dit zorgplan reist met de cliënt mee en maakt persoonsgericht en methodisch werken mogelijk.
Wij hebben het Mikzo volledig geïntegreerd in ons ECD Fierit. Ben je benieuwd naar deze methode? Schrijf je dan in voor onze sessie!
Sprekers: Mareille Hulshof (Tenzinger) en Sven Gutker de Geus (CareNext)
Live uitzending
Campus Tenzinger: Data en doen!
Campus Tenzinger
Dé talkshow die experts en bestuurders in de zorg prikkelt door in gesprek te gaan en te inpireren met verhalen. Campus Tenzinger staat voor kennis delen door het vertellen van persoonlijke verhalen. Actualiteiten en ontwikkelingen uit de zorgsector staan centraal.
Dit evenement is geweest.
Op 21 oktober 2021 was de eerste editie van Campus Tezninger. Het centrale thema in deze eerste live uitzending was Data & doen in de Jeugdzorg en GGZ! Onder leiding van presentatrice Aldith Hunkar gingen de tafelgasten in gesprek over de enorme uitdagingen in de zorg en hoe data hier oplossingen voor kunnen bieden. In de uitzending schoof Nellieke de Koning, bestuurder en kinder- en jeugdpsychiater bij jeugdzorginstelling Levvel, aan om te vertellen hoe Levvel data ziet als essentieel bij het steeds verbeteren en vernieuwen van zorg. Psychiater en Hoogleraar Innovatie bij het UMC Utrecht, Floortje Scheepers, zat aan tafel om haar visie op het gebruik van data in de GGZ te delen. Ook David Tom, directeur van de data scale-up 6Gorilla’s, en Vivian Hemmelder, medeoprichter van Gek van GGZ, deelden hun dromen, uitdagingen en oplossingen om tot een slimmere en effectievere Jeugdzorg en GGZ te komen.
In 3 stappen naar een goede jaarovergang in de zorg
pa·niek·in·rich·ten (het; o)
- paniekerig en roekeloos inrichten van een applicatie met fouten en herstelacties tot gevolg
De zomer is voorbij, het laatste kwartaal van 2020 is begonnen en dat betekent; drukte rondom de jaarovergang in de zorg. De jaarovergang wordt vaak gezien als een belastende en invloedrijke periode. Voor de jaarafsluiting en de jaaropening moeten er vele wijzigingen worden doorgevoerd zoals in wet- en regelgeving, in prestatie- en productcodes en in tarieven.
Bekijk profielBekijk profiel
De jaarovergang in de zorg is een continu proces
In een eerdere blog bepleitte wij dat er niet alleen sprake is van een jaarovergang aan het einde en het begin van het jaar, maar dat dit een continu proces is waarvan de verschillende stappen het hele jaar door spelen en veel invloed hebben op elkaar.
Wanneer de inkoopafspraken moeizaam verlopen, is er een grotere kans op tijdgebrek in de afstemming op de inrichting van de applicaties. Dit heeft weer consequenties voor de facturatie, accountantscontrole en uiteindelijk weer voor de inkoopafspraken voor het volgende jaar. Er is dus sprake van een continu proces waar verschillende partijen betrokken zijn; Zorginkoop, Functioneel Applicatiebeheer, Zorgadministratie, Facturatie en Control. Wij spreken daarom niet van een jaarovergang maar van een jaarverloop.
Creëer meer aandacht in de processen rondom de jaarovergang in de zorg
Creëer aan het begin van het jaar een werkgroep ‘Jaarverloop’ bestaande uit afgevaardigden van alle betrokken partijen zo luidde ons advies. In deze werkgroep wordt de voortgang en monitoring van de processen herhaaldelijk besproken en begrijpen alle leden hun rol in het geheel. Hierdoor ontstaat meer aandacht voor de processen en de vertaling naar praktijk en wordt ‘paniekinrichten’ aan het einde van het jaar voorkomen. ‘Paniekinrichten’ wat kan resulteren in fouten en achterstanden in de facturatie met tijdrovende herstelacties tot gevolg.
‘Ja’ zul je nu denken, ‘dat is een goed advies, maar wat kan ik hier nog mee in Q4 van 2020?!’. Als je voor het eerst met deze visie in aanraking komt of als door de Coronaperikelen niet alle goede voornemens van dit jaar van de grond gekomen zijn, is er gelukkig ook nú nog genoeg wat je kunt doen! We nemen je mee in drie overzichtelijke stappen.
Stap 1: Zet de juiste mensen bij elkaar
Het allerbelangrijkste rondom de jaarovergang is dat de juiste mensen bij elkaar komen. Elke afdeling heeft zijn eigen taken en prioriteiten, maar deze komen rondom de jaarovergang allemaal samen. Door de betrokkenen bij elkaar te zetten vindt kennisoverdracht plaats die hoognodig is. Zorginkoop weet welke contractafspraken worden gemaakt, welk producten zijn ingekocht, tegen welke tarieven. Functioneel Applicatiebeheer kan meedenken in het vertalen van deze afspraken in de inrichting van het EPD/ECD. De Zorgadministratie en Facturatie zullen met de nieuwe contractafspraken moet werken en mogelijk de nodige omzettingen moeten doen om alles in orde te maken voor het nieuwe jaar. Control weet welke rapportages en verantwoordingen achteraf nodig zijn, waar vooraf rekening mee moet worden gehouden. Al deze partijen vormen dus een belangrijke schakel in het proces, maar weten elkaar niet altijd op tijd rondom dit onderwerp te vinden.
De belangrijke schakels nog even op een rij (terminologie kan per organisatie verschillen):
- Zorginkoop/Verkoop/Accountmanagement
- Functioneel Applicatiebeheer
- Zorgadministratie/Cliëntadministratie
- Facturatie/Financiële Administratie
- Planning & Control/Zorgcontrol
Stap 2: Maak een impactanalyse voor de jaarovergang in de zorg
Elke jaarovergang is anders en de impact is erg afhankelijk van de veranderingen die op verschillende gebieden worden doorgevoerd nadat de champagne is ontkurkt. Daarom is ons advies om zo snel mogelijk te beginnen met het maken van een impactanalyse zodat je als organisatie niet voor verrassingen komt te staan met paniekinrichten tot gevolg. Om de impact zo volledig mogelijk te bepalen, is aan te raden in ieder geval de volgende aandachtsgebieden te inventariseren:
- Wijzigingen Wet- en regelgeving
Geen jaarovergang zonder wijziging in de wet- en regelgeving. Niet alle wijzigingen hebben evenveel impact en de impact kan op diverse terreinen liggen van puur administratief tot meer zorginhoudelijk. Zorg dat je op de hoogte bent door de verschillende nieuwsbronnen goed in de gaten te houden. Welke nieuwsbronnen dit zijn is afhankelijk van de financieringsstromen waar je als organisatie mee te maken hebt. Cure4 publiceert elk jaar een overzicht van alle wijzigingen. Daarnaast worden grote wijzigingen nog eens extra uitgelicht zoals dit jaar de wijzingen in het berichtenverkeer in de blog “Op naar de iJW en iWMO 3.0”. Als je een beeld hebt van wat er op jullie af gaat komen, informeer dan bij de softwareleverancier van jullie EPD/ECD hoe deze wijzingen door hen worden verstaat in de applicatie. - Nieuwe contractafspraken
Naast de landelijke wet- en regelgeving, kunnen er per financier nog aanvullende afspraken worden gemaakt in de contracten. Denk aan de uitvoeringsvarianten die worden gekozen, producten die worden ingekocht en de tarieven die worden afgesproken. Zorginkopers starten meestal al vroeg in het jaar met de eerste voorbereidingen voor de zorgcontractering. Voor een soepel administratief en facturatieproces, maar ook voor de juiste verantwoording, is het van belang dat deze afspraken op de juiste manier worden ingericht in het EPD/ECD. - Interne wijzigingen
Ook voor organisaties zelf in de eerste van januari een mooie datum om wijzigingen door te voeren. Niet alleen om een frisse start te maken, maar ook omdat een nieuw boekjaar wordt geopend. Denk hierbij aan wijzigingen in organisatiestructuur, kostenplaatsen of (administratieve) locatie wijzigingen. Ook dergelijke wijzingen kunnen impact hebben op administratieve processen en de inrichting van applicaties.
Stap 3: Stel een plan van aanpak op
Misschien spreekt dit voor zich en kun je zelf wel invullen wat we hiermee bedoelen. Toch noemen we dit apart, omdat hierin de details het verschil kunnen maken tussen in één keer goed of een grote herstelactie achteraf.
- 1. Planning maken
Nadat de impact is bepaald kun je met elkaar beoordelen welke middelen en tijdsinvestering nodig is om de wijzingen door te voeren. Hebben de wijzigingen vooral veel impact op de Zorgadministatie? Houd hier rekening mee in de vakantieplanning. Is er heel veel inrichtingswerk nodig voor een applicatiebeheerder die er normaal alleen voor staat? Overweeg tijdelijk extra handen in te zetten. Zorg niet alleen aan het begin, maar zeker ook aan het einde van het traject rondom de jaarovergang voor voldoende inhoudelijke capaciteit. Functioneel Applicatiebeheer vormt de laatste schakel in het traject en loopt vaak nog tegen onverwachte issues aan. Daarom is het van belang dat ook in deze fase de betrokkenen beschikbaar zijn voor informatie-uitwisseling. - 2. Informatie uitwisselen
De afspraken rondom het delen van informatie kunnen niet nauwkeurig genoeg zijn. Als je nagaat dat een systeem een factuur afkeurt als het tarief ook maar één cent afwijkt van wat is afgesproken, kun je wel bedenken hoe belangrijk de details zijn. Zeker als het gaat om het inrichten van de EPD/ECD! Zo schuilt er een risico in het uitwisselen van lijstjes per mail, hierdoor kunnen namelijk snel verschillende versies in omloop komen. Ook moet je ervoor waken dat informatie op verschillende manieren geïnterpreteerd kan worden met foutieve inrichting van applicaties tot gevolg. Stel daarom met elkaar een format op en maak afspraken over het gebruik van dit format. Sla dit format op een plek op waar iedereen toegang toe heeft of werk met een eenduidig versiebeheer. Check regelmatig over en weer of de informatie klopt en op de juiste manier wordt geïnterpreteerd. - 3. Communicatieplan opstellen
Spreek met elkaar af hoe en wanneer gecommuniceerd wordt, maar denk ook na over hoe de communicatie richting de rest van de organisatie zal verlopen. Wetswijzigingen en nieuwe contractafspraken kunnen bijvoorbeeld ook het primair proces raken. Zorg dat zij op tijd weten wat ze moeten doen. Stel berichtgeving en werkinstructies op en spreek af hoe en door wie deze zullen worden verspreid.
Als bovenstaande stappen worden gevolgd dan is er een grote kans dat de jaarovergang soepel en georganiseerd verloopt. Het wil niet zeggen dat het hiermee nog nauwelijks tijd in beslag neemt, want de jaarovergang blijft een ingewikkeld en tijdrovend proces.
Door deze stappen te volgen wordt paniekinrichten echter voorkomen. Wat zal zorgen voor minder uitval in de facturatie, minder correctiewerk voor de Zorgadministratie en een efficiëntere accountantscontrole.