Aveleijn vindt dat applicaties er voor iedereen moeten zijn

Susanne Bentvelsen is sinds 1 januari 2017 lid van de raad van bestuur van Aveleijn, de Twentse zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Automatisering speelde al een belangrijke rol in de functie die ze daarvoor bekleedde als bestuurder van Bevolkingsonderzoek Oost. “Het borstkankeronderzoek zette in 2011 de stap naar digitalisering”, vertelt ze, “een aardverschuiving in de manier van werken, voor mij heel leerzaam.”

Bij Aveleijn verscheen het onderwerp digitalisering ook weer direct op haar agenda. “De organisatie was daarin achterop geraakt”, vertelt ze, “en was net bezig met een transformatieplan om weer up-to-date te worden. We hebben dit opgepakt in goede samenwerking met de nieuwe manager ict die rond dezelfde tijd aantrad, en hebben hier in de afgelopen jaren echt grote stappen in gezet. Dit heeft ons in staat gesteld om inmiddels de focus te verleggen van de puur technische kant van de zaak naar de praktische kant. Hierbij gaat het om de ondersteuning van onze missie en visie: de dienstverlening aan onze cliënten en medewerkers ondersteunen en richting geven aan het administratieve proces en de bedrijfsvoering.”

Het grote belang van digitalisering

Digitalisering heeft hiermee een heel belangrijke plaats in de organisatie gekregen, stelt Bentvelsen. “We investeren er veel in”, zegt ze. “We hebben een actief innovatieprogramma, op basis van ons uitgangspunt dat de ict er voor iedereen moet zijn, medewerkers en cliënten dus. We vinden het belangrijk dat beiden digivaardig zijn. We hebben digicoaches voor onze medewerkers. En we betrekken onze cliënten in het onderzoeken van de waarde van nieuwe digitale toepassingen in ons living lab. Steeds meer van onze cliënten bewegen zich in de digitale omgeving. We zijn ook gestart met een helpdesk waarin cliënten andere cliënten ondersteunen om gebruik te leren maken van de digitale toepassingen die voor hen van waarde kunnen zijn. De ict wordt daarmee echt een verbindend element in onze organisatie.”

De cliënten van Aveleijn zijn divers: van mensen met een licht verstandelijke beperking tot mensen die een zware meervoudige beperking hebben en van jong tot oud. “We hebben cliënten die al jaren bij ons wonen, op een van onze ruim vijftig intramurale locaties”, zegt Bentvelsen. “Maar we hebben ook zo’n dertig dagbestedingslocaties en begeleiden cliënten ambulant. Heel veel van onze cliënten raken steeds meer vertrouwd met digitalisering en weten de toepassingen goed te gebruiken. Belangrijk, vinden we, want het versterkt hun eigen regie. Ze hoeven niet meer terug te vallen op hun begeleiders om ze te herinneren aan een afspraak bij de kapper bijvoorbeeld.”

Verbeterstappen

Ondanks de sprong die Aveleijn in de laatste vier jaar heeft gemaakt, zijn nog steeds stappen te zetten op het gebied van digitalisering. “Het is niet alleen een feestje”, zegt Bentvelsen, “dat is het alleen als het werkt zoals je dat wilt en dat doet het nog niet altijd. Het is belangrijk dat applicaties goed afgestemd zijn op de gebruikerswensen. Het ECD levert tot op een bepaald niveau zeker wel maatwerk, maar is deels ook nog generiek. Het is gericht op individuen, maar wij hebben ook cliënten die als individu én als gezin worden begeleid. De verbinding tussen die twee kan soms ingewikkeld zijn.”

Zo zijn er meer uitdagingen. Bentvelsen vervolgt: “In de bedrijfsvoering is het nog steeds een uitdaging om de administratieve lasten te beperken. Bovendien hebben de medewerkers te maken met veel systemen: voor personeelsplanning, registratie, declaratie et cetera. Medewerkers die nieuw binnenkomen bij Aveleijn moeten daar echt aan wennen. Oudere medewerkers trouwens ook. Cliënten zijn soms digivaardiger dan medewerkers, en dan kunnen medewerkers hen niet altijd goed helpen als ze een vraag krijgen.”

Eindelijk tijd

Inmiddels is binnen Aveleijn het project Eindelijk tijd opgezet om de ontwikkelingen op ict-gebied de goede kant op te sturen. Bentvelsen legt uit: “Het registratieproces is ingezet vanuit het Wmo-domein. Daarin moest een koppeling tussen de begeleiding vanuit onze organisatie en de gemeentelijke financiering worden gelegd. Dat is echt anders dan de Wlz-registratie, waarin dat soort product gedreven tijdschrijven minder aan de orde is. We moesten tot een vorm van registratie komen die zowel nauwkeuriger is als makkelijker voor onze medewerkers. Die was immers erg omslachtig voor ze. Zo wilden we erop sturen om de juiste inzet voor cliënten te leveren. Hier zaten nogal wat moeilijkheden in.”

Aveleijn besloot een ict-veranderstrategie in samenwerking met de gebruikers. “Ons uitgangspunt hierbij was dat applicaties pas goed werken als ze de gebruikers ondersteunen”, zegt Bentvelsen, “als ze de juiste informatie op het juiste moment bieden dus, en bovendien passend in het beleid van de organisatie.” Hierbij koos Aveleijn voor de scrum-methode. “Steeds in korte sessies een onderdeel van het systeem aanpassen”, legt Bentvelsen uit. “Een ideale manier om regelmatig kleine successen te vieren. Bovendien zet het de medewerkers dicht op het proces en zien ze dus het belang ervan. De medewerkers krijgen de gelegenheid om aan te geven wat wel en niet goed werkt en worden met leermiddelen ondersteund om nieuwe toepassingen snel onder de knie te krijgen. Ik heb zelf een paar van die sessies bijgewoond en ben onder de indruk geraakt van hoe goed dit werkt.”

Partnerschap

Aveleijn werkt met het ECD Fierit. Hierin is nu in eerste instantie voor de ambulante zorg en de dagbesteding de overstap gemaakt naar het vernieuwde registratie platvorm. De volgende stap is dit ook te doen voor de cliënten die wonen bij Aveleijn. “Voor de medewerkers betekent dit dat de registratie echt gemakkelijker wordt”, zegt Bentvelsen. “Tenzinger werkt aan de voorkant van het proces mee aan de invulling van onze veranderstrategie waar het om het ECD gaat. Je hebt elkaar nodig om het te kunnen doorontwikkelen, voor ons is partnerschap dus belangrijk. Van onze kant uit betekent dit ook dat we voor die doorontwikkeling van het systeem de gebruikersexpertise inzetten. Bijvoorbeeld om het individu en het gezin een plaats te geven, wat ik zojuist al noemde als een van de ontwikkelpunten die we echt belangrijk vinden. Helemaal in lijn met wat ik ook al zei over onze doelstelling dat applicaties makkelijk bruikbaar moeten zijn voor iedereen. Dat bereik je alleen door een goede samenwerking met Tenzinger.”

Hierom is de afspraak gemaakt tussen Aveleijn en Tenzinger om iedere drie maanden te evalueren op basis van de vraag: waar staan we nu? “De expertise van Tenzinger met het systeem koppelen aan onze wensen voor een optimaal gebruik ervan is in ons beider voordeel”, zegt Bentvelsen. “Door op deze manier invulling te geven aan het partnerschap hopen wij ook te bereiken dat Tenzinger ons gebruikersperspectief nog beter kan meenemen in de architectuur van de systemen die het ontwikkelt.”

Voor Olav van de Reijken, directeur Commercial & Business Innovations bij Tenzinger, is dat partnerschap essentieel. “Zorginstellingen digitaliseren in hoog tempo”, zegt hij. “Hierin speelt Fierit als primaire applicatie voor veel instellingen een grote rol. In de implementatie daarvan staat ook voor ons partnerschap nadrukkelijk voorop. Als je de tijd neemt om samen op zoek te gaan naar de verbinding tussen de perspectieven zorg en techniek, zie je dat digitalisering tot mooie projecten leidt die ook echt landen bij de zorgmedewerkers. Dan vergroot je de adoptie van zorginnovatie.”