Administratiedruk in de zorg verminderen: hoe krijgen we tijd terug voor echte zorg?

Zorgprofessionals willen zorgen, niet formulieren invullen. Maar hoe doorbreken we deze cirkel van registreren, controleren en corrigeren? En wat kunnen zorgorganisaties vandaag al doen om administratieve lasten structureel te verlagen? 

In deze blog duiken we in de oorzaken, gevolgen en mogelijke oplossingen. Ook laten we zien hoe slimme technologie zoals onze zorgapp CarePilot met verschillende AI-functionaliteiten werkdruk kan verlagen en teams tijd kan teruggeven.

Wat veroorzaakt administratiedruk in de zorg?

1. Dubbele of zelfs driedubbele registraties: Veel zorgprofessionals moeten dezelfde informatie invoeren in meerdere systemen: ECD, rapportagesystemen, kwaliteitsformulieren, overdrachtsdocumenten. Dat kost tijd en energie.
2. Slecht geïntegreerde systemen: Digitalisering heeft veel gebracht, maar helaas ook nieuwe knelpunten: systemen die niet met elkaar praten, omslachtige gebruikersflows of interfaces die niet zijn ontworpen voor het werk in de zorgpraktijk.
3. Toenemende verantwoordingsdruk: Wet- en regelgeving vragen om nauwkeurige documentatie, neem als voorbeeld de Wet Zorg en Dwang. Terecht, maar niet altijd praktisch. Hierdoor groeit de hoeveelheid ‘moetjes’ jaar op jaar.
4. Gebrek aan digitale ondersteuning tijdens het werk: Veel administratie wordt achteraf gedaan. Na een dienst, op een computer, vaak vanuit herinnering. Dat maakt rapporteren zwaarder en minder efficiënt.

Wat doet dit met zorgmedewerkers en cliënten? 

De hoge administratielast heeft zichtbare gevolgen: 

• Meer werkdruk & minder werkplezier. Administratie wordt door veel zorgmedewerkers benoemd als grootste frustratie. 

• Minder tijd voor cliënten. Elke minuut die aan papierwerk wordt besteed, is een minuut minder voor zorg. 

• Hoger risico op fouten. Rapportages die pas aan het eind van de dag worden ingevuld vergroten de kans op vergeten details.

De grote vraag: hoe verminderen we administratiedruk in de zorg? 

Dat vraagt meer dan alleen systemen aanpassen of formulieren inkorten. De oplossingen liggen in een combinatie van procesoptimalisatie, verandering en slimme technologie die menselijke taken verlicht in plaats van verzwaart. 

Onderstaande strategieën helpen organisaties vooruit: 

1. Automatiseren waar het kan: Technologie kan terugkerend werk uit handen nemen: automatische datavoorinvulling, slimme koppelingen tussen systemen en AI-gebaseerde tekstsuggesties.
2. Administratie verplaatsen naar het moment zelf: Rapporteren op de werkvloer, in realtime, via mobiel of spraak. Dat reduceert naverwerking en verbetert datakwaliteit.
3. Niet alles willen vastleggen: Durf kritisch te kijken naar wat echt waarde toevoegt aan zorgkwaliteit en wat vooral ‘voor de zekerheid’ wordt vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan werken conform bestuurlijke afspraken van de Wet Zorg en Dwang.
4. Ondersteuning bieden vanuit één centrale omgeving: Eén werkplek, één interface, één plek voor rapportage en informatie. Dat vermindert zowel tijdsverlies als frustatie. 

Hoe technologie werkdruk kan verlagen

Automatisering en slimme digitale ondersteuning leveren vandaag de dag al directe voordelen op. In de praktijk blijkt dat tools die repetitieve taken overnemen, meteen tijd besparen. Een spraakgestuurde rapportagefunctie maakt het bijvoorbeeld mogelijk dat zorgmedewerkers hun observaties direct tijdens de dienst vastleggen, in plaats van achteraf achter een computer. Dit kan de tijdsbesteding per medewerker met wel 30% verminderen, tijd die daardoor direct aan cliënten kan worden besteed.

Daarnaast zorgt het koppelen van verschillende systemen niet alleen voor extra tijdswinst, maar ook voor een lagere foutgevoeligheid. Dubbele registraties en handmatig overtypen worden hiermee overbodig.

AI als bondgenoot: minder administratie, meer zorg 

Bij Fierit geloven we dat technologie vooral moet ondersteunen op het moment dat het er echt toe doet, zonder extra administratie of ingewikkelde workflows. Vanuit die visie hebben we CarePilot ontwikkeld, een AI-gestuurde zorgapp die realtime ondersteuning biedt op de werkvloer. Met functies zoals spraakgestuurd rapporteren, samenvatten en vertalen van rapportages, helpt CarePilot zorgteams om meer tijd aan cliënten te besteden en minder tijd aan formulieren.

De zorg verdient technologie die echt ondersteunt 

Administratie hoort bij zorg, maar mag nooit de overhand krijgen. Door slimme processen, moderne technologie en AI-ondersteuning kunnen we zorgprofessionals werk teruggeven dat ze ooit kozen: zorg verlenen. 

Fierit helpt zorgorganisaties graag bij het verlagen van administratiedruk met concrete oplossingen, zoals CarePilot.

Veelgestelde vragen

• Wat is administratiedruk in de zorg?

  Administratiedruk is de tijd die zorgprofessionals besteden aan registratie, verslaglegging en verantwoording in plaats van directe cliëntzorg.

• Hoeveel tijd gaat gemiddeld naar administratie?

  Onderzoeken laten zien dat zorgprofessionals gemiddeld 25-35% van hun werktijd besteden aan administratieve taken.

• Hoe wordt AI toegepast in de zorg?

  AI word in de zorg vooral ingezet als ondersteunende technologie. Toepassingen zijn onder andere:

  + Automatische samenvatting van rapportages
  + Spraak-naar-tekst bij verslaglegging
  + Signalering van afwijkende patronen
  + Capaciteitsvoorspellingen
  + Ondersteuning bij triage
  + Slimme zoekfunctionaliteit binnen dossiers

  AI ondersteunt zorgprofessionals, maar neemt geen medische beslissingen zelfstandig.

• Is AI veilig in cliëntdossiers?

  AI kan veilig worden toegepast mits aan strikte voorwaarden wordt voldaan:

  + Data blijft binnen beveiligde omgevingen.
  + Voldoet aan AVG en NEN 7510.
  + Transparante verwerking van gegevens.
  + Menselijke controle blijft leidend.
  + Duidelijke logging en auditing.

  AI in cliëntdossiers moet adviserend en ondersteunend zijn, nooit volledig autonoom beslissend.

• Wat zijn praktische AI toepassingen in ECD’s?

  Praktische toepassingen binnen een ECD zijn:

  + Spraakgestuurd rapporteren.
  + Automatisch samenvattingen van cliëntgeschiedenis.
  + Signalering van risico’s of afwijkingen.
  + Slimme zoekfunctie binnen dossiers.
  + Ondersteuning bij indicatiestelling.
  + Data-analyse.

  AI in ECD’s is vooral effectief wanneer het geïntegreerd is in bestaande werkprocessen.