Wie kent de uitspraak die de titel van deze blog vormt niet? Iedereen heeft hem wel eens gehoord, bijvoorbeeld bij het oppakken van een klus in huis of bij het schrijven van een opstel. Met andere woorden: een solide basis voor een goed eindresultaat. Uiteraard geldt dit ook in de zorg. Door het aanmeldingsproces van (mogelijke) cliënten goed op orde te hebben zorg je ervoor dat de cliënt vanaf het moment dat hij of zij in aanraking komt met jouw zorginstelling centraal komt te staan. Het cliëntvolgsysteem biedt hierin uitkomst.
Cliëntvolgsysteem: Een goed begin is het halve werk!
Wat is een cliëntvolgsysteem?
Het cliëntvolgsysteem is binnen het ECD een onderdeel waarin informatie kan worden vastgelegd op het moment dat een cliënt voor het eerst contact opneemt met jouw zorginstelling. Wat je merkt is dat er verschillende middelen worden gebruikt om informatie op te slaan wanneer een cliënt zich voor het eerst meldt bij een organisatie. De één gebruikt Excel, de ander schrijft de informatie op de kladblok die standaard opengeslagen naast de telefoon ligt. Het cliëntvolgsysteem zorgt ervoor dat alle informatie vanaf het begin kan worden vastgelegd in één systeem. Je wordt vanzelf geattendeerd zodra het tijd is om bijvoorbeeld weer contact op te nemen met de cliënt. Wanneer deze persoon besluit om zich aan te melden als cliënt, kan het aanmeldingsproces vervolgd worden tot de cliënt daadwerkelijk in zorg is. De informatiestroom die gedurende dit hele proces ontstaat wordt vastgelegd in het cliëntvolgsysteem. Doordat de data vanaf het begin af aan op één plek is opgeslagen voorkom je dat gegevens tussen wal en schip belanden.
Wat zijn de voordelen voor jouw organisatie?
- Alle gegevens van de cliënt zijn centraal opgeslagen vanaf het allereerste begin.
- Belangrijke informatie gaat niet verloren.
- De informatie rondom de cliënt is ook voor collega’s inzichtelijk. Hierdoor voorkom je dat gegevens mogelijk meerdere malen aan de cliënt worden gevraagd.
- De cliënt staat vanaf het begin centraal, wat meteen zorgt voor een goede indruk.
- Door vinger aan de pols te houden is de kans kleiner dat de toekomstige cliënt gaat kijken bij de concurrent.
- Het ondersteunt de workflow.
- Wachtlijstbeheer is mogelijk doordat cliënten goed in beeld blijven.
- Doordat het op één plek is opgeslagen kan je hier stuurinformatie uit halen.
Door de toenemende zorgconsumptie en de stijgende kosten merk je dat de behoefte aan slimme en innovatieve ICT-oplossingen steeds groter wordt. Het cliëntvolgsysteem is één van deze oplossingen die eraan bijdraagt dat er nóg meer focus kan komen te liggen op het zorgen voor mensen.
Wil je weten hoe een cliëntvolgsysteem waarde toe kan voegen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met mij op!