pa·niek·in·rich·ten (het; o)
- paniekerig en roekeloos inrichten van een applicatie met fouten en herstelacties tot gevolg
De zomer is voorbij, het laatste kwartaal van 2020 is begonnen en dat betekent; drukte rondom de jaarovergang in de zorg. De jaarovergang wordt vaak gezien als een belastende en invloedrijke periode. Voor de jaarafsluiting en de jaaropening moeten er vele wijzigingen worden doorgevoerd zoals in wet- en regelgeving, in prestatie- en productcodes en in tarieven.
In een eerdere blog bepleitte wij dat er niet alleen sprake is van een jaarovergang aan het einde en het begin van het jaar, maar dat dit een continu proces is waarvan de verschillende stappen het hele jaar door spelen en veel invloed hebben op elkaar.
Wanneer de inkoopafspraken moeizaam verlopen, is er een grotere kans op tijdgebrek in de afstemming op de inrichting van de applicaties. Dit heeft weer consequenties voor de facturatie, accountantscontrole en uiteindelijk weer voor de inkoopafspraken voor het volgende jaar. Er is dus sprake van een continu proces waar verschillende partijen betrokken zijn; Zorginkoop, Functioneel Applicatiebeheer, Zorgadministratie, Facturatie en Control. Wij spreken daarom niet van een jaarovergang maar van een jaarverloop.
Creëer aan het begin van het jaar een werkgroep ‘Jaarverloop’ bestaande uit afgevaardigden van alle betrokken partijen zo luidde ons advies. In deze werkgroep wordt de voortgang en monitoring van de processen herhaaldelijk besproken en begrijpen alle leden hun rol in het geheel. Hierdoor ontstaat meer aandacht voor de processen en de vertaling naar praktijk en wordt ‘paniekinrichten’ aan het einde van het jaar voorkomen. ‘Paniekinrichten’ wat kan resulteren in fouten en achterstanden in de facturatie met tijdrovende herstelacties tot gevolg.
‘Ja’ zul je nu denken, ‘dat is een goed advies, maar wat kan ik hier nog mee in Q4 van 2020?!’. Als je voor het eerst met deze visie in aanraking komt of als door de Coronaperikelen niet alle goede voornemens van dit jaar van de grond gekomen zijn, is er gelukkig ook nú nog genoeg wat je kunt doen! We nemen je mee in drie overzichtelijke stappen.
Het allerbelangrijkste rondom de jaarovergang is dat de juiste mensen bij elkaar komen. Elke afdeling heeft zijn eigen taken en prioriteiten, maar deze komen rondom de jaarovergang allemaal samen. Door de betrokkenen bij elkaar te zetten vindt kennisoverdracht plaats die hoognodig is. Zorginkoop weet welke contractafspraken worden gemaakt, welk producten zijn ingekocht, tegen welke tarieven. Functioneel Applicatiebeheer kan meedenken in het vertalen van deze afspraken in de inrichting van het EPD/ECD. De Zorgadministratie en Facturatie zullen met de nieuwe contractafspraken moet werken en mogelijk de nodige omzettingen moeten doen om alles in orde te maken voor het nieuwe jaar. Control weet welke rapportages en verantwoordingen achteraf nodig zijn, waar vooraf rekening mee moet worden gehouden. Al deze partijen vormen dus een belangrijke schakel in het proces, maar weten elkaar niet altijd op tijd rondom dit onderwerp te vinden.
De belangrijke schakels nog even op een rij (terminologie kan per organisatie verschillen):
Elke jaarovergang is anders en de impact is erg afhankelijk van de veranderingen die op verschillende gebieden worden doorgevoerd nadat de champagne is ontkurkt. Daarom is ons advies om zo snel mogelijk te beginnen met het maken van een impactanalyse zodat je als organisatie niet voor verrassingen komt te staan met paniekinrichten tot gevolg. Om de impact zo volledig mogelijk te bepalen, is aan te raden in ieder geval de volgende aandachtsgebieden te inventariseren:
Misschien spreekt dit voor zich en kun je zelf wel invullen wat we hiermee bedoelen. Toch noemen we dit apart, omdat hierin de details het verschil kunnen maken tussen in één keer goed of een grote herstelactie achteraf.
Als bovenstaande stappen worden gevolgd dan is er een grote kans dat de jaarovergang soepel en georganiseerd verloopt. Het wil niet zeggen dat het hiermee nog nauwelijks tijd in beslag neemt, want de jaarovergang blijft een ingewikkeld en tijdrovend proces.
Door deze stappen te volgen wordt paniekinrichten echter voorkomen. Wat zal zorgen voor minder uitval in de facturatie, minder correctiewerk voor de Zorgadministratie en een efficiëntere accountantscontrole.
Op 4 juni vond het webinar plaats ‘How to learn machine learning?’. Heb je het gemist of wil je het terugkijken? Dat kan hier!
Met de wet Cliëntenrechten hebben cliënten vanaf 1 juli het recht om digitale inzage te krijgen in het medisch dossier. Dat lijkt vrij logisch; de zorgverlener schrijft iets over jou en deelt dat mogelijk ook nog met collega’s en andere zorginstellingen die voor jou zorgen, dus jij hebt het recht om te zien wat dat is. Maar er zijn meerdere aspecten die aandacht verdienen.
Zo is het niet altijd wenselijk als de cliënt bepaalde informatie in het dossier al ziet, voordat dit is besproken met de cliënt. Met oog op het welbevinden van de cliënt zal de behandelaar daarom bepaalde informatie liever nog niet delen, voordat er een gesprek heeft plaatsgevonden. Een oplossing die voor de hand ligt, is bijvoorbeeld de cliënt een keuze te geven: wil je een uitslag al in zien, zonder de behandelaar gesproken te hebben? Maar wat als de cliënt dat zelf niet in kan schatten? Dan zou je toch ook willen kiezen voor tijdelijke afscherming.
Als Product Owner bij Tenzinger houd ik samen met mijn collega’s dagelijks in de gaten wat er verandert in de wereld en welke nieuwe technologische mogelijkheden er ontstaan. Samen zorgen we voor een roadmap op basis waarvan verdere ontwikkelingen in Medicore worden gepland. Met onze opdrachtgevers zoeken we in focussessies naar handige oplossingen voor veranderende vereisten. Zelf heb ik mij de afgelopen tijd beziggehouden met meerdere ontwikkelingen op het gebied van authenticatie en autorisatie. Naast deze onderwerpen heb ik onlangs mijn focus verlegd naar het schrijven van het dossier, ofwel het vastleggen van medisch inhoudelijke gegevens. Daarin zijn standaardisatie en structurering een groot aandachtspunt. Deels omdat de VIPP-regelingen erg actueel zijn natuurlijk, en deels omdat bepaalde onderdelen van de wet cliëntenrechten ingaan per juli 2020. Want voordat je gegevens kunt uitwisselen of digitaal ter beschikking stelt aan de cliënt, moet je naast dezelfde taal spreken, ook duidelijk kunnen maken welk deel van de informatie eigenlijk gedeeld mag worden met wie.
Ik was enige tijd geleden erg onder de indruk van de podcast “Verstrikt”, van Maarten Dallinga. Deze gaat over mensen die suïcidaal zijn en over mensen die naasten hebben verloren aan zelfmoord. Hij maakt heel sprekend duidelijk, hoe belangrijk het is voor hulpverleners om op de juiste manier met de cliënt te praten. In die gevallen wil je als zorgverlener niet zomaar een stuk verslag over de schutting gooien. Ook is het zo dat zorginstellingen complexere stukken dossier met veel jargon liever verbergen, om het dossier voor de cliënt overzichtelijk en begrijpelijk te houden. Fijn voor de dit type cliënt, maar mogelijk weer niet voor cliënten die inmiddels zelf de expert van hun eigen aandoening zijn geworden. Zij zien liever alle informatie in, om zeker te zijn van correcte zorg. Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Dan kan het prettig zijn als je zelf bij kunt dragen in je zorg, door te controleren of de informatie waarover de zorgverlener beschikt, wel juist is.
Naast het digitaal delen van ‘het dossier’ blijft ook altijd de optie overeind om met een beroep op de AVG alle over de jouw verwerkte informatie op te vragen. Dat kan uitgebreider zijn dan het dossier dat je door de zorgverlener digitaal ter beschikking wordt gesteld en roept ook extra vragen op. Zijn er delen van het dossier die jou eigenlijk helemaal niet aangaan?
Veelal wordt dossiervoering geleid door de financieringsstroom die van toepassing is. Vooral in het Sociaal Domein en bij Jeughup zien we dit. Gaat het om een gezinstherapie in het kader van behandeling van een kind, dan wordt er een dossier vastgelegd op naam van het kind, want alle te declareren zorg moet zo ook worden vastgelegd. Los gezien van de financieringsstroom, zou je de het liefst de inhoudelijke informatie willen koppelen aan de persoon om wie het gaat. Een verslag van een gesprek met het kind hoort bij het kind, een verslag van een gesprek met de vader hoort mogelijk alleen bij de vader, een verslag ven een gesprek met de moeder hoort mogelijk alleen bij de moeder. Het verslag over een jong kind mag meestal door de beide ouders worden ingezien. Dat over de vader niet perse door de moeder, en andersom. Moet dit doorwerken in autorisaties voor het personeel? Stel dat de gezinsleden door verschillende therapeuten gezien worden in het kader van de zorgvraag van het kind, mag dan de therapeut of begeleider van de vader informatie inzien van gesprekken met het kind? Of met de moeder?
En wat als een jong kind in vertrouwen gevoelige informatie vertelt aan een psychiater over zijn moeder, dat is dan informatie van de het kind zelf, want het was onderdeel van diens gesprek en wellicht relevant voor diens problematiek. Maar mag de vader dit dan wel automatisch lezen? Of moet je de informatie in een dossier afkaderen op basis van wie het vertelt èn over wie het gaat? Kan dat wel automatisch? Of kunnen we het dan beter aan de zorgverlener overlaten om per verslag te bepalen voor welke ogen het verslag geschikt is?
Ik ben helemaal voor verdere automatisering van dossiervoering. Hoe meer de zorgverlener ontlast wordt van administratie, des te beter. Door toenemend gebruik van allerlei apps en tools ben ik zelf ook gewend geraakt aan principes die mijns inziens ook een zorgverlener goed van pas zouden komen. Als ik thuiskom, kan ik bijvoorbeeld zeggen, “Oké Google, zet de lampen aan en de beveiliging uit.” Eigenlijk hoef ik dat niet eens te zeggen, want dit is al gebeurd, omdat ik binnen een straal van 300 meter in de buurt van mijn huis kwam. Dat is niet foutloos. Ik fietste wel eens iets te dicht in de buurt van mijn huis, onderweg van een externe afspraak, naar kantoor. Hup, beveiliging uit, lichten en verwarming aan, wat nog lang niet de bedoeling was. Kortom, we moeten er wel bij blijven nadenken wat we automatiseren en of we zelf nog kunnen ingrijpen als er iets mis gaat.
Zo ben ik er ook van overtuigd dat het verstandig is om de zorgverlener grip te laten houden op wie welk deel van dossiers mogen lezen, omdat ‘het dossier’ nog niet zo eenvoudig geautomatiseerd af te kaderen is. Dan geven we de zorgverlener de controle over de effecten van wat hij schrijft. En houden de cliënt en diens naasten de controle over de informatie die echt van hen hoort te zijn.
Heeft u een vraag?
Al jarenlang leggen zorgaanbieders een schat aan data vast over de zorg die zij leveren. Nu is het tijd om al die historische data voor hen te laten werken. Door de snelle technologische ontwikkelingen heeft Data Science enorme potentie: extra inzichten uit data versterken de klinische expertise en bieden oplossingen die de efficiëntie verhogen en de werkdruk verlagen.
Horizontaal toezicht en Zorgprestatiemodel