Wat is veiliger, software op een eigen lokale server of software in de cloud? Het elektronisch patiëntendossier (EPD) wordt steeds vaker als een ‘Software as a Service’ (SaaS) dienst aangeboden. Hierbij draait het EPD niet op een server bij de eindgebruiker, maar bevindt de server zich in ‘de cloud’. Waar de data ook staat, de zorginstelling is eindverantwoordelijk. Daarom is het belangrijk kritische vragen te (blijven) stellen aan jouw EPD-leverancier om te weten hoe deze omgaat met privacy, informatiebeveiliging en dataopslag. In deze whitepaper lees je hoe je vanuit een SaaS-situatie mogelijke risico’s samen met je EPD-leverancier minimaliseert.
De Ideale Zorgorganisatie
Van meten naar beter
In 3 stappen naar een goede jaarovergang in de zorg
pa·niek·in·rich·ten (het; o)
- paniekerig en roekeloos inrichten van een applicatie met fouten en herstelacties tot gevolg
De zomer is voorbij, het laatste kwartaal van 2020 is begonnen en dat betekent; drukte rondom de jaarovergang in de zorg. De jaarovergang wordt vaak gezien als een belastende en invloedrijke periode. Voor de jaarafsluiting en de jaaropening moeten er vele wijzigingen worden doorgevoerd zoals in wet- en regelgeving, in prestatie- en productcodes en in tarieven.
Bekijk profielBekijk profiel
De jaarovergang in de zorg is een continu proces
In een eerdere blog bepleitte wij dat er niet alleen sprake is van een jaarovergang aan het einde en het begin van het jaar, maar dat dit een continu proces is waarvan de verschillende stappen het hele jaar door spelen en veel invloed hebben op elkaar.
Wanneer de inkoopafspraken moeizaam verlopen, is er een grotere kans op tijdgebrek in de afstemming op de inrichting van de applicaties. Dit heeft weer consequenties voor de facturatie, accountantscontrole en uiteindelijk weer voor de inkoopafspraken voor het volgende jaar. Er is dus sprake van een continu proces waar verschillende partijen betrokken zijn; Zorginkoop, Functioneel Applicatiebeheer, Zorgadministratie, Facturatie en Control. Wij spreken daarom niet van een jaarovergang maar van een jaarverloop.
Creëer meer aandacht in de processen rondom de jaarovergang in de zorg
Creëer aan het begin van het jaar een werkgroep ‘Jaarverloop’ bestaande uit afgevaardigden van alle betrokken partijen zo luidde ons advies. In deze werkgroep wordt de voortgang en monitoring van de processen herhaaldelijk besproken en begrijpen alle leden hun rol in het geheel. Hierdoor ontstaat meer aandacht voor de processen en de vertaling naar praktijk en wordt ‘paniekinrichten’ aan het einde van het jaar voorkomen. ‘Paniekinrichten’ wat kan resulteren in fouten en achterstanden in de facturatie met tijdrovende herstelacties tot gevolg.
‘Ja’ zul je nu denken, ‘dat is een goed advies, maar wat kan ik hier nog mee in Q4 van 2020?!’. Als je voor het eerst met deze visie in aanraking komt of als door de Coronaperikelen niet alle goede voornemens van dit jaar van de grond gekomen zijn, is er gelukkig ook nú nog genoeg wat je kunt doen! We nemen je mee in drie overzichtelijke stappen.
Stap 1: Zet de juiste mensen bij elkaar
Het allerbelangrijkste rondom de jaarovergang is dat de juiste mensen bij elkaar komen. Elke afdeling heeft zijn eigen taken en prioriteiten, maar deze komen rondom de jaarovergang allemaal samen. Door de betrokkenen bij elkaar te zetten vindt kennisoverdracht plaats die hoognodig is. Zorginkoop weet welke contractafspraken worden gemaakt, welk producten zijn ingekocht, tegen welke tarieven. Functioneel Applicatiebeheer kan meedenken in het vertalen van deze afspraken in de inrichting van het EPD/ECD. De Zorgadministratie en Facturatie zullen met de nieuwe contractafspraken moet werken en mogelijk de nodige omzettingen moeten doen om alles in orde te maken voor het nieuwe jaar. Control weet welke rapportages en verantwoordingen achteraf nodig zijn, waar vooraf rekening mee moet worden gehouden. Al deze partijen vormen dus een belangrijke schakel in het proces, maar weten elkaar niet altijd op tijd rondom dit onderwerp te vinden.
De belangrijke schakels nog even op een rij (terminologie kan per organisatie verschillen):
- Zorginkoop/Verkoop/Accountmanagement
- Functioneel Applicatiebeheer
- Zorgadministratie/Cliëntadministratie
- Facturatie/Financiële Administratie
- Planning & Control/Zorgcontrol
Stap 2: Maak een impactanalyse voor de jaarovergang in de zorg
Elke jaarovergang is anders en de impact is erg afhankelijk van de veranderingen die op verschillende gebieden worden doorgevoerd nadat de champagne is ontkurkt. Daarom is ons advies om zo snel mogelijk te beginnen met het maken van een impactanalyse zodat je als organisatie niet voor verrassingen komt te staan met paniekinrichten tot gevolg. Om de impact zo volledig mogelijk te bepalen, is aan te raden in ieder geval de volgende aandachtsgebieden te inventariseren:
- Wijzigingen Wet- en regelgeving
Geen jaarovergang zonder wijziging in de wet- en regelgeving. Niet alle wijzigingen hebben evenveel impact en de impact kan op diverse terreinen liggen van puur administratief tot meer zorginhoudelijk. Zorg dat je op de hoogte bent door de verschillende nieuwsbronnen goed in de gaten te houden. Welke nieuwsbronnen dit zijn is afhankelijk van de financieringsstromen waar je als organisatie mee te maken hebt. Cure4 publiceert elk jaar een overzicht van alle wijzigingen. Daarnaast worden grote wijzigingen nog eens extra uitgelicht zoals dit jaar de wijzingen in het berichtenverkeer in de blog “Op naar de iJW en iWMO 3.0”. Als je een beeld hebt van wat er op jullie af gaat komen, informeer dan bij de softwareleverancier van jullie EPD/ECD hoe deze wijzingen door hen worden verstaat in de applicatie. - Nieuwe contractafspraken
Naast de landelijke wet- en regelgeving, kunnen er per financier nog aanvullende afspraken worden gemaakt in de contracten. Denk aan de uitvoeringsvarianten die worden gekozen, producten die worden ingekocht en de tarieven die worden afgesproken. Zorginkopers starten meestal al vroeg in het jaar met de eerste voorbereidingen voor de zorgcontractering. Voor een soepel administratief en facturatieproces, maar ook voor de juiste verantwoording, is het van belang dat deze afspraken op de juiste manier worden ingericht in het EPD/ECD. - Interne wijzigingen
Ook voor organisaties zelf in de eerste van januari een mooie datum om wijzigingen door te voeren. Niet alleen om een frisse start te maken, maar ook omdat een nieuw boekjaar wordt geopend. Denk hierbij aan wijzigingen in organisatiestructuur, kostenplaatsen of (administratieve) locatie wijzigingen. Ook dergelijke wijzingen kunnen impact hebben op administratieve processen en de inrichting van applicaties.
Stap 3: Stel een plan van aanpak op
Misschien spreekt dit voor zich en kun je zelf wel invullen wat we hiermee bedoelen. Toch noemen we dit apart, omdat hierin de details het verschil kunnen maken tussen in één keer goed of een grote herstelactie achteraf.
- 1. Planning maken
Nadat de impact is bepaald kun je met elkaar beoordelen welke middelen en tijdsinvestering nodig is om de wijzingen door te voeren. Hebben de wijzigingen vooral veel impact op de Zorgadministatie? Houd hier rekening mee in de vakantieplanning. Is er heel veel inrichtingswerk nodig voor een applicatiebeheerder die er normaal alleen voor staat? Overweeg tijdelijk extra handen in te zetten. Zorg niet alleen aan het begin, maar zeker ook aan het einde van het traject rondom de jaarovergang voor voldoende inhoudelijke capaciteit. Functioneel Applicatiebeheer vormt de laatste schakel in het traject en loopt vaak nog tegen onverwachte issues aan. Daarom is het van belang dat ook in deze fase de betrokkenen beschikbaar zijn voor informatie-uitwisseling. - 2. Informatie uitwisselen
De afspraken rondom het delen van informatie kunnen niet nauwkeurig genoeg zijn. Als je nagaat dat een systeem een factuur afkeurt als het tarief ook maar één cent afwijkt van wat is afgesproken, kun je wel bedenken hoe belangrijk de details zijn. Zeker als het gaat om het inrichten van de EPD/ECD! Zo schuilt er een risico in het uitwisselen van lijstjes per mail, hierdoor kunnen namelijk snel verschillende versies in omloop komen. Ook moet je ervoor waken dat informatie op verschillende manieren geïnterpreteerd kan worden met foutieve inrichting van applicaties tot gevolg. Stel daarom met elkaar een format op en maak afspraken over het gebruik van dit format. Sla dit format op een plek op waar iedereen toegang toe heeft of werk met een eenduidig versiebeheer. Check regelmatig over en weer of de informatie klopt en op de juiste manier wordt geïnterpreteerd. - 3. Communicatieplan opstellen
Spreek met elkaar af hoe en wanneer gecommuniceerd wordt, maar denk ook na over hoe de communicatie richting de rest van de organisatie zal verlopen. Wetswijzigingen en nieuwe contractafspraken kunnen bijvoorbeeld ook het primair proces raken. Zorg dat zij op tijd weten wat ze moeten doen. Stel berichtgeving en werkinstructies op en spreek af hoe en door wie deze zullen worden verspreid.
Als bovenstaande stappen worden gevolgd dan is er een grote kans dat de jaarovergang soepel en georganiseerd verloopt. Het wil niet zeggen dat het hiermee nog nauwelijks tijd in beslag neemt, want de jaarovergang blijft een ingewikkeld en tijdrovend proces.
Door deze stappen te volgen wordt paniekinrichten echter voorkomen. Wat zal zorgen voor minder uitval in de facturatie, minder correctiewerk voor de Zorgadministratie en een efficiëntere accountantscontrole.
How to learn machine learning
Op 4 juni vond het webinar plaats ‘How to learn machine learning?’. Heb je het gemist of wil je het terugkijken? Dat kan hier!
Bekijk profielBekijk profiel
Dossierinzage: houden zorgverlener en cliënt controle?
Met de wet Cliëntenrechten hebben cliënten vanaf 1 juli het recht om digitale inzage te krijgen in het medisch dossier. Dat lijkt vrij logisch; de zorgverlener schrijft iets over jou en deelt dat mogelijk ook nog met collega’s en andere zorginstellingen die voor jou zorgen, dus jij hebt het recht om te zien wat dat is. Maar er zijn meerdere aspecten die aandacht verdienen.
Bekijk profielBekijk profiel
Zo is het niet altijd wenselijk als de cliënt bepaalde informatie in het dossier al ziet, voordat dit is besproken met de cliënt. Met oog op het welbevinden van de cliënt zal de behandelaar daarom bepaalde informatie liever nog niet delen, voordat er een gesprek heeft plaatsgevonden. Een oplossing die voor de hand ligt, is bijvoorbeeld de cliënt een keuze te geven: wil je een uitslag al in zien, zonder de behandelaar gesproken te hebben? Maar wat als de cliënt dat zelf niet in kan schatten? Dan zou je toch ook willen kiezen voor tijdelijke afscherming.
Wat mag wanneer en met wie gedeeld worden?
Als Product Owner bij Tenzinger houd ik samen met mijn collega’s dagelijks in de gaten wat er verandert in de wereld en welke nieuwe technologische mogelijkheden er ontstaan. Samen zorgen we voor een roadmap op basis waarvan verdere ontwikkelingen in Medicore worden gepland. Met onze opdrachtgevers zoeken we in focussessies naar handige oplossingen voor veranderende vereisten. Zelf heb ik mij de afgelopen tijd beziggehouden met meerdere ontwikkelingen op het gebied van authenticatie en autorisatie. Naast deze onderwerpen heb ik onlangs mijn focus verlegd naar het schrijven van het dossier, ofwel het vastleggen van medisch inhoudelijke gegevens. Daarin zijn standaardisatie en structurering een groot aandachtspunt. Deels omdat de VIPP-regelingen erg actueel zijn natuurlijk, en deels omdat bepaalde onderdelen van de wet cliëntenrechten ingaan per juli 2020. Want voordat je gegevens kunt uitwisselen of digitaal ter beschikking stelt aan de cliënt, moet je naast dezelfde taal spreken, ook duidelijk kunnen maken welk deel van de informatie eigenlijk gedeeld mag worden met wie.
Geen stuk verslag over de schutting gooien
Ik was enige tijd geleden erg onder de indruk van de podcast “Verstrikt”, van Maarten Dallinga. Deze gaat over mensen die suïcidaal zijn en over mensen die naasten hebben verloren aan zelfmoord. Hij maakt heel sprekend duidelijk, hoe belangrijk het is voor hulpverleners om op de juiste manier met de cliënt te praten. In die gevallen wil je als zorgverlener niet zomaar een stuk verslag over de schutting gooien. Ook is het zo dat zorginstellingen complexere stukken dossier met veel jargon liever verbergen, om het dossier voor de cliënt overzichtelijk en begrijpelijk te houden. Fijn voor de dit type cliënt, maar mogelijk weer niet voor cliënten die inmiddels zelf de expert van hun eigen aandoening zijn geworden. Zij zien liever alle informatie in, om zeker te zijn van correcte zorg. Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Dan kan het prettig zijn als je zelf bij kunt dragen in je zorg, door te controleren of de informatie waarover de zorgverlener beschikt, wel juist is.
Naast het digitaal delen van ‘het dossier’ blijft ook altijd de optie overeind om met een beroep op de AVG alle over de jouw verwerkte informatie op te vragen. Dat kan uitgebreider zijn dan het dossier dat je door de zorgverlener digitaal ter beschikking wordt gesteld en roept ook extra vragen op. Zijn er delen van het dossier die jou eigenlijk helemaal niet aangaan?
Delen van dossiers met ouder(s) of verzorger(s)
Veelal wordt dossiervoering geleid door de financieringsstroom die van toepassing is. Vooral in het Sociaal Domein en bij Jeughup zien we dit. Gaat het om een gezinstherapie in het kader van behandeling van een kind, dan wordt er een dossier vastgelegd op naam van het kind, want alle te declareren zorg moet zo ook worden vastgelegd. Los gezien van de financieringsstroom, zou je de het liefst de inhoudelijke informatie willen koppelen aan de persoon om wie het gaat. Een verslag van een gesprek met het kind hoort bij het kind, een verslag van een gesprek met de vader hoort mogelijk alleen bij de vader, een verslag ven een gesprek met de moeder hoort mogelijk alleen bij de moeder. Het verslag over een jong kind mag meestal door de beide ouders worden ingezien. Dat over de vader niet perse door de moeder, en andersom. Moet dit doorwerken in autorisaties voor het personeel? Stel dat de gezinsleden door verschillende therapeuten gezien worden in het kader van de zorgvraag van het kind, mag dan de therapeut of begeleider van de vader informatie inzien van gesprekken met het kind? Of met de moeder?
En wat als een jong kind in vertrouwen gevoelige informatie vertelt aan een psychiater over zijn moeder, dat is dan informatie van de het kind zelf, want het was onderdeel van diens gesprek en wellicht relevant voor diens problematiek. Maar mag de vader dit dan wel automatisch lezen? Of moet je de informatie in een dossier afkaderen op basis van wie het vertelt èn over wie het gaat? Kan dat wel automatisch? Of kunnen we het dan beter aan de zorgverlener overlaten om per verslag te bepalen voor welke ogen het verslag geschikt is?
Dossierinzage: zorgverlener en de cliënt houden controle
Ik ben helemaal voor verdere automatisering van dossiervoering. Hoe meer de zorgverlener ontlast wordt van administratie, des te beter. Door toenemend gebruik van allerlei apps en tools ben ik zelf ook gewend geraakt aan principes die mijns inziens ook een zorgverlener goed van pas zouden komen. Als ik thuiskom, kan ik bijvoorbeeld zeggen, “Oké Google, zet de lampen aan en de beveiliging uit.” Eigenlijk hoef ik dat niet eens te zeggen, want dit is al gebeurd, omdat ik binnen een straal van 300 meter in de buurt van mijn huis kwam. Dat is niet foutloos. Ik fietste wel eens iets te dicht in de buurt van mijn huis, onderweg van een externe afspraak, naar kantoor. Hup, beveiliging uit, lichten en verwarming aan, wat nog lang niet de bedoeling was. Kortom, we moeten er wel bij blijven nadenken wat we automatiseren en of we zelf nog kunnen ingrijpen als er iets mis gaat.
Zo ben ik er ook van overtuigd dat het verstandig is om de zorgverlener grip te laten houden op wie welk deel van dossiers mogen lezen, omdat ‘het dossier’ nog niet zo eenvoudig geautomatiseerd af te kaderen is. Dan geven we de zorgverlener de controle over de effecten van wat hij schrijft. En houden de cliënt en diens naasten de controle over de informatie die echt van hen hoort te zijn.
Heeft u een vraag?
Data Science in de zorg
Al jarenlang leggen zorgaanbieders een schat aan data vast over de zorg die zij leveren. Nu is het tijd om al die historische data voor hen te laten werken. Door de snelle technologische ontwikkelingen heeft Data Science enorme potentie: extra inzichten uit data versterken de klinische expertise en bieden oplossingen die de efficiëntie verhogen en de werkdruk verlagen.
Bekijk profielBekijk profiel
Horizontaal toezicht en Zorgprestatiemodel
Administratieve lastenverlichting by Design
Bekijk profielBekijk profiel