Als je de term MIC (Melding Incidenten Cliënt) hoort, denk je waarschijnlijk al aan (gevaarlijke) situaties bij de cliënt. Voor velen voelt dit als een ‘moetje’. Je denkt al snel: nog meer registratie en meer onderwerpen die besproken moeten worden in het teamoverleg. Toch is het belangrijk dat de MIC aandacht krijgt. Misschien zijn er situaties die collega’s moeten weten of ook een keer hebben gehad.
Het belang van MIC
Fouten maken is menselijk. Als verpleegkundige heb ik een keer te veel insuline gespoten bij een cliënt. Onoplettendheid van mijn kant en een risico voor de cliënt. Dan moet je direct handelen: overleggen met de diabetesverpleegkundige om een beleid vast te stellen en collega’s op de hoogte brengen van mijn fout en het beleid. Hierover moest ik een MIC vastleggen.
Soms zijn incidenten niet te voorkomen. Bijvoorbeeld een eigenwijze dame van 89 die slecht te been is, maar haar geliefde kleedjes telkens weer midden in de hal terug legt, waardoor haar valrisico wordt verhoogt. Als zij dan valt, zal er ook een MIC in gevuld moeten worden. Veelal merk je dat deze incidenten al besproken worden tussen collega’s. Met name in zelfsturende teams worden incidenten automatisch besproken. Mocht je net startend zijn met zelfsturende teams en nog niet iedereen is gewend aan de open en zelfstandige manier van werken, dan kan de MIC helpen om situaties naar boven te krijgen die normaal niet besproken zouden worden in het teamoverleg.
MIC gaat niet over veroordeling, maar is oplossingsgericht
MIC is er met name voor de collega die zich nog niet vertrouwd voelt om incidenten in het teamoverleg in te brengen. Via MIC kun je incidenten rondom de cliënt anoniem vastleggen. Het gaat namelijk niet om veroordeling, maar oplossingsgericht: hoe is deze situatie tot stand gekomen en hoe kunnen we er met het team voor zorgen dat het niet weer gebeurt. En misschien zijn er wel meerdere collega’s die hetzelfde is overkomen.
Ons ECD heeft in de Best Practice omgeving een MIC staan die hiervoor gebruikt kan worden. Hierin wordt doorgevraagd op de situatie, zodat de situatie in één keer duidelijk is, zonder verdere toelichting van de collega. Hierdoor kan er gezamenlijk nagedacht worden over een manier om deze situatie in de toekomst te kunnen voorkomen.
Leren van incidenten
In mijn geval met het insuline incident bleek ik niet de enige collega te zijn waarbij deze situatie bij deze cliënt is voorgekomen. Wij hebben met het team gekeken hoe beide situaties zijn ontstaan en hebben uiteindelijk een routine vastgelegd die wij bij de cliënt volgen. We hebben gekozen om allemaal bewust na te vragen aan de cliënt hoeveel insuline er gespoten moet worden. Doordat alle collega’s dezelfde routine aanhielden, kon de cliënt meedenken over hoeveel insuline er gespoten moet worden en werd de collega dubbel gecheckt. De zorg voor deze cliënt is hierdoor op 2 vlakken verbeterd: Het risico op een verkeerde hoeveelheid spuiten is verminderd en de eigen regie van de cliënt is vergroot.
Cliëntvolgsysteem: Een goed begin is het halve werk!
Wie kent de uitspraak die de titel van deze blog vormt niet? Iedereen heeft hem wel eens gehoord, bijvoorbeeld bij het oppakken van een klus in huis of bij het schrijven van een opstel. Met andere woorden: een solide basis voor een goed eindresultaat. Uiteraard geldt dit ook in de zorg. Door het aanmeldingsproces van (mogelijke) cliënten goed op orde te hebben zorg je ervoor dat de cliënt vanaf het moment dat hij of zij in aanraking komt met jouw zorginstelling centraal komt te staan. Het cliëntvolgsysteem biedt hierin uitkomst.
Wat is een cliëntvolgsysteem?
Het cliëntvolgsysteem is binnen het ECD een onderdeel waarin informatie kan worden vastgelegd op het moment dat een cliënt voor het eerst contact opneemt met jouw zorginstelling. Wat je merkt is dat er verschillende middelen worden gebruikt om informatie op te slaan wanneer een cliënt zich voor het eerst meldt bij een organisatie. De één gebruikt Excel, de ander schrijft de informatie op de kladblok die standaard opengeslagen naast de telefoon ligt. Het cliëntvolgsysteem zorgt ervoor dat alle informatie vanaf het begin kan worden vastgelegd in één systeem. Je wordt vanzelf geattendeerd zodra het tijd is om bijvoorbeeld weer contact op te nemen met de cliënt. Wanneer deze persoon besluit om zich aan te melden als cliënt, kan het aanmeldingsproces vervolgd worden tot de cliënt daadwerkelijk in zorg is. De informatiestroom die gedurende dit hele proces ontstaat wordt vastgelegd in het cliëntvolgsysteem. Doordat de data vanaf het begin af aan op één plek is opgeslagen voorkom je dat gegevens tussen wal en schip belanden.
Wat zijn de voordelen voor jouw organisatie?
- Alle gegevens van de cliënt zijn centraal opgeslagen vanaf het allereerste begin.
- Belangrijke informatie gaat niet verloren.
- De informatie rondom de cliënt is ook voor collega’s inzichtelijk. Hierdoor voorkom je dat gegevens mogelijk meerdere malen aan de cliënt worden gevraagd.
- De cliënt staat vanaf het begin centraal, wat meteen zorgt voor een goede indruk.
- Door vinger aan de pols te houden is de kans kleiner dat de toekomstige cliënt gaat kijken bij de concurrent.
- Het ondersteunt de workflow.
- Wachtlijstbeheer is mogelijk doordat cliënten goed in beeld blijven.
- Doordat het op één plek is opgeslagen kan je hier stuurinformatie uit halen.
Door de toenemende zorgconsumptie en de stijgende kosten merk je dat de behoefte aan slimme en innovatieve ICT-oplossingen steeds groter wordt. Het cliëntvolgsysteem is één van deze oplossingen die eraan bijdraagt dat er nóg meer focus kan komen te liggen op het zorgen voor mensen.
Wil je weten hoe een cliëntvolgsysteem waarde toe kan voegen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met mij op!