Dankzij wet- en regelgeving zijn er veel zaken goed geregeld binnen ons zorgstelsel. Sinds 1 januari 2020 zijn we twee wetten rijker: de Wzd voor de langdurige zorg en de Wvggz binnen de geestelijke gezondheidszorg. Beiden regelen onvrijwillige zorg, maar binnen een ander segment. Door deze ‘verzuiling’ vallen sommige cliënten echter tussen wal en schip. Helaas komen we nog steeds schrijnende gevallen tegen in de zorg en krijgen niet alle cliënten de zorg die ze nodig hebben omdat ze niet het ‘juiste label’ hebben.

Sprekers

Heike Brandes (Productmanager bij Tenzinger) + Brenda Frederiks (Jurist en gezondheidswetenschapper)

Sprekers

Heike Brandes (Productmanager bij Tenzinger) + Hans van Wouwe (Hoofd behandeling bij ASVZ)

Kind & Jeugd binnen Fierit

Wim Haazelager vertelt ons meer over hoe het project is verlopen: ‘In november 2020 zijn we gestart met de eerste scoping en hebben we gekeken naar de mogelijkheden die Fierit kon bieden op het gebied van Kind & Jeugd. We hebben gezien dat zij hier de afgelopen jaren flink op hebben doorontwikkeld. Na de vergelijking met Fierit en de huidige oplossing hebben we de belangrijkste speerpunten op een rijtje gezet: het individuele ondersteuningsplan, MDO (Multidisciplinair Overleg), cliëntvolgsysteem, gespreksverslagen en cliënttevredenheid. Deze speerpunten waren voor ons het uitgangspunt om iets te creëren wat handzaam, efficiënt en effectief is voor onze medewerkers en de begeleiding van onze cliënten. We vinden het vooral belangrijk dat de oplossing niet te complex is en onze doelen voorbij loopt.’

Fierit laat zien wat onze medewerkers werkelijk nodig hebben

Wim vervolgt: ‘Onze collega’s zien nu al dat Kind & Jeugd van Fierit het werk makkelijker maakt. Fierit zoekt eigenlijk de toenadering naar onze medewerkers en laat zien wat ze werkelijk nodig hebben. Zo vinden we het een groot voordeel dat er in het MDO een workflow zit. Als je deze in concept invult dan wordt er automatisch een taakverzoek naar de desbetreffende gedragsdeskundige gestuurd. Deze gedragsdeskundige kan hier iets aan toevoegen en deze terugsturen. Onze medische dienst werkte al met taakverzoeken, maar voor de begeleiding, verzorging en 24-uurs zorg is dit nieuw.’

Optimalisatieslag

In 2015 heeft de Trans de keuze gemaakt voor Fierit. Wim vertelt hierover: ‘Ik weet nog heel goed dat wij deze keuze hebben gemaakt, omdat we vonden dat Fierit heel sterk is in de workflow in vergelijking met andere ECD-aanbieders. Dat vinden we nog steeds. We zijn nu ook binnen de Trans aan het kijken hoe we weer optimaal gebruik kunnen maken van deze workflow.

Hiernaast zijn we ook gestart met het inzetten van rollen. Alleen al binnen ons kinderdagcentrum hebben we te maken met bijna 50 medewerkers met diverse disciplines. Van activiteitenbegeleiders, gedragsdeskundigen tot aan fysiotherapeuten en logopedisten. Hier hebben we rollen voor aangemaakt en dit werkt gewoon perfect voor ons. Gedragsdeskundigen kunnen de rol Kind & Jeugd kiezen en met een druk op de knop omschakelen naar een andere rol met de bijbehorende informatie. Dit was echt een mijlpijl voor ons.

De grote optimalisatieslag die nu plaatsvindt binnen onze organisatie hebben we dus mede te danken aan dit project voor het kinderdagcentrum. Ik kan dus zeker concluderen dat er genoeg ambitie is en er mooie ontwikkelingen spelen binnen de Trans.’

De kracht van een goed team

Mareille Hulshof (Functional Consultant bij Tenzinger) vult hierop aan: ‘De mooie ontwikkelingen die nu spelen binnen de Trans, zouden niet mogelijk gemaakt zijn zonder het goede projectteam. De werkgroep van de Trans (het team van Wim) wordt gekenmerkt door enthousiasme, creativiteit, het denken in mogelijkheden en oplossingen en de kracht om door te pakken en keuzes te maken. Met als aanvulling hierop de functioneel inhoudelijk experts en goede projectleiding. Mijn collega Erwin Veneman was in staat om het ontwerp en de behoeftes van de Trans te vertalen naar een passende ECD inrichting. Dit bewijst maar weer eens de kracht van een goed team en natuurlijk de mooie software mogelijkheden. Vanaf de eerste dag bij de scoping, werd mij duidelijk dat we met de juiste workflow in staat zijn de medewerkers van het kinderdagcentrum te ondersteunen. Ontzettend leuk om te horen dat dit ook zo goed heeft uitgepakt.’

Erwin Veneman (Consultant bij Tenzinger) heeft samen met projectleider Pim Post het hele project tot in de puntjes begeleid. Hij vertelt hierover: ‘Het fijne en soepele contact met de Trans heeft ervoor gezorgd dat ik terugkijk op een hele mooie samenwerking. Iedere week bespraken we met de Trans waar we stonden in het project, wat er goed ging en of we tegen bepaalde punten aanliepen. Dit maakte het mogelijk om snel te schakelen en door te pakken. Dit is voor mij de perfecte werkwijze en aanpak in het begeleiden van grote projecten bij zorgorganisaties. Vanuit mijn rol zorg ik dat er duidelijke afspraken worden gemaakt en hou ik overview op het totale project. Ik ben eigenlijk de schakel tussen de vraag en behoeftes van de zorgorganisatie, mijn collega’s binnen het projectteam en de uiteindelijke oplossing.’

Wim sluit af met de mooie woorden: ‘De duidelijke scoping vooraf, de wekelijkse afstemming en de fijne samenwerking hebben ervoor gezorgd dat we dit project in een zeer korte periode succesvol hebben voltooid. We hebben ervaren dat alles, wat we in nog geen vier maanden tijd samen hebben neergezet, goed ontvangen werd door onze collega’s. Wat we nu hebben neergezet werkt goed en ik verwacht dat dit ook zal blijven in de toekomst. Hier durf ik mijn handen voor in het vuur te steken.’

Over de Trans

De Trans biedt zorg en diensten aan mensen met een verstandelijke beperking en aan mensen met een Autisme Spectrum Stoornis (ASS). Dit kan op allerlei vlakken: van intensieve zorg tot ondersteuning thuis en van logeerzorg tot dagbesteding. De Trans vindt dat cliënten moeten zo veel mogelijk hun eigen keuzes kunnen maken. Ongeveer duizend medewerkers zetten zich dagelijks in om de zorg en begeleiding voor cliënten zo goed mogelijk te organiseren.

Kwantitatieve gegevens

Bij de kwantitatieve gegevens gaat het om de aanlevering van de cijfers over de verleende onvrijwillige zorg. Dit moet een XML bestand zijn wat opgebouwd is volgens bepaalde specificaties. Deze specificaties kun je hier terugvinden. De ECD leverancier is verantwoordelijk voor het kunnen genereren van een dergelijk bestand. Hier hoef je als organisatie dus niet zelf voor te zorgen. Deze gegevens moeten minimaal twee keer per jaar worden aangeleverd, 6 weken na het verstrijken van het half jaar (half augustus of half februari).

Kwalitatieve gegevens

Bij de kwalitatieve gegevens gaat het om een analyse over de verleende onvrijwillige zorg van het vorige jaar. Deze moet ieder jaar worden opgeleverd in juli. Wat er precies in deze analyse moet staan is beschreven in artikel 7 van de regeling Zorg en Dwang, welke is gepubliceerd in de Staatscourant op 7 november 2019. De vorm waarin de analyse wordt aangeleverd staat vrij. Dit betekent dat de zorgaanbieder zelf mag bepalen op welke wijze deze gegevens worden vormgegeven. Dit mag in tabellen, grafieken, een tekstuele beschrijving of met afbeeldingen zijn etc.

De inspectie vindt het allereerst belangrijk dat de (kwalitatieve) analyse zorgaanbieders zelf inzicht geeft in de effecten van hun beleid rondom onvrijwillige zorg. De analyse geeft vervolgens de inspectie inzicht in de manier waarop zorgaanbieders terughoudend en zorgvuldig omgaan met deze ingrijpende vorm van zorg: heeft de zorgaanbieder geleerd van de manier waarop onvrijwillige zorg is ingezet? Is de juiste zorg op de juiste plaats geboden en is voldoende geprobeerd om onvrijwillige zorg te voorkomen? Zijn de belangen van cliënten voldoende beschermd? Heeft de cliëntenraad een advies gegeven over de analyse?

De analyse wordt een structureel onderdeel van het jaarverslag (kwaliteitsjaarverslag of kwaliteitsrapport) dat zorgaanbieders opstellen op basis van het kwaliteitskader van hun sector.

Pilot Gegevensaanlevering toezichtsinformatie Wzd

In september 2020 is er een pilot van start gegaan met verschillende partijen: IGJ, VWS, VGN, Actiz, verschillende zorgorganisaties en een drietal leveranciers. Namens Tenzinger neem ik, Heike Brandes (Productmanager), deel aan deze pilotgroep. Deze pilot bestaat uit twee werkgroepen en een stuurgroep. De ene werkgroep richt zich op de inhoud (wat wordt er aangeleverd?) en de andere werkgroep richt zich op het aanleverbestand (hoe wordt het aangeleverd?). Deze pilot heeft als doel om tot een aanlevering te komen die met zo min mogelijk extra administratieve last voor de zorgaanbieders te genereren is en die de IGJ een goede informatiepositie geeft om de toezichthoudende rol te kunnen vervullen.

Huidige stand van zaken pilot

Inmiddels zijn er vanuit het ECD Fierit verschillende proefaanleveringen gedaan. De laatste inconsistenties zijn uit de XML gehaald en de specificaties zijn nog op enkele punten aangepast om beter aan te sluiten bij de praktijk. Ook vanuit de deelnemende klanten van Tenzinger (De Trans en Philadelphia) zijn proefaanleveringen gedaan bij de IGJ. De pilot is echter nog niet afgerond. Door het terugtrekken van één van de leveranciers heeft de IGJ nog niet genoeg gegevens om te bepalen of hun informatiepositie hiermee geborgd is. Vanuit Tenzinger wordt nu opgeschaald om ook vanuit andere klanten proefaanleveringen te kunnen doen en de IGJ op deze manier van de benodigde input te kunnen voorzien om zo de pilot te kunnen afronden. Zo is er ook vanuit zorgorganisatie Koraal een extra proefaanlevering gedaan.

Als de specificaties definitief zijn, kunnen we de programmatuur de XML laten genereren en uitleveren aan alle klanten. Deze ligt immers al klaar voor uitlevering. Eerder is er, door de uitloop van de pilot, 6 weken uitstel gegeven. Hierdoor is de deadline verschoven van half augustus naar eind september. In de maand juli is duidelijk geworden dat er nog meer uitstel wordt verleend. De bespreking van het wetsvoorstel om de Wzd aanlevering op BSN nummer te mogen doen is namelijk verplaatst tot na het zomerreces. De IGJ laat begin oktober weten wat de nieuwe aanleverdatum gaat worden.

Coulance vanuit IGJ

De IGJ is zich bewust van het feit dat niet iedereen volledig de informatie kan aanleveren. Redenen hiervoor zijn dat de ECD’s niet tijdig zijn aangepast, de registratie nog niet volledig is of omdat er nog niet voldoende zicht is op de reeds vastgelegde gegevens. Er is afgesproken dat zorgaanbieders de informatie aanleveren die wel beschikbaar is en/of dat de analyse gedaan wordt op basis van de reeds beschikbare gegevens. Er zullen geen boetes worden verstrekt indien de aanlevering niet volledig of niet accuraat is.

Voorbereidende werkzaamheden voor aanlevering: vestigingsnummer

Er is één ding wat wel echt op orde moet zijn: de registratie van het vestigingsnummer. Elke fysieke locatie waar onvrijwillige zorg wordt verleend moet beschikken over een vestigingsnummer. Deze is eerder nooit vastgelegd in het ECD, omdat daar is tot nu toe nooit aanleiding voor is geweest. Aangezien het nu wel verplicht is, zijn er in onze ECD’s extra mogelijkheden opgenomen om het vestigingsnummer vast te leggen. Deze vestigingsnummers zijn ook verplicht om op te nemen in de aanlevering. Heeft jouw organisatie nog niet voor alle locaties een vestigingsnummer aangevraagd bij de KvK? Doe dit dan alsnog. Ga eventueel in overleg met de IGJ als jullie verwachten dit niet tijdig gereed te hebben.

Heb je hulp nodig bij het vastleggen van de vestigingsnummers in het ECD?

Neem contact op met ons Projectbureau via projectbureau@fierit.nl en we plannen hulptroepen voor je in.

Programma InZicht
Het doel van InZicht is om zorgorganisaties te helpen om standaard digitale uitwisseling van gegevens met andere zorgverleners, cliënten of hun verwanten mogelijk te maken. Dit zorgt ervoor dat dubbele registratie niet meer nodig is en het voorkomt veel fouten. Zo hebben zorgprofessionals meer tijd en aandacht over voor hun cliënten. Ook voor cliënten en verwanten heeft deze uitwisseling van gegevens voordelen. Zo hebben zij veel meer regie over hun eigen zorgproces.

De Regeling InZicht bestaat op dit moment uit twee modules:
1. Module PGO: het ontsluiten van gegevens naar en werken met Persoonlijke Gezondheidsomgevingen (dit is een verplichte module).
2. Module eOverdracht: het elektronisch uitwisselen van gegevens in de verpleegkundige overdracht.

De subsidie voor de bovenstaande modules t bedraagt maximaal 200.000 euro per module en per organisatie.

Uitwisseling van gegevens geen keuze meer
Als Tenzinger vinden wij dit een belangrijk onderwerp en werken wij nauw samen met partijen die dit mogelijk maken. Zo hebben wij de afgelopen 1,5 jaar actief deelgenomen aan de zogenoemde ‘Proeftuinen InZicht’ en hebben we al ervaring opgedaan met het uitwisselen van gegevens (eOverdracht, PGO, medicatie). We vinden het belangrijk om onze opdrachtgevers hierin mee te nemen. In de toekomst is het uitwisselen van gegevens namelijk geen keuze meer, maar wetgeving. Denk bijvoorbeeld ook aan het invoeren van de Wet Elektronische gegevensuitwisseling, die naar verwachting dit jaar nog van kracht wordt.