Saxenburgh live met cliëntvolgsysteem: efficiënter werken en betere dataveiligheid

Het cliëntvolgsysteem, dat onder de naam van CareQ ook als losstaand product kan worden afgenomen, biedt een gestructureerde en centrale manier om cliëntinformatie vast te leggen vanaf het eerste contactmoment.

Overzicht en structuur in zorgbemiddeling

De zorgbemiddeling bij Saxenburgh profiteert direct van de invoering van het cliëntvolgsysteem. Waar voorheen veel informatie verspreid werd bijgehouden, wordt nu alles centraal vastgelegd.

“Het aanmeldproces van een patiënt was eerder niet volledig belegd in Fierit, maar dat is nu wel het geval. Hierdoor wordt vanaf het eerste contact alles geregistreerd, wat zorgt voor minder dubbel werk en minder e-mailverkeer,” aldus de zorgbemiddeling.

Voorheen was de wachtlijst een aparte lijst buiten het ECD. “Nu is het een onderdeel van het systeem, wat dubbelingen voorkomt en meer overzicht biedt. Daarnaast zorgt het cliëntvolgsysteem voor eenduidigheid in het proces, doordat iedereen dezelfde stappen doorloopt.”

Een gestructureerd proces

Projectmanager Hans Spijker vertelt over het traject dat Saxenburgh doorliep om het cliëntvolgsysteem te implementeren. “Onze processen rondom aanmeldingen liepen via verschillende kanalen en waren vaak onvolledig. We wilden dit gestructureerd vastleggen. Tijdens de Zorg en ICT beurs kwam ik in contact met Fierit en bleek dat hun oplossing perfect aansloot bij onze behoefte.”

Het implementatieproces kende meerdere fasen. “We begonnen met het in kaart brengen van onze processen. Dat was een flinke klus, maar noodzakelijk om het systeem optimaal in te richten. Vervolgens hebben we samen met Fierit alles uitgewerkt, getest en bijgesteld. Vooral het verwerken van alle financieringsstromen was een uitdaging, maar het is gelukt om alles binnen één proces te vangen.”

Een belangrijke verbetering die Spijker benoemt is de verhoogde dataveiligheid. “Omdat alles binnen het systeem wordt verwerkt, is er geen sprake van onveilige e-mailuitwisselingen. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot de gegevens. Daarnaast krijgen collega’s nu meldingen als er taken openstaan, wat bijdraagt aan een efficiëntere werkwijze.”

Grote verbeterslag

Functioneel applicatiebeheerder Laura Slot benadrukt het intensieve testproces van het cliëntvolgsysteem. “Het testen heeft veel tijd gekost, maar dat hoort bij een complex project als deze. We zien nu al verbetering met het cliëntvolgsysteem en hopen dit in de toekomst alleen nog maar verder te optimaliseren. Vanaf hier kan het alleen maar beter worden.”

Een succesvolle livegang met grote voordelen

De implementatie van het cliëntvolgsysteem betekent een grote stap vooruit voor Saxenburgh. Medewerkers ervaren de voordelen van een gestructureerd systeem waarin informatie eenduidig wordt vastgelegd. “Artsen vinden het nu bijvoorbeeld fijn dat ze gegevens kunnen terugvinden in plaats van dat er aannames gemaakt worden”, vertelt Spijker.

Artsen vinden het fijn dat ze gegevens terugvinden in plaats van dat er aannames gemaakt worde

De toekomst ziet er positief uit voor Saxenburgh met dit nieuwe systeem. “Ik ben enorm trots dat we dit project samen hebben afgerond, dankzij ieders inzet en toewijding. Een groot compliment voor het hele projectteam!” De samenwerking tussen Saxenburgh en Fierit heeft geleid tot een oplossing die niet alleen aansluit bij de behoeften van de organisatie, maar ook klaar is voor verdere optimalisatie in de toekomst.