Blog27 aug 2020

Optimalisatie AO/IC zorginstellingen met Horizontaal Toezicht

In deze blog lees je over het belang van een goed werkende AO/IC voor een zorginstelling. Hoe houd je de administratieve lasten zo laag mogelijk en zorg je voor een stabiele liquiditeit opdat het beschikbare geld uitgegeven kan worden aan zorg voor cliënten?

In de huidige coranatijd staan de registratie- en declaratieprocessen van zorginstellingen onder grote druk, door de enorme omvang van deze crisis. Hierbij zijn er nog onduidelijkheden over de financiële afwikkeling en verantwoording. Het risico is aanwezig dat er achteraf handmatige controles gevraagd gaan worden en de administratieve lasten in de zorg nog verder gaan stijgen.

AO/IC krijgt lang niet altijd de aandacht dat het verdient

Ik ben al lange tijd om zoek naar een manier waarop we de zorg daadwerkelijk administratief gezien slimmer kunnen organiseren. Daarom ben ik de studie Horizontaal Toezicht (wat eigenlijk niets anders betekent dan optimalisatie van je AO/IC)  gaan volgen en heb onderzoek gedaan naar de mate waarin zorginstellingen hun AO/IC op orde hebben. Ik kwam erachter dat de AO/IC lang niet de aandacht krijgt dat het verdient. Voor mij waren deze uitkomsten best schokkend, wetende dat een goed werkende AO/IC als verplichting wordt genoemd in de administratie-protocollen van zorgkantoren en verzekeraars. Bovendien heeft een niet goed werkende AO/IC veelal direct invloed op de administratieve lasten en liquiditeit van een instelling.

Enkele punten die me opvielen is dat processen en werkbeschrijvingen veelal of achterhaald of helemaal niet beschreven zijn. Medewerkers weten hierdoor vaak niet wat ze moeten doen op basis van best practice en blijven doen wat ze altijd gewend zijn of wat een collega ooit heeft overgedragen.

Belang van een goedwerkende AO/IC

Het is van groot belang dat processen onder de loep worden genomen, om te zien of het proces efficiënt is ingericht en goed staat beschreven. Deze processen moeten zowel in hoofd- als in detailprocessen worden bekeken voor alle afdelingen die van invloed zijn op het proces registratie – declaratie.

Tijdens het in kaart brengen van de processen kan er gelijktijdig een risicoanalyse worden gemaakt. Met de risicoanalyse als basis kunnen beheersmaatregelen worden ingevoerd en onderhouden. Wanneer uit de risicoanalyse blijkt dat het risico dat gemeten de kwalificatie hoog heeft, zal dit direct of indirect invloed hebben op de liquiditeit van uw instelling.

Wanneer een organisatie niet gewend is om kritisch naar de administratieve processen te kijken kan de methodiek Horizontaal Toezicht soelaas bieden. Deze methodiek neemt je stapsgewijs door de processen aan de hand van het instapmodel. Dit model geeft inzicht in de mate waarin een organisatie klaar is voor het aangaan van dit traject. Het neemt organisaties mee in de hele optimalisatie; het beschrijven van een businesscase, het maken van procesbeschrijvingen, het maken van de risicoanalyses en invoeren van beheersmaatregelen.

Het is raadzaam om deze processen en werkbeschrijvingen vervolgens jaarlijks te reviewen en te toetsen aan de veranderende wet- en regelgeving.

Lastenverlichting

Het is van belang dat de processen en werkbeschrijvingen op orde zijn, zodat de productie aan de bron in één keer goed vastgelegd wordt.  Controles moeten zoveel mogelijk plaatsvinden voorafgaand aan de te sturen declaraties. Je softwarepakket, BI-tooling of handmatige controles moeten je hierin kunnen ondersteunen.

Een goed werkende AO/IC die eventueel met behulp van Horizontaal Toezicht geoptimaliseerd kan worden moet het doel hebben om een declaratie voor 99% valide, tijdige, juist en volledig te versturen aan financiers als gemeenten, verzekeraars of zorgkantoren. Als dit kan worden aangetoond dan kunnen er vaak betere prijsafspraken gemaakt worden met financiers. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden over minder of wellicht geen materiële controles.

Met de accountant kan gekeken worden of er minder controles nodig zijn waardoor deze kosten flink teruggebracht kunnen worden. Bovendien leiden minder correcties achteraf tot een aanzienlijk lagere werkdruk bij de medewerker.

Gerelateerde berichten

Blog19 sep 2024

Fierit officieel scholingsbureau voor Omaha

Bij Fierit zijn we trots om te melden dat we nu een erkend scholingsbureau zijn voor het Omaha System. Dit betekent dat we naast onze bestaande certificering als ECD-leverancier van Omaha, nu ook bevoegd zijn om zorgorganisaties te trainen in het gebruik van deze zorgmethodiek.
Lees meer +
Blog10 jun 2024

Blog: tijd teruggeven met het clickable dashboard

Bij Fierit besparen we zorgverleners tijd met ons clickable dashboard, dat essentiële cliëntgegevens centraal integreert. Dit systeem verbetert de efficiëntie, zodat zorgverleners meer tijd hebben voor zorgverlening.
Lees meer +
Blog19 jun 2023

GRIP op probleemgedrag

GRIP op probleemgedrag is een effectieve methode bij ouderen met dementie. Probleemgedrag – of onbegrepen gedrag – komt veel voor bij verpleeghuisbewoners met dementie.
Lees meer +

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Zo ben jij elke maand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de zorg!

Door op de button te klikken ga je akkoord met het Fierit privacy statement