Optimalisatie AO/IC zorginstellingen met Horizontaal Toezicht

In de huidige coranatijd staan de registratie- en declaratieprocessen van zorginstellingen onder grote druk, door de enorme omvang van deze crisis. Hierbij zijn er nog onduidelijkheden over de financiële afwikkeling en verantwoording. Het risico is aanwezig dat er achteraf handmatige controles gevraagd gaan worden en de administratieve lasten in de zorg nog verder gaan stijgen.

AO/IC krijgt lang niet altijd de aandacht dat het verdient

Ik ben al lange tijd om zoek naar een manier waarop we de zorg daadwerkelijk administratief gezien slimmer kunnen organiseren. Daarom ben ik de studie Horizontaal Toezicht (wat eigenlijk niets anders betekent dan optimalisatie van je AO/IC)  gaan volgen en heb onderzoek gedaan naar de mate waarin zorginstellingen hun AO/IC op orde hebben. Ik kwam erachter dat de AO/IC lang niet de aandacht krijgt dat het verdient. Voor mij waren deze uitkomsten best schokkend, wetende dat een goed werkende AO/IC als verplichting wordt genoemd in de administratie-protocollen van zorgkantoren en verzekeraars. Bovendien heeft een niet goed werkende AO/IC veelal direct invloed op de administratieve lasten en liquiditeit van een instelling.

Enkele punten die me opvielen is dat processen en werkbeschrijvingen veelal of achterhaald of helemaal niet beschreven zijn. Medewerkers weten hierdoor vaak niet wat ze moeten doen op basis van best practice en blijven doen wat ze altijd gewend zijn of wat een collega ooit heeft overgedragen.

Belang van een goedwerkende AO/IC

Het is van groot belang dat processen onder de loep worden genomen, om te zien of het proces efficiënt is ingericht en goed staat beschreven. Deze processen moeten zowel in hoofd- als in detailprocessen worden bekeken voor alle afdelingen die van invloed zijn op het proces registratie – declaratie.

Tijdens het in kaart brengen van de processen kan er gelijktijdig een risicoanalyse worden gemaakt. Met de risicoanalyse als basis kunnen beheersmaatregelen worden ingevoerd en onderhouden. Wanneer uit de risicoanalyse blijkt dat het risico dat gemeten de kwalificatie hoog heeft, zal dit direct of indirect invloed hebben op de liquiditeit van uw instelling.

Wanneer een organisatie niet gewend is om kritisch naar de administratieve processen te kijken kan de methodiek Horizontaal Toezicht soelaas bieden. Deze methodiek neemt je stapsgewijs door de processen aan de hand van het instapmodel. Dit model geeft inzicht in de mate waarin een organisatie klaar is voor het aangaan van dit traject. Het neemt organisaties mee in de hele optimalisatie; het beschrijven van een businesscase, het maken van procesbeschrijvingen, het maken van de risicoanalyses en invoeren van beheersmaatregelen.

Het is raadzaam om deze processen en werkbeschrijvingen vervolgens jaarlijks te reviewen en te toetsen aan de veranderende wet- en regelgeving.

Lastenverlichting

Het is van belang dat de processen en werkbeschrijvingen op orde zijn, zodat de productie aan de bron in één keer goed vastgelegd wordt.  Controles moeten zoveel mogelijk plaatsvinden voorafgaand aan de te sturen declaraties. Je softwarepakket, BI-tooling of handmatige controles moeten je hierin kunnen ondersteunen.

Een goed werkende AO/IC die eventueel met behulp van Horizontaal Toezicht geoptimaliseerd kan worden moet het doel hebben om een declaratie voor 99% valide, tijdige, juist en volledig te versturen aan financiers als gemeenten, verzekeraars of zorgkantoren. Als dit kan worden aangetoond dan kunnen er vaak betere prijsafspraken gemaakt worden met financiers. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden over minder of wellicht geen materiële controles.

Met de accountant kan gekeken worden of er minder controles nodig zijn waardoor deze kosten flink teruggebracht kunnen worden. Bovendien leiden minder correcties achteraf tot een aanzienlijk lagere werkdruk bij de medewerker.