Zo is het niet altijd wenselijk als de cliënt bepaalde informatie in het dossier al ziet, voordat dit is besproken met de cliënt. Met oog op het welbevinden van de cliënt zal de behandelaar daarom bepaalde informatie liever nog niet delen, voordat er een gesprek heeft plaatsgevonden. Een oplossing die voor de hand ligt, is bijvoorbeeld de cliënt een keuze te geven: wil je een uitslag al in zien, zonder de behandelaar gesproken te hebben? Maar wat als de cliënt dat zelf niet in kan schatten? Dan zou je toch ook willen kiezen voor tijdelijke afscherming.
Wat mag wanneer en met wie gedeeld worden?
Als Product Owner bij Tenzinger houd ik samen met mijn collega’s dagelijks in de gaten wat er verandert in de wereld en welke nieuwe technologische mogelijkheden er ontstaan. Samen zorgen we voor een roadmap op basis waarvan verdere ontwikkelingen in Medicore worden gepland. Met onze opdrachtgevers zoeken we in focussessies naar handige oplossingen voor veranderende vereisten. Zelf heb ik mij de afgelopen tijd beziggehouden met meerdere ontwikkelingen op het gebied van authenticatie en autorisatie. Naast deze onderwerpen heb ik onlangs mijn focus verlegd naar het schrijven van het dossier, ofwel het vastleggen van medisch inhoudelijke gegevens. Daarin zijn standaardisatie en structurering een groot aandachtspunt. Deels omdat de VIPP-regelingen erg actueel zijn natuurlijk, en deels omdat bepaalde onderdelen van de wet cliëntenrechten ingaan per juli 2020. Want voordat je gegevens kunt uitwisselen of digitaal ter beschikking stelt aan de cliënt, moet je naast dezelfde taal spreken, ook duidelijk kunnen maken welk deel van de informatie eigenlijk gedeeld mag worden met wie.
Geen stuk verslag over de schutting gooien
Ik was enige tijd geleden erg onder de indruk van de podcast “Verstrikt”, van Maarten Dallinga. Deze gaat over mensen die suïcidaal zijn en over mensen die naasten hebben verloren aan zelfmoord. Hij maakt heel sprekend duidelijk, hoe belangrijk het is voor hulpverleners om op de juiste manier met de cliënt te praten. In die gevallen wil je als zorgverlener niet zomaar een stuk verslag over de schutting gooien. Ook is het zo dat zorginstellingen complexere stukken dossier met veel jargon liever verbergen, om het dossier voor de cliënt overzichtelijk en begrijpelijk te houden. Fijn voor de dit type cliënt, maar mogelijk weer niet voor cliënten die inmiddels zelf de expert van hun eigen aandoening zijn geworden. Zij zien liever alle informatie in, om zeker te zijn van correcte zorg. Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Dan kan het prettig zijn als je zelf bij kunt dragen in je zorg, door te controleren of de informatie waarover de zorgverlener beschikt, wel juist is.
Naast het digitaal delen van ‘het dossier’ blijft ook altijd de optie overeind om met een beroep op de AVG alle over de jouw verwerkte informatie op te vragen. Dat kan uitgebreider zijn dan het dossier dat je door de zorgverlener digitaal ter beschikking wordt gesteld en roept ook extra vragen op. Zijn er delen van het dossier die jou eigenlijk helemaal niet aangaan?
Delen van dossiers met ouder(s) of verzorger(s)
Veelal wordt dossiervoering geleid door de financieringsstroom die van toepassing is. Vooral in het Sociaal Domein en bij Jeughup zien we dit. Gaat het om een gezinstherapie in het kader van behandeling van een kind, dan wordt er een dossier vastgelegd op naam van het kind, want alle te declareren zorg moet zo ook worden vastgelegd. Los gezien van de financieringsstroom, zou je de het liefst de inhoudelijke informatie willen koppelen aan de persoon om wie het gaat. Een verslag van een gesprek met het kind hoort bij het kind, een verslag van een gesprek met de vader hoort mogelijk alleen bij de vader, een verslag ven een gesprek met de moeder hoort mogelijk alleen bij de moeder. Het verslag over een jong kind mag meestal door de beide ouders worden ingezien. Dat over de vader niet perse door de moeder, en andersom. Moet dit doorwerken in autorisaties voor het personeel? Stel dat de gezinsleden door verschillende therapeuten gezien worden in het kader van de zorgvraag van het kind, mag dan de therapeut of begeleider van de vader informatie inzien van gesprekken met het kind? Of met de moeder?
En wat als een jong kind in vertrouwen gevoelige informatie vertelt aan een psychiater over zijn moeder, dat is dan informatie van de het kind zelf, want het was onderdeel van diens gesprek en wellicht relevant voor diens problematiek. Maar mag de vader dit dan wel automatisch lezen? Of moet je de informatie in een dossier afkaderen op basis van wie het vertelt èn over wie het gaat? Kan dat wel automatisch? Of kunnen we het dan beter aan de zorgverlener overlaten om per verslag te bepalen voor welke ogen het verslag geschikt is?
Dossierinzage: zorgverlener en de cliënt houden controle
Ik ben helemaal voor verdere automatisering van dossiervoering. Hoe meer de zorgverlener ontlast wordt van administratie, des te beter. Door toenemend gebruik van allerlei apps en tools ben ik zelf ook gewend geraakt aan principes die mijns inziens ook een zorgverlener goed van pas zouden komen. Als ik thuiskom, kan ik bijvoorbeeld zeggen, “Oké Google, zet de lampen aan en de beveiliging uit.” Eigenlijk hoef ik dat niet eens te zeggen, want dit is al gebeurd, omdat ik binnen een straal van 300 meter in de buurt van mijn huis kwam. Dat is niet foutloos. Ik fietste wel eens iets te dicht in de buurt van mijn huis, onderweg van een externe afspraak, naar kantoor. Hup, beveiliging uit, lichten en verwarming aan, wat nog lang niet de bedoeling was. Kortom, we moeten er wel bij blijven nadenken wat we automatiseren en of we zelf nog kunnen ingrijpen als er iets mis gaat.
Zo ben ik er ook van overtuigd dat het verstandig is om de zorgverlener grip te laten houden op wie welk deel van dossiers mogen lezen, omdat ‘het dossier’ nog niet zo eenvoudig geautomatiseerd af te kaderen is. Dan geven we de zorgverlener de controle over de effecten van wat hij schrijft. En houden de cliënt en diens naasten de controle over de informatie die echt van hen hoort te zijn.