Terug naar alle eventsMasterclass28 May13:00

Workshop

Workshop Procesmanagement binnen de zorg

Op zoek naar handvatten om processen te optimaliseren? Geef je op voor de workshop procesmanagement! In de workshop van een dagdeel leiden we je door alle facetten van procesmanagement zodat jij processen leert identificeren, beschrijven en stroomlijnen.

  • Praktische toepassingen: leer hoe procesmanagement zorgprofessionals meer tijd geeft voor zorg.
  • Voordelen: we nemen je mee in het ‘waarom’ van procesbeschrijving.
  • Verkennen: we gaan samen aan de slag met verschillende methodieken en tools om jouw processen zo goed mogelijk te optimaliseren.
  • Neem zelf de regie: ga zelf aan de slag met het identificeren van knelpunten en stroomlijnen van processen.
  • Stel je vragen en krijg direct antwoord van onze experts.

Doelgroep: Je bent een ervaren medewerker in de zorgadministratie, kwaliteit en beleid, backoffice, financiële administratie of ander ondersteunend team en hebt enig zicht op processen binnen jouw afdeling. Deze workshop is ook geschikt als je een rol als interne verbeteraar of procesdeskundige binnen een zorgorganisatie hebt.

Deze sessie is interessant voor de volgende sectoren: GGZ, jeugdzorg, ouderenzorg, gehandicaptenzorg.

Jessica Vuijk

Zorgverslimmer bij Fierit

Bekijk profielBekijk profiel

Meld je gratis aan voor de workshop

Vul je gegevens in.

Terug naar alle eventsWebinar26 Sep10:00

Slimmer werken

Webinar procesmanagement (basis)

Ben jij er klaar voor om de sleutel tot succesvol procesmanagement te vinden? Tijdens dit exclusieve webinar krijg je waardevolle inzichten en praktische vaardigheden aangereikt om processen in jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen.

Tijdens het webinar Procesmanagement staat het in kaart brengen, beoordelen en verbeteren van de processen centraal. Je maakt kennis met verbetermethoden als Lean Management en Six Sigma. Het webinar is een instapcursus, om de basis van procesmanagement onder de knie te krijgen. De volgende onderwerpen komen aan bod:

  • Wat zijn processen en waarom breng je deze in kaart;
  • Wat zijn de meest voorkomende soorten procesbeschrijvingen en hoe kan een procesbeschrijving vervolgens worden vertaald naar de werkvloer;
  • Processen aanvullen met informatie en data;
  • Procesanalyse;
  • Procesverbeteringen en grip houden op het proces.

Wat is het belang van procesmanagement binnen een organisatie?

Organisaties stellen steeds hogere eisen aan processen. Van efficiëntie en doelmatigheid tot duidelijke structuur. Niets is frustrerender dan onduidelijkheid over wat er moet gebeuren en wie waar verantwoordelijk voor is. Ook thema’s zoals certificering, wet- en regelgeving en compliance zijn vaak redenen om processen vast te leggen. Procesmanagement verbetert de efficiëntie en productiviteit, bespaart kosten, zorgt voor kwaliteit en consistentie en vergroot de flexibiliteit. Het stimuleert een cultuur van continue verbetering, bevordert transparantie en verantwoording en helpt bij risicobeheersing en naleving van regelgeving.

Voor wie?

Dit webinar is geschikt voor projectleiders, managers, adviseurs en medewerkers die te maken hebben met procesverbeteringen. Je denkt dat dingen in jouw organisatie anders kunnen, maar weet nog niet hoe. Je hebt interesse in het opdoen van de basiskennis van procesmanagement. Tijdens het webinar ga je aan de slag met theorie en praktijkvoorbeelden van procesmanagement. Voor dit webinar is geen vooropleiding nodig.

Wil je erbij zijn? Meld je aan!

Kun je er op 26 september niet bij zijn en wil je de opname terugkijken? Meld je dan alsnog aan en ontvang de opname automatisch achteraf. Deelname is gratis.

Meld je aan voor het webinar

Vul je gegevens in.

Whitepaper22 mei 2023

Sturen op data

Zo ontdek je verbeterkansen

Steeds meer zorgorganisaties zien de meerwaarde van datagedreven werken en het belang van het nemen van beslissingen op basis van data, in plaats van op onderbuikgevoel.

Ilje van der Ploeg

Zorgverslimmer bij Fierit

Bekijk profielBekijk profiel

Sturen op data: zo ontdek je verbeterkansen

In vrijwel ieder zorgproces kun je wat verbeteren. Waar je die verbeterkansen eerder alleen ontdekte door het proces stap voor stap te analyseren, kun je vandaag de dag veel inzichten halen uit data. Die data kun je niet alleen gebruiken om je processen te verbeteren, je kunt ze ook gebruiken om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Wij helpen zorgorganisaties bij het onderzoeken en identificeren van kansen, én bij het omzetten van die kansen in concrete dataproducten zoals dashboards.

In deze whitepaper lees je:

  • Hoe je bedrijfsprocessen optimaliseert op basis van inzichten uit data
  • Hoe je betere beslissingen neemt met gerichte stuurinformatie
  • Dat je met datagedreven de werkdruk verlaagt en tegelijkertijd het werkplezier verhoogt

Ilje van der Ploeg

Zorgverslimmer bij Fierit

Bekijk profielBekijk profiel

Mail mij deze whitepaper

Vul onderstaand formulier in om de whitepaper te ontvangen.

Ook interessant

Brochure16 jun 2022

Brochure Business consultancy

Onze Business consultants zijn experts in het optimaliseren van de bedrijfsvoering in de zorg. Lees in de brochure hoe wij jou (tijdelijk) kunnen ondersteunen.
Lees meer +
Whitepaper09 nov 2021

Beter wachtrijmanagement met de Tenzinger wachtrijverslimmers

De wachtlijsten in de zorg groeien al jaren. En hoewel iedereen het belang ziet van het goed meten van de werkelijke wachttijden, zijn het verstrekken van inzicht in wachttijden en capaciteit taken die in de meest zorgorganisaties worden overgelaten aan secretariaten of zorgadministraties.
Lees meer +
Terug naar alle eventsWebinar16 May15:00

Slimmer werken

No more no-shows! Ontdek de waarde van data met de data science use case

No-shows zijn een belangrijke veroorzaker van productieverlies. En ze leiden ook tot een lagere kwaliteit van zorg. Om die redenen heeft GGz Breburg no-shows gekozen als onderwerp voor een verkennend onderzoek met 6Gorilla’s dat inzicht moet geven in hoe de organisatie meer waarde kan halen uit data.

Tijdens deze inspiratiesessie zullen Anton Kuijer, Data Scientist, en Quintijn Aman, Business Consultant vertellen over de uitdagingen en kansen die voorbij kwamen bij het opzetten van het data science project.

Er zal worden ingegaan op de voorlopige conclusies van het onderzoek en de vervolgstappen die nodig zijn om tot een succesvolle voorspelling en preventie van no-shows te komen. De sessie zal ook inzicht bieden in hoe de organisatie meer waarde kan halen uit data en hoe dit kan bijdragen aan een hogere kwaliteit van zorg en productiviteit.

Tijdens de sessie is er ruimte voor interactie en vragen van deelnemers, zodat er een actieve dialoog ontstaat over het belang van data science in de gezondheidszorg en hoe dit kan worden toegepast om no-shows te voorkomen en de zorg te verbeteren. De sessie biedt een inspirerend kijkje achter de schermen van een data science project en laat zien hoe data gedreven inzichten kunnen leiden tot concrete verbeteringen in de zorg.

Wil je erbij zijn? Meld je aan!

Kun je er op 16 mei niet bij zijn en wil je de opname terugkijken? Meld je dan alsnog aan en ontvang de opname automatisch achteraf. Deelname is gratis.

 

Meld je aan voor het webinar

Vul je gegevens in.

Terug naar alle eventsWebinar25 May10:00

Slimmer werken

De weg naar inzicht om doelmatig en efficiënt te werken

Wil je meer inzicht krijgen in hoe je doelmatig en efficiënt kunt werken in de zorg? Dan mag je het webinar “De weg naar inzicht om doelmatig en efficiënt te werken: Samen werken aan gezonde zorg” niet missen!

Tenzinger Consultants Iris Gielen en Kelly Dake helpen je meer inzicht te krijgen in hoe je doelmatig en efficiënt kunt werken in de zorg, zodat je de best mogelijke zorg kunt bieden aan je patiënten. Tijdens deze sessie krijg je handvatten toegereikt om passende zorg te leveren met zo min mogelijk middelen, zonder in te leveren op de kwaliteit van de zorg. Er wordt ingegaan op de uitdagingen die gepaard gaan met het efficiënt werken in de zorg en je leert hoe je deze uitdagingen kunt overwinnen.

Je leert hoe je data en inzichten kunt gebruiken om je werkzaamheden te optimaliseren en hoe je samen kunt werken met collega’s en andere zorgprofessionals om tot betere resultaten te komen. Onderwerpen zoals procesoptimalisatie, kostenbesparing en het monitoren van de voortgang worden behandeld.

Schrijf je nu in voor het webinar en laten we samen werken aan gezonde zorg!

Wil je erbij zijn? Meld je aan via het formulier!

Kun je er op 25 mei niet bij zijn en wil je de opname terugkijken? Meld je dan alsnog aan en ontvang de opname automatisch achteraf. Deelname is gratis.

Meld je aan voor het webinar

Vul je gegevens in.

Sprekers

Jessica Vuijk

Jessica Vuijk is QA tester bij Fierit.

Bekijk profielBekijk profiel

Chantal Jannink

Bekijk profielBekijk profiel
Opname18 okt 2022

verandermanagement en cultuur

Op weg naar een succesvolle verandering

Veel organisaties staan aan de vooravond van grote veranderingen of transities. Wat is ervoor nodig om grote veranderingen, die veel impact hebben op zorgprofessionals, goed te begeleiden?

In dit webinar focussen we ons daarvoor op een gezonde cultuur. Een cultuur waarin ruimte is voor innovatie, voor het geven en ontvangen van feedback, waar de veranderbereidheid groot is en waar mensen zich gehoord en gezien voelen. Cultuur is één van de acht pijlers van onze visie op ‘De Ideale Zorgorganisatie’. Binnen dit model werken we met acht pijlers die met elkaar in balans moeten zijn. Is het op één van die pijlers niet goed geregeld? Dan is er geen goede basis voor verandering.

Dit is de opname van het webinar dat werd gegeven op 13 oktober 2022.

Bekijk profielBekijk profiel

Stuur mij de opname

Vul onderstaand formulier in en ontvang de opname in je mailbox.

Ook interessant

Whitepaper04 nov 2020

De Ideale Zorgorganisatie: van meten naar beter

Lees meer +
Brochure30 jul 2021

Brochure De Ideale Zorgorganisatie

Onze visie op de Ideale Zorgorganisatie gaat ervan uit dat de belangrijke pijlers binnen een zorgorganisatie in balans zijn.
Lees meer +
Opname07 okt 2021

Met een gezonde cultuur op weg naar de ideale zorgorganisatie

Waarom is cultuur zo belangrijk in je zorgorganisatie? Is er binnen jullie organisatie sprake van een controle- of van een commitmentcultuur?
Lees meer +
Blog26 jul 2022

Financiering in de jeugdzorg

Drie tips voor meer grip op pleegzorgkosten

In de Jeugdwet is vastgelegd dat jeugdigen die (tijdelijk) niet thuis kunnen wonen bij voorkeur in een gezinsomgeving worden geplaatst. Hierbij is het doel altijd eerst in de nabije omgeving te kijken naar geschikte opvang. Als dit niet lukt wordt een geschikt pleeggezin gezocht. Een ingewikkeld vraagstuk hierbij is; wie draait er op voor de gemaakte kosten voor de jeugdige en uit welk potje worden deze betaald? In deze blog geeft Koen Bosboom tips om hier grip op te houden en aan het einde van het jaar niet voor verrassingen komt te staan. 

Luna de Rooij

Zorgverslimmer bij Fierit

Bekijk profielBekijk profiel

Toeslagen en vergoedingen in pleegzorg 

Tarieven voor pleegzorg staan al jarenlang onder druk. Vanuit de Jeugdwet ontvangen zorgaanbieders een vergoeding voor pleegzorg. De hoogte van deze vergoeding wordt jaarlijks door de overheid vastgesteld en is afhankelijk van de leeftijd van het pleegkind. In veel gevallen is deze vergoeding bij deel- en voltijd pleegzorg gelijk. Naast de reguliere pleegzorgvergoeding bestaan er nog twee andere vormen van financiering, namelijk; bijzondere kosten en extra vergoeding pleegzorg. 

Bijzondere kosten 

Het komt geregeld voor dat gemaakte kosten niet volledig gedekt worden vanuit de pleegzorgvergoeding of aanvullende vergoedingen. Deze categorie valt onder bijzondere kosten. Bijzondere kosten zijn kosten die pleegouders maken voor de opvoeding en verzorging van een jeugdige. Volgens voorschriften van VNG bestaan bijzondere kosten uit de volgende categorieën: 

  • Gezondheid en welzijn; aanvullende zorgverzekering, psychiatrisch onderzoek vallend buiten zorgverzekering, aanvullende vergoeding bedplassen, orthondontie en brillen. 
  • Reiskosten en mobiliteit; reiskosten hoger dan €25 per maand, reiskosten doktersbezoek, OV kosten naar middelbare school, taxikosten. 
  • Schoolkosten: schoolexcursies, ouderbijdrage, aanschaf laptop of boeken t.b.v. school 
  • Schade: eigen risico aansprakelijkheid 
  • Overige: zwemles, sport, muziekles, Identiteitsbewijzen 

De Jeugdwet biedt geen duidelijk uitsluitsel op de definitie van bijzondere kosten. Naast bovengenoemde categorieën bestaan er ook kosten die we minder makkelijk in één van bovengenoemde ‘hokjes’ kunnen plaatsen. Deze onduidelijkheid maakt dat zorgaanbieders soms opdraaien voor kosten die uiteindelijk niet worden vergoed vanuit de Jeugdwet. 

Extra vergoeding pleegzorg

Pleegouders die zorgdragen voor drie of meer pleegkinderen, zorgen voor een jeugdige met een handicap of extra kosten maken voor crisisopvang hebben recht op extra vergoeding. In dit geval ontvangen zij een extra vergoeding bovenop de standaard pleegzorgvergoeding.  

 

Regionale verschillen  

De verantwoordelijkheid voor jeugdhulp vanuit de Jeugdwet ligt bij gemeenten. Doordat iedere gemeente in staat is om eigen keuzes te maken is maatwerk mogelijk. Deze (grote) regionale verschillen, en de onduidelijkheid rondom de definitie van bijzondere kosten, maken dat pleegzorgorganisaties zelf de afweging moeten maken in welke situatie bijzondere kosten wel of niet worden vergoed. Landelijk opererende zorgaanbieders hebben te maken met een grote diversiteit aan regels. Probeer hier maar eens zicht op te hebben én houden. Voor gemeenten is dit al complex, maar voor zorgaanbieders is het al helemaal een ingewikkelde kwestie.  

Voorbeeld 

Naast een reguliere vergoeding (evt. inclusief toeslag) kunnen pleegouders een vergoeding bijzondere kosten krijgen. De hoogte van deze vergoeding verschilt per zorginstelling. Zo kan het zijn dat de ene zorgaanbieder een richtingsbedrag van €600 met één maximaal bedrag van €1.000 per jaar hanteert, terwijl een zorgaanbieder actief in een andere regio een maximumbedrag hanteert per categorie (bijv. €225 per jaar voor ouderbijdrage VO). 

 

De basis op orde 

Kortom, er zijn verschillende soorten vergoedingen waar je als pleegzorgaanbieder mee te maken hebt. De post bijzondere kosten is een belangrijke om extra goed op het vizier te hebben. Hier is het namelijk niet concreet gedefinieerd welke kosten wél gedekt worden en welke niet, waardoor deze dus voor de rekening van zorgaanbieder komt. Je wilt voorkomen dat je er aan het einde van het jaar achter komt dat er (te) veel niet gedekte kosten zijn weggelekt, met de bijbehorende financiële consequenties. Kleine weglekkende bedragen kunnen in een jaar tijd oplopen tot een behoorlijke kostenpost. 

Hier realtime inzicht op hebben én houden is een uitdaging, maar niet onbelangrijk. Hieronder delen we drie tips om grip te houden op pleegzorgkosten:  

  1. Inzicht in contractafspraken | Allereerst is het belangrijk een up-to-date takenoverzicht met alle contractafspraken te hebben. Zo is snel terug te vinden wat de contractafspraken zijn en kom je niet voor verrassingen te staan.
  2. Biedt transparantie naar pleegouders | Het helpt om kritisch te kijken naar randvoorwaarden voor bijzondere kosten. Door hier beleid op te voeren én dit te communiceren naar pleegouders biedt je transparantie en helderheid. Dit maakt het duidelijk voor medewerkers en pleegouders waar zij aan toe zijn.  
  3. Ondersteuning vanuit het ECD | Met de juiste inrichting en functionaliteiten kan het elektronisch cliëntendossier bijdragen aan controle op de financiële processen. Zo is vastgelegd welke cliënten in pleegzorg zijn en welke vergoedingen er binnen zullen komen. Daarnaast kun je processen zoals de declaratie door pleegouders digitaliseren. In het Medicore ECD kunnen pleegouders eenvoudig declaraties invoeren. Zo is dit direct vastgelegd in het ECD en weet de pleegouder ook wat de status van de declaratie is.

Wil je ook aan de slag met het slimmer inrichten van processen in jouw organisatie? Onze consultants kijken graag mee. Neem contact met ons op.  

Ook interessant

Brochure06 jul 2023

Meer tijd voor zorg met functioneel applicatiebeheer

De rol functioneel applicatiebeheer in de zorg is misschien wel de meest onderbelichte rol bij zorgorganisaties. En dat terwijl FAB een grote rol speelt in de uitdagingen waar de zorg voor staat.
Lees meer +
Whitepaper14 jun 2023

Een heldere API strategie maakt verzamelen, verbinden en verslimmen mogelijk

Elektronische gegevensuitwisseling wordt steeds meer een randvoorwaarde voor het bieden van goede zorg. Daarin spelen API's een grote rol. In dit whitepaper lees je meer over het inzetten van API's.
Lees meer +
Brochure08 jun 2023

Samen verslimmen we de zorg

Wij zijn er om met data de zorg te verbeteren. Vermenselijken. En verslimmen. Want wie slim zorgt, heeft meer tijd + aandacht + geld voor wat écht belangrijk is. Met onze innovaties, producten en voorspellers zetten we menselijke zorg voorop.
Lees meer +
Blog18 sep 2020

In 3 stappen naar een goede jaarovergang in de zorg

pa·niek·in·rich·ten (het; o)

  1. paniekerig en roekeloos inrichten van een applicatie met fouten en herstelacties tot gevolg

De zomer is voorbij, het laatste kwartaal van 2020 is begonnen en dat betekent; drukte rondom de jaarovergang in de zorg. De jaarovergang wordt vaak gezien als een belastende en invloedrijke periode. Voor de jaarafsluiting en de jaaropening moeten er vele wijzigingen worden doorgevoerd zoals in wet- en regelgeving, in prestatie- en productcodes en in tarieven.

Bekijk profielBekijk profiel

De jaarovergang in de zorg is een continu proces

In een eerdere blog bepleitte wij dat er niet alleen sprake is van een jaarovergang aan het einde en het begin van het jaar, maar dat dit een continu proces is waarvan de verschillende stappen het hele jaar door spelen en veel invloed hebben op elkaar.

Wanneer de inkoopafspraken moeizaam verlopen, is er een grotere kans op tijdgebrek in de afstemming op de inrichting van de applicaties. Dit heeft weer consequenties voor de facturatie, accountantscontrole en uiteindelijk weer voor de inkoopafspraken voor het volgende jaar. Er is dus sprake van een continu proces waar verschillende partijen betrokken zijn; Zorginkoop, Functioneel Applicatiebeheer, Zorgadministratie, Facturatie en Control. Wij spreken daarom niet van een jaarovergang maar van een jaarverloop.

Creëer meer aandacht in de processen rondom de jaarovergang in de zorg

Creëer aan het begin van het jaar een werkgroep ‘Jaarverloop’ bestaande uit afgevaardigden van alle betrokken partijen zo luidde ons advies. In deze werkgroep wordt de voortgang en monitoring van de processen herhaaldelijk besproken en begrijpen alle leden hun rol in het geheel. Hierdoor ontstaat meer aandacht voor de processen en de vertaling naar praktijk en wordt ‘paniekinrichten’ aan het einde van het jaar voorkomen. ‘Paniekinrichten’ wat kan resulteren in fouten en achterstanden in de facturatie met tijdrovende herstelacties tot gevolg.

‘Ja’ zul je nu denken, ‘dat is een goed advies, maar wat kan ik hier nog mee in Q4 van 2020?!’. Als je voor het eerst met deze visie in aanraking komt of als door de Coronaperikelen niet alle goede voornemens van dit jaar van de grond gekomen zijn, is er gelukkig ook nú nog genoeg wat je kunt doen! We nemen je mee in drie overzichtelijke stappen.

Stap 1: Zet de juiste mensen bij elkaar

Het allerbelangrijkste rondom de jaarovergang is dat de juiste mensen bij elkaar komen. Elke afdeling heeft zijn eigen taken en prioriteiten, maar deze komen rondom de jaarovergang allemaal samen. Door de betrokkenen bij elkaar te zetten vindt kennisoverdracht plaats die hoognodig is. Zorginkoop weet welke contractafspraken worden gemaakt, welk producten zijn ingekocht, tegen welke tarieven. Functioneel Applicatiebeheer kan meedenken in het vertalen van deze afspraken in de inrichting van het EPD/ECD. De Zorgadministratie en Facturatie zullen met de nieuwe contractafspraken moet werken en mogelijk de nodige omzettingen moeten doen om alles in orde te maken voor het nieuwe jaar. Control weet welke rapportages en verantwoordingen achteraf nodig zijn, waar vooraf rekening mee moet worden gehouden. Al deze partijen vormen dus een belangrijke schakel in het proces, maar weten elkaar niet altijd op tijd rondom dit onderwerp te vinden.

De belangrijke schakels nog even op een rij (terminologie kan per organisatie verschillen):

  • Zorginkoop/Verkoop/Accountmanagement
  • Functioneel Applicatiebeheer
  • Zorgadministratie/Cliëntadministratie
  • Facturatie/Financiële Administratie
  • Planning & Control/Zorgcontrol

Stap 2: Maak een impactanalyse voor de jaarovergang in de zorg

Elke jaarovergang is anders en de impact is erg afhankelijk van de veranderingen die op verschillende gebieden worden doorgevoerd nadat de champagne is ontkurkt. Daarom is ons advies om zo snel mogelijk te beginnen met het maken van een impactanalyse zodat je als organisatie niet voor verrassingen komt te staan met paniekinrichten tot gevolg. Om de impact zo volledig mogelijk te bepalen, is aan te raden in ieder geval de volgende aandachtsgebieden te inventariseren:

  • Wijzigingen Wet- en regelgeving
    Geen jaarovergang zonder wijziging in de wet- en regelgeving. Niet alle wijzigingen hebben evenveel impact en de impact kan op diverse terreinen liggen van puur administratief tot meer zorginhoudelijk. Zorg dat je op de hoogte bent door de verschillende nieuwsbronnen goed in de gaten te houden. Welke nieuwsbronnen dit zijn is afhankelijk van de financieringsstromen waar je als organisatie mee te maken hebt. Cure4 publiceert elk jaar een overzicht van alle wijzigingen. Daarnaast worden grote wijzigingen nog eens extra uitgelicht zoals dit jaar de wijzingen in het berichtenverkeer in de blog “Op naar de iJW en iWMO 3.0”. Als je een beeld hebt van wat er op jullie af gaat komen, informeer dan bij de softwareleverancier van jullie EPD/ECD hoe deze wijzingen door hen worden verstaat in de applicatie.
  • Nieuwe contractafspraken
    Naast de landelijke wet- en regelgeving, kunnen er per financier nog aanvullende afspraken worden gemaakt in de contracten. Denk aan de uitvoeringsvarianten die worden gekozen, producten die worden ingekocht en de tarieven die worden afgesproken. Zorginkopers starten meestal al vroeg in het jaar met de eerste voorbereidingen voor de zorgcontractering. Voor een soepel administratief en facturatieproces, maar ook voor de juiste verantwoording, is het van belang dat deze afspraken op de juiste manier worden ingericht in het EPD/ECD.
  • Interne wijzigingen
    Ook voor organisaties zelf in de eerste van januari een mooie datum om wijzigingen door te voeren. Niet alleen om een frisse start te maken, maar ook omdat een nieuw boekjaar wordt geopend. Denk hierbij aan wijzigingen in organisatiestructuur, kostenplaatsen of (administratieve) locatie wijzigingen. Ook dergelijke wijzingen kunnen impact hebben op administratieve processen en de inrichting van applicaties.

Stap 3: Stel een plan van aanpak op

Misschien spreekt dit voor zich en kun je zelf wel invullen wat we hiermee bedoelen. Toch noemen we dit apart, omdat hierin de details het verschil kunnen maken tussen in één keer goed of een grote herstelactie achteraf.

  • 1. Planning maken
    Nadat de impact is bepaald kun je met elkaar beoordelen welke middelen en tijdsinvestering nodig is om de wijzingen door te voeren. Hebben de wijzigingen vooral veel impact op de Zorgadministatie? Houd hier rekening mee in de vakantieplanning. Is er heel veel inrichtingswerk nodig voor een applicatiebeheerder die er normaal alleen voor staat? Overweeg tijdelijk extra handen in te zetten. Zorg niet alleen aan het begin, maar zeker ook aan het einde van het traject rondom de jaarovergang voor voldoende inhoudelijke capaciteit. Functioneel Applicatiebeheer vormt de laatste schakel in het traject en loopt vaak nog tegen onverwachte issues aan. Daarom is het van belang dat ook in deze fase de betrokkenen beschikbaar zijn voor informatie-uitwisseling.
  • 2. Informatie uitwisselen
    De afspraken rondom het delen van informatie kunnen niet nauwkeurig genoeg zijn. Als je nagaat dat een systeem een factuur afkeurt als het tarief ook maar één cent afwijkt van wat is afgesproken, kun je wel bedenken hoe belangrijk de details zijn. Zeker als het gaat om het inrichten van de EPD/ECD! Zo schuilt er een risico in het uitwisselen van lijstjes per mail, hierdoor kunnen namelijk snel verschillende versies in omloop komen. Ook moet je ervoor waken dat informatie op verschillende manieren geïnterpreteerd kan worden met foutieve inrichting van applicaties tot gevolg. Stel daarom met elkaar een format op en maak afspraken over het gebruik van dit format. Sla dit format op een plek op waar iedereen toegang toe heeft of werk met een eenduidig versiebeheer. Check regelmatig over en weer of de informatie klopt en op de juiste manier wordt geïnterpreteerd.
  • 3. Communicatieplan opstellen
    Spreek met elkaar af hoe en wanneer gecommuniceerd wordt, maar denk ook na over hoe de communicatie richting de rest van de organisatie zal verlopen. Wetswijzigingen en nieuwe contractafspraken kunnen bijvoorbeeld ook het primair proces raken. Zorg dat zij op tijd weten wat ze moeten doen. Stel berichtgeving en werkinstructies op en spreek af hoe en door wie deze zullen worden verspreid.

Als bovenstaande stappen worden gevolgd dan is er een grote kans dat de jaarovergang soepel en georganiseerd verloopt. Het wil niet zeggen dat het hiermee nog nauwelijks tijd in beslag neemt, want de jaarovergang blijft een ingewikkeld en tijdrovend proces.

Door deze stappen te volgen wordt paniekinrichten echter voorkomen. Wat zal zorgen voor minder uitval in de facturatie, minder correctiewerk voor de Zorgadministratie en een efficiëntere accountantscontrole.

Bekijk profielBekijk profiel

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Zo ben jij elke maand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de zorg!

Gerelateerde berichten

Blog10 jun 2024

Blog: tijd teruggeven met het clickable dashboard

Bij Fierit besparen we zorgverleners tijd met ons clickable dashboard, dat essentiële cliëntgegevens centraal integreert. Dit systeem verbetert de efficiëntie, zodat zorgverleners meer tijd hebben voor zorgverlening.
Lees meer +
Blog19 jun 2023

GRIP op probleemgedrag

GRIP op probleemgedrag is een effectieve methode bij ouderen met dementie. Probleemgedrag – of onbegrepen gedrag – komt veel voor bij verpleeghuisbewoners met dementie.
Lees meer +
Blog24 feb 2023

Chaos voorkomen? Dit is waarom functioneel applicatiebeheerders cruciaal zijn in de zorg

In deze blog vertelt Judith Hegger, functioneel applicatiebeheerder bij Tenzinger over de onmisbare rol van applicatiebeheerders in de zorg.
Lees meer +
Blog02 apr 2020

5 belangrijke zaken die de NZa tijdelijk aanpast voor jouw zorgorganisatie!

De zorg heeft te maken met grote drukte door de toename van het aantal mensen met een coronabesmetting. Als zorgorganisatie zet je alle zeilen bij om goede zorg te blijven leveren. Net als Tenzinger wil de NZa de zorgprofessionals vanuit haar rol optimaal ondersteunen in hun werk. Zo zijn er een aantal regels tijdelijk aangepast of verruimd. We zetten ze voor je op een rij.

Aanpassingen regels algemeen

Naast de intensieve zorg voor coronapatiënten hebben veel zorginstellingen, met name in de langdurige zorg en GGZ, te maken met een verschuiving van het zorgaanbod. Electieve zorg, dagbesteding en verschillende vormen van begeleiding en (groeps)behandeling mogen niet meer doorgaan. Tegelijkertijd worden ‘bedden’ en personeel voor andere doeleinden gebruikt dan normaal, bijvoorbeeld de isolatiekamers. Dit kan de wachttijd vergroten en afspraken met financiers op scherp zetten. Een goede zorgregistratie is dan van essentieel belang.

Een aantal tips om hier mee om te gaan:

  • Wijs een coördinator aan die verantwoordelijk is voor juiste registratie van Covid-19. Deze kan de wet- en regelgeving in de gaten houden en deze vertalen in aangepaste werkinstructies;
  • Zorg dat uw EPD op orde is om corona-gerelateerde zorg te kunnen markeren. Dit kan door landelijke standaarden te implementeren of door in gesprek te gaan met uw leverancier;
  • Zorg dat uw zorgprofessionals weten hoe ze corona-gerelateerde zorg moeten registreren;
  • Indien uw zorgprofessionals nu een tijdelijke andere rol uitvoeren, zorg dan dat zij op tijd de juiste autorisaties krijgen, bijvoorbeeld in het EPD en andere applicaties.

De NZa staat in nauw contact met alle zorgverzekeraars en brancheverenigingen van zorgaanbieders om te zorgen dat mensen de zorg krijgen die zij nodig hebben. Mochten er belemmeringen zijn die dit in de weg staan, dan kun je dit melden aan de NZa. Zij hebben een overzicht van vragen en antwoorden. Zorgaanbieders en verzekeraars die knelpunten ontmoeten in de regelgeving, kunnen contact opnemen met de NZa. De handreiking registraties en informatievoorziening COVID-19 met diagnosethesaurus is hier in zijn geheel in te zien.

Noodregeling Stimuleringsregeling E-health Thuis (SET) Covid – 19

Omdat in alle verruiming van wet- en regelgeving wordt gerefereerd aan zorg op afstand, is er direct geld vrijgemaakt vanuit het ministerie van VWS voor het versneld implementeren van digitale zorg (e-health). Vanaf 25 maart kunnen aanvragen worden gedaan, per aanvraag is maximaal €50.000 beschikbaar. Deze subsidie kan worden gebruikt voor de projectkosten en eventuele inhuur om de technologie te implementeren. Daarnaast kan de aangeschafte technologie tot 50% worden vergoed. Lees hier de wegwijzer bekostiging digitale zorg 2020.

Thuiszorg en wijkverpleging

Contact met de cliënt mag ook telefonisch of digitaal worden gedaan en als direct contact worden gedeclareerd. Per maand mag maximaal 6,5 uur gedeclareerd worden aan thuiszorgtechnologie. Dit mag tegen het afgesproken tarief.

Er zijn ook aangepaste regelementen voor de indicatiestelling. Je mag dit op afstand doen wanneer de situatie daarom vraagt. Er moet dan wel tijdens de behandeling gecontroleerd worden of de indicatie klopt.

Medisch-specialistische zorg

Om de kans op besmetting te verkleinen en de druk op ziekenhuizen te helpen verlichten, wordt de regelgeving voor face-to-face consulten tijdelijk verruimt. Er zijn een aantal consulten die nu tijdelijk geen verplicht face-to-face contact vragen:

  • Eerste poliklinisch bezoek
  • Herhaalconsulten op de polikliniek
  • Multidisciplinair consult

Deze mogen allemaal als een fysiek contact worden geregistreerd terwijl de patiënt zich in een thuissituatie bevindt. Dit is buiten een instelling voor medisch-specialistische zorg.

In deze coronacrisis zijn er veel mensen die willen helpen, zoals ook oud-verpleegkundigen. De NZa heeft de regels verruimd voor BIG-geregistreerd werken en declareren.

Naast verruiming van regelgeving is ‘COVID-19’ met terugwerkende kracht toegevoegd aan de ICD-10 Codering en vervalt de tijdelijke omschrijving. Daarnaast is er een tussenuitlevering van de Diagnosethesaurus uitgebracht waar alle diagnoses rondom Covid-19 zijn opgenomen. Daarnaast zijn er in de spoeduitlevering een aantal koppelingen gemaakt tussen Covid-19 en een DBC-code.

Langdurige zorg

Zorgaanbieders maken de komende periode mogelijk extra kosten, bijvoorbeeld voor het isoleren en verplegen van besmette mensen en extra inzet van personeel. In het algemeen benoemt de NZa en ZN dat zij de komende tijd financiële bijstand kunnen bieden aan zorginstellingen die een contract hebben met een zorgverzekeraar of zorgkantoor. Dit vertaalt zich in financiering van extra kosten, compensatie voor omzetderving, hulp bij liquiditeitsproblemen en een tijdelijke verruiming van de regels voor verantwoording.

Let op dat wanneer zorginstellingen gebruik gaan maken van deze regelingen zij dit voorliggend moeten doen aan de andere regelingen zoals de NOW-regeling. Dit geldt ook voor onderaannemers en andere derden.

De NZa maakt een regeling die vergelijkbaar is met de al bestaande BRMO-regel. Met de nieuwe regeling kunnen deze extra kosten in de langdurige zorg worden vergoed, zo ook bijvoorbeeld extra mutatiedagen. In verband met de ernst van de coronasituatie kunnen zorgaanbieders hier ook achteraf een beroep op doen. De NZa streeft ernaar om deze regeling uiterlijk 1 juli te publiceren.

Bekijk profielBekijk profiel

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Zo ben jij elke maand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de zorg!

Gerelateerde berichten

Blog10 jun 2024

Blog: tijd teruggeven met het clickable dashboard

Bij Fierit besparen we zorgverleners tijd met ons clickable dashboard, dat essentiële cliëntgegevens centraal integreert. Dit systeem verbetert de efficiëntie, zodat zorgverleners meer tijd hebben voor zorgverlening.
Lees meer +
Blog19 jun 2023

GRIP op probleemgedrag

GRIP op probleemgedrag is een effectieve methode bij ouderen met dementie. Probleemgedrag – of onbegrepen gedrag – komt veel voor bij verpleeghuisbewoners met dementie.
Lees meer +
Blog24 feb 2023

Chaos voorkomen? Dit is waarom functioneel applicatiebeheerders cruciaal zijn in de zorg

In deze blog vertelt Judith Hegger, functioneel applicatiebeheerder bij Tenzinger over de onmisbare rol van applicatiebeheerders in de zorg.
Lees meer +