Zo ervaarden de zorgverleners van Saba Cares de overstap naar digitaal werken

Jarenlang werd er bij Saba Cares gewerkt met papieren dossiers. Verpleegkundigen en andere zorgprofessionals noteerden alles met de hand: vitale waarden, bloedsuikers en doktersrapporten. “Het was tijdrovend, foutgevoelig en soms ook gewoon vermoeiend”, vertelt verpleegkundige Karen Rivera. “Als je iets zocht, moest je soms letterlijk alle pagina’s doorbladeren om het te vinden. En dan was er ook nog de kans dat een belangrijk document kwijtraakte.”

Ook in de thuiszorg was het niet anders, herinnert Sophie Coffie zich. “We hadden vaste formulieren die we invulden voor elke cliënt. Het was ons systeem, maar het betekende wel veel papierwerk en archiefkasten vol mappen.”

Van plan naar praktijk

De wens om digitaal te gaan werken leefde al een tijdje. “We wilden af van papier en mee in de moderne tijd”, vertelt Sophie. “Maar het duurde even voordat we het juiste systeem vonden. Toen we in contact kwamen met Tenzinger en het Fierit ECD, viel alles op zijn plek.”

In april 2024 werd Fierit officieel in gebruik genomen. De overgang gebeurde gefaseerd. “We bleven de eerste maanden nog deels papier gebruiken, zodat iedereen rustig kon wennen”, legt Sophie uit.

Voor nieuwe collega’s, zoals Julie Diaz, betekende de start met Fierit vooral gemak: “Vroeger moesten documenten eerst gescand en geüpload worden. Dat hoeft nu niet meer.”

Een leerproces voor iedereen

De implementatie werd stap voor stap aangepakt. Twee collega’s van Fierit kwamen een week naar Saba om trainingen te geven, per afdeling en in kleine groepen. “Voor sommige collega’s was het wennen, vooral als ze niet gewend waren om met computers te werken,” vertelt Karen. “Maar met veel oefenen ging het steeds beter. Je ziet dat mensen hun digitale vaardigheden hebben ontwikkeld.”

Natuurlijk waren er kinderziektes. Soms verschenen cliënten niet direct in het systeem of bleven namen staan van mensen die allang uit zorg waren. “Dat hebben we samen met Fierit opgelost”, zegt coördinator S’Ade Williams. “We blijven ook optimaliseren, zodat het systeem steeds beter aansluit op ons werk.”

Sneller, overzichtelijker, accurater

De voordelen van digitaal werken zijn nu al zichtbaar. “Documentatie gaat sneller, is duidelijker en we kunnen rapportages eenvoudig aanpassen”, Zegt Karen. “Alles is accurater en beter georganiseerd. Dat maakt het werk efficiënter.”

Alles is accurater en beter georganiseerd. Dat maakt het werk efficiënter.

Aanrader voor de regio

Na een jaar digitaal werken wil niemand meer terug naar papier. “We leven in moderne tijden. Alles is digitaal”, zegt Sophie. “Met de juiste begeleiding kan elke organisatie deze overstap maken.” Ook S’Ade is overtuigd: “Ik zou Fierit zeker aanraden aan andere zorginstellingen in het Caribisch gebied.”

En zo laat Saba Cares zien dat ook op een klein eiland grote stappen gezet kunnen worden in digitalisering. Met doorzettingsvermogen, training en samenwerking is de zorg klaar voor de toekomst en is het papier definitief naar de achtergrond verdwenen.