Wat is een cliëntvolgsysteem?

Het cliëntvolgsysteem is binnen het ECD een onderdeel waarin informatie kan worden vastgelegd op het moment dat een cliënt voor het eerst contact opneemt met jouw zorginstelling. Wat je merkt is dat er verschillende middelen worden gebruikt om informatie op te slaan wanneer een cliënt zich voor het eerst meldt bij een organisatie. De één gebruikt Excel, de ander schrijft de informatie op de kladblok die standaard opengeslagen naast de telefoon ligt. Het cliëntvolgsysteem zorgt ervoor dat alle informatie vanaf het begin kan worden vastgelegd in één systeem. Je wordt vanzelf geattendeerd zodra het tijd is om bijvoorbeeld weer contact op te nemen met de cliënt. Wanneer deze persoon besluit om zich aan te melden als cliënt, kan het aanmeldingsproces vervolgd worden tot de cliënt daadwerkelijk in zorg is. De informatiestroom die gedurende dit hele proces ontstaat wordt vastgelegd in het cliëntvolgsysteem. Doordat de data vanaf het begin af aan op één plek is opgeslagen voorkom je dat gegevens tussen wal en schip belanden.

Wat zijn de voordelen voor jouw organisatie?

1. Alle gegevens van de cliënt zijn centraal opgeslagen vanaf het allereerste begin.
2. Belangrijke informatie gaat niet verloren.
3. De informatie rondom de cliënt is ook voor collega’s inzichtelijk. Hierdoor voorkom je dat gegevens mogelijk meerdere malen aan de cliënt worden gevraagd.
4. De cliënt staat vanaf het begin centraal, wat meteen zorgt voor een goede indruk.
5. Door vinger aan de pols te houden is de kans kleiner dat de toekomstige cliënt gaat kijken bij de concurrent.
6. Het ondersteunt de workflow.
7. Wachtlijstbeheer is mogelijk doordat cliënten goed in beeld blijven.
8. Doordat het op één plek is opgeslagen kan je hier stuurinformatie uit halen.

Door de toenemende zorgconsumptie en de stijgende kosten merk je dat de behoefte aan slimme en innovatieve ICT-oplossingen steeds groter wordt. Het cliëntvolgsysteem is één van deze oplossingen die eraan bijdraagt dat er nóg meer focus kan komen te liggen op het zorgen voor mensen.

Wil je weten hoe een cliëntvolgsysteem waarde toe kan voegen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met mij op!

Het leven vraagt van ons allen in deze periode de nodige flexibiliteit en inventiviteit. Met behulp van o.a. digitale hulpmiddelen proberen we toch een gevoel van samen zijn en geborgenheid te creëren. Ons leervermogen en angst voor het onbekende wordt aardig op de proef gesteld door ons aan digitale hulpmiddelen ‘over te dragen’

Skypen met oma

Zelf had ik bijvoorbeeld niet gedacht dat mijn kinderen van 7 en 4 jaar jong ooit zouden Skypen met mijn moeder van 70 jaar. En ik denk (hoop) dat er meerderen zijn die deze vorm van communicatie met hun naasten hebben ontdekt en voor zover mogelijk eigen hebben gemaakt.

Als iemand niet in staat is tot beeldbellen?

Op hetzelfde moment vraag ik me af hoe de medemens communiceert met hun naasten die niet in staat zijn tot het gebruik van Skype of een andere vorm van beeldbellen?
Ik denk hierbij bijvoorbeeld aan mensen met een (verstandelijke)handicap, Alzheimer of dementie. Het is voor familie momenteel niet mogelijk om hen te bezoeken, dus het contact met de vaste zorgmedewerker is ook verdwenen. De zorgmedewerkers hebben het momenteel drukker en moeilijker dan ooit, dus hen dagelijks bellen om te vragen hoe het met je naaste is voelt niet fijn.

Gelukkig werken de meeste (thuis)zorgorganisaties tegenwoordig met een digitaal dossier waarin de zorgmedewerkers één of meerdere keren per dag rapporteert. Het is veelal mogelijk om deze rapportages via een beveiligd portaal beschikbaar te stellen aan verwanten. Als verwant kun je zo toch lezen hoe het met je naaste gaat, op ieder moment van de dag vanuit je eigen woonkamer.

Het verwantenportaal

Om in deze periode de zorgmedewerkers te ontlasten en onnodige administratie te voorkomen hebben wij een formulier ontwikkeld waarmee bestaande contactpersonen snel en eenvoudig toegang kunnen krijgen tot het Fierit cliënten- en verwantenportaal.

Middels het formulier ‘Toegang verwantenportaal’ kan bijvoorbeeld een telefoniste/receptioniste een reeds bestaand contactpersoon middels een paar muisklikken toegang geven tot het verwantenportaal van zijn/haar naaste.

Meer informatie

Meer weten? Neem gerust contact met ons op!

Lotte vervolgt: “Met een app verlagen we de werklast voor verzorgenden. Bijvoorbeeld doordat het registeren van uren gemakkelijker wordt. Het leuke is dat collega’s die minder hebben met computers (“dat hele digitale gebeuren”) ook heel positief zijn over de app. De hele uitstraling en look & feel van de app werkt prettig. Waar ze vooral heel enthousiast over zijn is dat je foto’s aan rapportages toe kunt voegen en de route naar je cliënt kunt zien.”

Livegang is vlekkeloos verlopen

Zorgcentra Meerlanden is live gegaan met de app voor het extramurale team. Joëlle Maarsen, medewerker wijkzorg & applicatiebeheerder, vertelt hierover: “De livegang is heel soepel verlopen. Tenzinger heeft dit traject goed begeleid en zij hebben vooraf duidelijk de scope bepaald. We zijn niet van de planning afgeweken en hebben goede nazorg gekregen. Als we ergens tegenaan lopen, wordt er gelijk actie ondernomen en achteraf wordt er geëvalueerd. Al met al kun je zeggen dat het project vlekkeloos is verlopen.”

Dichten kloof tussen zorg en ICT

Zorgcentra Meerlanden besteedt veel aandacht aan het dichten van de kloof tussen zorg en ICT. Dit blijkt ook uit de achtergrond van beide geïnterviewde medewerkers. Zij hebben recent de opleiding Zorginformatica gedaan. Joelle: “Doordat ik ervaring heb in het werkveld, snap ik de uitdagingen waar je als (wijk)verpleegkundige tegenaan loopt. Daarnaast ben ik vanuit mijn rol een laagdrempelig aanspreekpunt voor collega’s, omdat we elkaar vaak tegen komen tijdens het werk.”

Lotte besluit: “We vinden het belangrijk om mee te gaan in de snelle veranderende technologie van tegenwoordig. Het is fijn om dat als klant samen met onze IT-partner te kunnen doen.”

Olav van de Reijken, Director Commercial & Business Innovations van Tenzinger: “Binnen onze organisatie denken we continu na hoe we het leven van verpleegkundigen en verzorgden gemakkelijker kunnen maken. Onze mobiele applicaties zijn hierop gebaseerd. Met de Fierit Zorg App is het mogelijk om per dag een uur tijd te besparen op zorgregistratie. Deze waardevolle tijd kan dan besteed worden aan hetgeen wat een zorgverleners het liefste doet: zorg verlenen aan cliënten!”

Over Zorgcentra Meerlanden

Zorgcentra Meerlanden is een woon-zorgorganisatie en biedt (24-uurs) zorg en ondersteuning aan ouderen met lichamelijke en cognitieve beperkingen. Dit doen zij zowel in de wijk als vanuit drie woonzorgcentra. De organisatie werkt op regionaal en lokaal niveau samen en draagt hiermee bij aan het verbeteren van de leefomgeving van hun cliënten.