Het Teamdashboard: business intelligence, maar dan efficiënt

Je hebt waarschijnlijk met het vaststellen van KPI’s al een eerste belangrijke hobbel genomen, iets wat voor veel organisaties überhaupt al een mission impossible is.

Een tweede uitdaging volgt wanneer je deze KPI’s wilt combineren met de bestaande analyses. Een probleem is dat er in deze analyses in de regel gekozen is voor een te hoge mate van detaillering en dat de informatie ook nog eens versnipperd getoond wordt. Hierdoor kunnen de KPI’s niet direct op de bestaande analyses losgelaten worden en ben je daarom nog steeds afhankelijk van het zeer geliefde en evenzeer gehate Excel. Een applicatie waarmee iedereen die iets met cijfers moet doen wel overweg kan, maar ook een applicatie die met zijn flexibiliteit en openheid juist weer veel onzekerheid met zich meebrengt. Daarnaast heb je nog de beperking dat de data in een spreadsheet statisch is en iedere wijziging daarom een nabewerking vereist.

Doel: het uitschakelen van de exportknop

Concluderend kun je dus stellen dat business intelligence de weg naar de stuurgegevens efficiënter maakt, maar dat bij verkeerd gebruik de nabewerking nog altijd veel tijd vergt. Ook het raadplegen en beoordelen van de geconstateerde afwijkingen zal weer een extra inspanning vergen.

Het beoogde doel zou het uitschakelen van de export knop in de dashboards en analyses moeten zijn. Dit is natuurlijk een gechargeerde stelling die in geen enkele organisatie navolging zal vinden, maar een efficiëntere oplossing binnen de business intelligence applicatie zal het gebruik van deze knop wel aanzienlijk verminderen. Het teamdashboard is een oplossing die dit kan bewerkstelligen.

Het Teamdashboard

Snel en efficiënt je stuurgegevens raadplegen is alleen mogelijk wanneer deze gegevens in één oogopslag op één pagina zonder scrollen te raadplegen zijn, bij voorkeur direct na aanmelden. Want je bent natuurlijk terecht blij als je organisatie goed binnen de normen blijft. Maar wanneer je hiervoor eerste veel tijd moet besteden aan het opstellen en bewerken van de cijfers dan geeft dat je toch een onbevredigend gevoel. Je wilt je schaarse tijd zo goed mogelijk besteden.

Inzicht in ziekteverzuim en bezetting

Hoe het Teamdashboard de efficiency vergroot bepaal je voor een deel zelf door de voor jou belangrijke stuurgegevens in dit dashboard op te laten nemen. Hierbij moet je er natuurlijk voor waken dat het niet onoverzichtelijk wordt.

In de huidige tijd zijn bijvoorbeeld ziekteverzuim en bezetting belangrijke stuurgegevens waarop je wilt monitoren. De KPI’s die de organisatie hiervoor vastgesteld heeft legt de beheerder van de BI applicatie centraal vast. Deze KPI’s gelden vervolgens als criteria voor de presentatie van de verschillende tegels op het dashboard. Heb je een norm voor ziekteverzuim op 7,5 staan dan wil je bij een overschrijding duidelijk kunnen zien dat er een afwijking is. Rood voor een overschrijding is dan een logische keuze, maar is 7,4 dan groen of kies je ervoor om bepaalde kleine afwijkingen toch al in de kleur oranje te presenteren, puur als waarschuwing. Het is daarom belangrijk om één werkwijze te kiezen waarbij je in het oog houdt dat je in het dashboard in één oogopslag kan zien dat er zaken zijn die aandacht vragen, zonder dat je alle KPI’s in je hoofd hebt zitten.

Door de afwijkende kleuren wordt het inzoomen op de bijzonderheden ook eenvoudiger. Na een klik op de betreffende tegel krijg je de onderliggende detailcijfers te zien. Ook hier zijn de afwijkingen in kleur te zien, zodat ook binnen de details duidelijk is waar de grootste verschillen voorkomen. In het detailoverzicht kunnen vervolgacties gedefinieerd worden. Zo daal je bijvoorbeeld af van afdelingscijfers naar die van het team om te eindigen bij de cijfers van een specifieke unit. Dit alles afhankelijk van je autorisatie binnen de oplossing.

Met deze werkwijze verander je van rapporteur naar analist en houd je tijd over om de focus op de voor jouw belangrijke zaken te leggen.